Controlli a distanza: cosa cambia con il decreto Trasparenza?

Il Decreto legislativo del 27 giugno 2022 numero 104 (cosiddetto decreto «Trasparenza»), in vigore dal 13 agosto scorso, ha riscritto la normativa in materia di informazioni da fornire ai lavoratori, in attuazione della direttiva Ue 2019/1152 del Parlamento europeo e del Consiglio del 20 giugno 2019, quest’ultima relativa alla promozione di condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili nell’Unione europea.

Nell’ottica di garantire al lavoratore una dettagliata ed esaustiva serie di informazioni al momento dell’instaurazione del rapporto, il decreto Trasparenza ha in particolare modificato la normativa previgente, contenuta nel decreto legislativo del 26 maggio 1997 numero 152.

Nello specifico, il legislatore ha ritoccato l’articolo 1, riguardante le informazioni minime da fornire ai lavoratori, a mezzo consegna della lettera di assunzione o della comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro.

Ulteriori obblighi informativi a carico del datore di lavoro sono contemplati nel nuovo articolo 1-bis, in caso di utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati.

Come ha chiarito il ministero del lavoro nella Circolare del 20 settembre 2022 numero 19, l’obbligo dell’informativa di cui all’articolo 1-bis è previsto qualora il datore di lavoro utilizzi sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati che siano:

• finalizzati a realizzare un procedimento decisionale in grado di incidere sul rapporto di lavoro;
• incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori.

Con riferimento al secondo punto, afferma il ministero del lavoro, il «datore di lavoro ha l’obbligo di informare il lavoratore dell’utilizzo di tali sistemi automatizzati, quali a puro titolo di esempio: tablet, dispositivi digitali e wearables, gps e geolocalizzatori, sistemi per il riconoscimento facciale, sistemi di rating e ranking».

Si deve ritenere, ha concluso la Circolare numero 19, che l’obbligo informativo introdotto dall’articolo 1-bis del decreto legislativo numero 152/1997 trovi applicazione anche in relazione agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa.

Questi ultimi sono peraltro soggetti alla disciplina sui controlli a distanza, regolamentata dal cosiddetto «Statuto dei lavoratori» (Legge 20 maggio 1970 numero 300) e dalla normativa sulla privacy.

Analizziamo quindi in dettaglio cosa cambia, in materia di controlli a distanza, a seguito dell’entrata in vigore del decreto Trasparenza.

Strumenti di lavoro e controllo a distanza

Ai sensi dell’articolo 4, comma 2, dello Statuto dei lavoratori gli:

• strumenti impiegati dal lavoratore per rendere la prestazione (come pc, tablet e cellulari);
• strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze;

possono essere liberamente utilizzati dal datore di lavoro per ottenere informazioni e dati riguardanti l’attività lavorativa dei dipendenti a patto che:

• sia stata fornita al lavoratore adeguata informazione circa le modalità d’uso degli strumenti stessi e l’effettuazione dei controlli;
• sia rispettata la normativa in materia di privacy;
• lo strumento di lavoro non venga modificato al fine di controllare il lavoratore.

Ulteriori obblighi informativi, in favore del dipendente, sono imposti dal recente decreto «Trasparenza».

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Sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati

Il nuovo articolo 1-bis del decreto legislativo numero 152/1997, introdotto ad opera dell’articolo 4, comma 1, lettera b), del Decreto legislativo numero 104/2022, prevede ulteriori obblighi informativi a carico del datore di lavoro, in caso di utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati.

Dalla lettura della disposizione, ha affermato la circolare del ministero del Lavoro numero 19/2022, possono individuarsi «due distinte ipotesi che il decreto ha voluto regolare per gli aspetti informativi, qualora il datore di lavoro utilizzi sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati», che siano:

• finalizzati a realizzare un procedimento decisionale in grado di incidere sul rapporto di lavoro;
• incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori.

Nella sostanza, il decreto Trasparenza richiede che il datore di lavoro proceda all’informativa «quando la disciplina della vita lavorativa del dipendente, o suoi particolari aspetti rilevanti, siano interamente rimessi all’attività decisionale di sistemi automatizzati» (Circolare numero 19/2022).

L’obbligo informativo introdotto dal citato articolo 1-bis, trova applicazione anche in relazione all’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati integrati negli strumenti impiegati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa (soggetti altresì alle limitazioni in materia di controlli a distanza), allorquando «presentino le caratteristiche tecniche e le funzioni descritte in precedenza» (Circolare).

Quali nuove informazioni fornite ai dipendenti?

In ragione di quanto appena descritto, nel caso in cui l’azienda fornisca ai lavoratori strumenti necessari per svolgere la prestazione, da cui lo stesso datore può ottenere informazioni attinenti l’attività lavorativa, è necessario rispettare anche le prescrizioni del nuovo articolo 1-bis del decreto legislativo numero 152/1997.

Il comma 1, impone al datore di lavoro di informare il lavoratore dell’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati deputati a fornire «indicazioni rilevanti ai fini della assunzione o del conferimento dell’incarico, della gestione o della cessazione del rapporto di lavoro, dell’assegnazione di compito o mansioni nonché indicazioni incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori».

Di conseguenza, il datore di lavoro, insieme alle informazioni minime richiamate al precedente articolo 1, prima dell’inizio dell’attività lavorativa è tenuto a rendere noti (comma 2):

• gli aspetti del rapporto di lavoro sui quali incide l’utilizzo dei sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati;
• gli scopi e le finalità dei sistemi in parola;
• la logica ed il funzionamento dei sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati;
• le categorie di dati ed i parametri principali utilizzati per programmare o addestrare i sistemi, inclusi i meccanismi di valutazione delle prestazioni;
• le misure di controllo adottate per le decisioni automatizzate, gli eventuali processi di correzione ed il responsabile del sistema di gestione della qualità;
• il livello di accuratezza, robustezza e cybersicurezza dei sistemi, nonché le metriche utilizzate per misurare tali parametri e gli impatti potenzialmente discriminatori delle metriche stesse.

Accesso alle informazioni

Il successivo comma 3, dispone che il lavoratore, direttamente o per il tramite delle rappresentanze sindacali aziendali o territoriali, ha diritto di accedere ai dati e di richiedere ulteriori informazioni concernenti i sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati.

Il datore di lavoro, dal canto suo, è tenuto a trasmettere i dati richiesti «e a rispondere per iscritto entro trenta giorni».

Valutazione dei rischi in materia di privacy

In merito alle conseguenze legate all’utilizzo di strumenti di controllo a distanza, per quanto concerne la privacy dei lavoratori, si impone al datore di lavoro (articolo 1-bis, comma 4) di effettuare un’analisi dei rischi e una valutazione d’impatto degli stessi trattamenti, procedendo a consultazione preventiva del Garante per la protezione dei dati personali, ove sussistano i presupposti di cui all’articolo 36 del Regolamento (Ue) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio.

Eventuali modifiche successive

Qualsiasi modifica:

• incidente sulle informazioni fornite al lavoratore;
• tale da comportare variazioni delle condizioni di svolgimento del lavoro;

dev’essere segnalata allo stesso, per iscritto, almeno 24 ore prima.

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Come trasmettere le informazioni?

Le informazioni minime sul rapporto di lavoro e quelle sull’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati, devono essere trasmesse al lavoratore all’atto dell’instaurazione del rapporto e prima dell’inizio dell’attività lavorativa, a mezzo contratto individuale di lavoro redatto per iscritto o copia della comunicazione di instaurazione del rapporto.

L’articolo 1-bis, comma 6, prevede inoltre che i dati e le informazioni di cui all’articolo stesso, devono essere trasmessi dal datore di lavoro «in modo trasparente, in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico».

La comunicazione delle medesime informazioni e dati dev’essere effettuata anche alle rappresentanze sindacali aziendali ovvero alla rappresentanza sindacale unitaria e, in assenza delle predette rappresentanze, alle sedi territoriali delle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale.