Gli eventi in streaming sono il futuro? Cronaca di una conferenza digitale

Gli eventi in streaming sono il futuro? Vi siete mai chiesti come si evolverà il settore degli eventi dopo il coronavirus? Secondo gli esperti, i confini tra fisico e digitale si assottiglieranno più che mai e assisteremo a una nuova era degli incontri di business (ma non solo) che si svilupperà soprattutto in rete.

Noi abbiamo partecipato, o dovremmo dire “abbiamo navigato”, per voi una fiera che si è tenuta per la prima volta completamente online, per offrirvi una cronaca puntuale di quello che è successo e fornirvi le nostre impressioni sul futuro di questa modalità di vivere gli eventi.

Nello specifico, abbiamo seguito il Netcomm Forum Live (6-7 maggio 2020) la versione digitale della più importante fiera dell’ecommerce italiano, di cui avevamo discusso anche di recente in un’intervista con il presidente del Consorzio Netcomm, Roberto Liscia.

Gli eventi in streaming sono il futuro?

Le nuove esigenze dettate dalla crisi sanitaria, come il distanziamento sociale o semplicemente le inedite abitudini di lavoro, che per molti sono diventate da remoto, lasciano pensare che gli eventi in streaming siano il futuro.

Da un lato la paura di frequentare luoghi affollati, dall’altro la comodità di partecipare a un appuntamento anche stando comodamente seduti sul divano, hanno dato una nuova spinta al settore degli eventi digitali.

I vantaggi di spostare online fiere, congressi, conferenze o qualsiasi altro tipo di incontro di business, sono molteplici. Innanzitutto, la potenziale platea online è per ovvie ragioni molto più ampia di quella che può raccogliere un evento fisico.

Questa prospettiva rappresenta già di per sé un valido motivo per passare agli eventi web, ma intervengono anche fattori come il risparmio sui costi e di tempo, la possibilità di scegliere relatori da qualsiasi parte del mondo, la sostenibilità ambientale e così via.

La possibilità di traslare in incontro con il tramite di uno schermo, non significa che talvolta una stretta di mano o un sopralluogo dal vivo non siano comunque necessari. L’evoluzione potrebbe vedere gli eventi fisici ridursi molto in termini di dimensioni, pensati solo per soddisfare quel parco utenti che proprio non può fare a meno di un confronto vis a vis.

I vantaggi di partecipare a una conferenza digitale

Esistono piattaforme create ad hoc per accogliere gli eventi online. Quella a cui ci siamo collegati noi per partecipare al Netcomm Forum Live 2020, è firmata Digital Events, società italiana che da 26 anni si occupa proprio di eventi digitali.

La registrazione e l’accesso alla conferenza sono stati davvero semplici e immediati, ci siamo iscritti direttamente con un profilo LinkedIn e ci siamo connessi puntuali alla sessione plenaria del mattino dopo aver ricevuto una mail di promemoria con il link diretto alla piattaforma.

Nella pagina iniziale, al centro, figuravano gli stand di tutte le aziende espositrici. Quelle che avevano pagato per avere uno spazio più grande erano messe maggiormente in evidenza rispetto alle altre. Sulla sinistra, un menu permetteva di visualizzare gli espositori divisi per area tematica: legal e fiscal, logistica, payments e così via.

Cliccando su uno stand si accedeva alla pagina personalizzata del brand. All’interno, materiali informativi da scaricare, la descrizione dell’azienda e la lista dei dipendenti disponibili per un meeting. Un segnale indicava chi fosse libero e chi invece già impegnato in un’altra conversazione, con questi ultimi era possibile in caso prenotarsi per uno slot successivo.

La navigazione è stata molto fluida, molte aziende ci hanno contattato su LinkedIn dopo aver registrato la nostra visita sulla loro pagina, per offrirsi di fornirci maggiori informazioni. Un sistema di generazione dei lead che abbiamo trovato funzionale e veloce. I workshop in corso si potevano visualizzare nella colonna a destra in home page, tutti cliccabili per l’accesso immediato.

In generale, siamo riusciti a seguire molti interventi interessanti e abbiamo ottenuto parecchi contatti utili. La navigazione è risultata piuttosto fluida e l’interfaccia, pulita e senza fronzoli, ci ha messo subito a nostro agio. Avevamo partecipato alle edizioni passate di Netcomm forum e, fatta eccezione per le interazioni sociali (e i gadgets in regalo) non abbiamo sentito tanto la mancanza del polo fieristico milanese dove l’evento si è tenuto ogni anno dalla prima edizione.

Gli svantaggi di un evento in streaming

Come prima fiera online a cui partecipiamo, dunque, il Netcomm Forum Live ci ha soddisfatti abbastanza, ma per confermare che gli eventi in streaming sono il futuro del settore, pensiamo che si debba aggiungere ancora qualche miglioria.

Il contatto con gli altri partecipanti si limitava alle chat all’interno dei workshop, create proprio per dare la possibilità alla platea di fare domande e scambiarsi opinioni. Uno strumento utile, ma in tutti gli interventi a cui abbiamo partecipato lo spazio per le F.A.Q. è stato quasi nullo o limitato.

Probabilmente, è necessario capire come dare lo spazio giusto ai contenuti, ma senza penalizzare l’interazione con il pubblico, altrettanto importante negli eventi di business. Digital events in futuro ha assicurato che la piattaforma permetterà agli utenti di comunicare anche tra di loro, in apposite aree di networking, ma la comunicazione tra pubblico e relatori, sarà in generale un fattore critico su cui concentrarsi.

I problemi tecnici sono stati un altro piccolo neo. L’evento ha avuto una partenza un po’ lenta, anche se con un po’ di pazienza, è stato comunque possibile seguire la ricca agenda proposta. In alcuni casi, soprattutto nelle conferenze a più voci, il video di alcuni speaker era più disturbato o sfocato e in altri casi è stato necessario riaggiornare più volte la pagina per far ripartire il video.

La congestione era prevedibile durante un test, quale è stato quello del Netcomm Live, ma ci aspettiamo che l’anno prossimo l’organizzazione si assicuri che l’infrastruttura possa reggere livelli di traffico molto importanti (gli utenti dell’evento sono stati oltre 12.000) e che tutti i relatori dispongano di strumentazione audio-video idonea e di connessioni veloci.

Infine, a volte, la timidezza gioca qualche scherzo, e tra relatori esperti si aggiravano anche dei first mover. Per loro è arrivato il momento di studiare un po’ di tecniche per parlare in pubblico, così da rendere le loro sessioni più accattivanti e non rischiare che gli utenti si addormentino sul divano.