Firma elettronica del contratto di lavoro, ecco cosa sapere: la guida rapida

L’evoluzione digitale passa anche dalla firma elettronica nei contratti di lavoro? La risposta può apparire scontata ma non dimentichiamo che secondo i parametri del Digital Intensity Index (DII) - una scala di misurazione che valuta l’effettivo utilizzo di tecnologie digitali da parte delle aziende - oggi circa il 20% soltanto delle aziende italiane si posiziona su livelli di digitalizzazione ‘alti’ o ‘molto alti’.

Quasi due aziende italiane su tre si ferma a competenze di base in campo digitale, ma c’è comunque una discreta percentuale delle imprese del paese che ha abbracciato la digitalizzazione - e utilizza quotidianamente strumenti software e di automazione per il compimento delle proprie attività.

In questo contesto, che cosa c’è da sapere in relazione ai contratti di lavoro e alla possibilità di apporre la firma digitale ad essi, invece della firma autografa classica in presenza? Di seguito ne parleremo e chiariremo alcuni interessanti aspetti in materia, spiegando a quali aspetti occorre fare attenzione. I dettagli.

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Contratto di lavoro: di che si tratta?

Prima di occuparci della firma elettronica, ricordiamo in sintesi che il contratto di lavoro è lo strumento essenziale per regolare in fase di avvio le nuove attività lavorative, ovvero lo strumento che esiste al fine di indicare i termini e le condizioni di impiego di un dipendente e le sue responsabilità. Ovviamente il documento in oggetto va firmato dalle parti.

Nei contratti di lavoro si possono trovare informazioni importanti come ad esempio:

• i dati di chi verrà assunto;
• il tipo di attività che dovrà essere effettuata;
• la sede dell’azienda e il luogo di lavoro;
• lo stipendio e gli eventuali benefici economici;
• i termini e le condizioni del rapporto di lavoro.

Un contratto di lavoro assicura altresì un certo grado di tutela al dipendente, limitando la capacità di chi lo assume di concludere il rapporto senza preavviso. Inoltre, in Italia le norme non dispongono una particolare forma per il contratto di lavoro, che può essere infatti stipulato anche in forma orale. Tuttavia è vero che la forma scritta può essere imposta dalla contrattazione collettiva o dalla legge.

Firma elettronica e digitale del contratto di lavoro: il contesto di riferimento

La facoltà di sottoscrivere in modo digitale documenti e contratti di lavoro è indicata dal CAD - Codice dell’Amministrazione Digitale. Questo testo infatti al suo art. 21 indica che il documento informatico firmato con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale ha l’efficacia di cui all’art. 2702 del Codice Civile, ovvero della scrittura privata. In pratica, detta firma sostituisce a tutti gli effetti la firma autografa apposta in presenza.

Se questo è il terreno normativo attuale, che largo spazio dà all’utilizzo di strumenti elettronici e digitali per semplificare le attività aziendali e diminuire l’uso della carta, va da sé che - come già per i contratti commerciali - anche i contratti di lavoro possono essere sottoscritti con una firma elettronica. In particolare quella digitale o la firma elettronica avanzata sono quelle indicate, perché più sicure. Soprattutto, esse hanno piena validità legale e rendono efficace la scrittura privata stessa.

D’altronde in Italia vige il principio della libertà della forma nei contratti di lavoro, perciò le parti possono pacificamente scegliere questo tipo di firma per il documento in oggetto.

Le tipologie di firma elettronica

Il regolamento eIDAS è la fonte di riferimento, in tema di firma elettroniche ai contratti di lavoro. Esso consiste in un regolamento dell’Unione europea che fissa il quadro giuridico per l’identificazione elettronica sicura e il riconoscimento di firme elettroniche. Di fatto dà una base normativa comune per interazioni elettroniche protette fra cittadini, aziende e PA - aumentando la sicurezza e l’efficacia dei servizi elettronici.

In sintesi il regolamento eIDAS sull’identità digitale dispone tre tipologie di firme elettroniche:

• firma elettronica semplice (FES), ovvero un insieme di dati in forma elettronica come può essere una combinazione di username e password, un’email o una firma biometrica;
• firma elettronica avanzata (FEA), vale a dire una particolare firma elettronica che individua in modo univoco il firmatario e che è creata sotto il mero controllo di quest’ultimo. Di detto tipo di firma è un esempio la firma remota con OTP (one-time password) o la firma grafometrica, quella che si mette sul dispositivo digitale in banca o quando si riceve una raccomandata A/R;
• firma elettronica qualificata (FEQ), detta anche firma digitale, ovvero una firma che oltre alle caratteristiche di cui sopra, viene creata su un dispositivo qualificato per la creazione di una firma elettronica (ad esempio lettori o smart card), o alternativamente è associata a un certificato elettronico qualificato.

Inoltre, sulla scorta delle previsioni del CAD, nel 2020 l’Agenzia per l’Italia Digitale ha incluso tra le modalità di firma digitale quella compiuta con SPID, il Sistema Pubblico di Identità Digitale nato per comunicare via web con i servizi della PA.

Quale firma elettronica usare?

C’è un punto molto importante da tener presente: non tutte le firme elettroniche sono consigliate per la firma di un documento di rilievo come un contratto di lavoro.

Il Codice dell’Amministrazione Digitale indica infatti che la firma elettronica semplice è liberamente valutabile in giudizio, considerate le sue caratteristiche di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. In sostanza è la firma elettronica più debole sul piano normativo.

Invece, la firma elettronica avanzata (FEA) e la firma elettronica qualificata (FEQ), la quale nel nostro paese coincide in concreto con la firma digitale, hanno piena validità legale.

In buona sostanza, grazie alle ultime due il lavoratore è maggiormente tutelato: la firma elettronica avanzata e la firma digitale assicurano in modo inequivoco l’identità dell’autore, ma anche l’integrità e l’immodificabilità del documento. D’altronde il Codice dell’Amministrazione Digitale - CAD ricorda che hanno l’efficacia della scrittura privata, di cui dall’art. 2702 del codice civile: si tratta perciò di strumenti assai idonei alla firma di documenti, atti ufficiali e contratti - compresi i contratti di lavoro.

La firma elettronica semplice - FES può essere utilizzata, piuttosto, per firmare documenti commerciali come bolle di trasporto o ordini, ma non è di certo la più adatta per firmare un documento chiave per i diritti e i doveri del lavoratore, come un contratto di lavoro. Questo perché la FES non è valida ai fini della sottoscrizione di un documento informatico che abbia valore legale.

Attenzione anche a quanto segue: la diffusa abitudine di firmare documenti a distanza stampando e scansionando i fogli sottoscritti, non vuol dire firmare un documento in modo elettronico o digitale. In queste circostanze, infatti, è riprodotto - seppur a distanza - il supporto fisico estraneo al concetto di “digitale”. I documenti sottoscritti in questo modo non sono protetti ed, anzi, sono esposti agli stessi pericoli di falsificazione a cui è sottoposto un documento di carta.

I vantaggi

La tecnologia, come si sa, ha fatto e sta facendo passi da gigante. Le restrizioni legate alla pandemia e la maggiore diffusione dello smart working hanno di fatto sollecitato il processo di digitalizzazione delle imprese, che riguarda anche la firma di un contratto di lavoro.

Gli strumenti digitali semplificano la vita sia agli uffici risorse umane delle aziende sia agli stessi lavoratori, che possono rapportarsi al datore di lavoro da remoto - a partire proprio dalla firma del documento che rappresenta l’avvio di una nuova esperienza lavorativa. Insomma la fase del reclutamento del personale ne beneficia: la firma elettronica del contratto di lavoro consente di superare il cartaceo anche nelle fasi più delicate della selezione del personale, allargando così l’applicazione pratica del concetto di dematerializzazione al complesso delle attività HR.

Le firme elettroniche più forti che, come abbiamo visto sopra, sono la FEA e la FEQ - firma digitale, di fatto hanno gli stessi effetti giuridici di una firma autografa tradizionale, sollecitando ulteriormente le aziende a digitalizzare le attività di selezione del personale.

Concludendo, non dimentichiamo che la la firma elettronica o digitale non è utile soltanto per la stipula del contratto di lavoro: con questo strumento tecnologico è possibile sottoscrivere anche altri documenti come buste paga, verbali o richieste di ferie.

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