Il Libro Unico del Lavoro, in breve Lul, include obbligatoriamente i dati anagrafici, retributivi, fiscali e previdenziali dei lavoratori dell’azienda. Qual è la distinzione tra Lul e busta paga?
La materia dei contratti e dei rapporti di lavoro è composta da moltissime regole e concetti, più o meno complessi ed articolati, ma anche da sigle o abbreviazioni che, talvolta, potrebbero disorientare chi non si occupa tutti i giorni di buste paga e di stipendi.
Di seguito intendiamo soffermarci in particolare sul cosiddetto Lul, ovvero il Libro Unico del Lavoro che, da parte di alcuni, è detto anche busta paga, venendo inteso come sinonimo. In verità però non si tratta di una vera e propria coincidenza, perché come vedremo nel corso di questo articolo, in realtà Lul e busta paga sono in realtà due cose differenti. I dettagli.
Lul, cos’è e differenza con la busta paga
Cos’è il Lul in sintesi e qual è la sua finalità
Come sapranno bene tutti coloro che negli uffici si occupano giornalmente di risorse umane, oggi la generalità degli aspetti connessi ai contratti e rapporti di lavoro trova traccia in dispositivi e supporti digitali o informatici, e questo vale anche per il Lul. Ebbene il Libro Unico del Lavoro altro non è altro che un registro digitale, nel quale ogni azienda datrice di lavoro è tenuta ad indicare mese per mese:
- i dati anagrafici del dipendente ed alcuni dati aziendali;
- l’individuazione della retribuzione lorda e netta del dipendente;
- un calendario nel quale sono indicate le presenze, le assenze e i permessi del lavoratore.
Di fatto il Lul permette di catalogare ogni rapporto di lavoro in essere, nella sua evoluzione e in tutte le sue caratteristiche. Un po’ più nel dettaglio il Libro Unico del Lavoro ha la funzione di contabilizzare lo stato occupazionale di un’azienda, tramite la stesura di una sorta di resoconto per ciascun dipendente. In altre parole il ruolo del Lul è duplice perché:
- documenta nel dettaglio ogni rapporto di lavoro, associato, subordinato o di collaborazione in essere;
- permette a tutti gli organi preposti alla vigilanza e ai rilievi statistici di verificare le effettive condizioni di occupazione delle aziende.
Ecco perché possiamo affermare che, proprio grazie al Lul, il datore di lavoro può registrare l’effettività di ogni rapporto di lavoro. Ricordiamo però che vi sono persone che non sono incluse nelle categorie di lavoratori da registrare nel Lul e ci riferiamo, ad esempio, ai tirocinanti e agli stagisti.
Il Lul è obbligatorio per il datore di lavoro?
Il Libro Unico del Lavoro è un documento previsto dalla legge dal 2008 a sostituire gli anteriori e obbligatori libri paga e matricola per l’amministrazione del personale. Oggi questi libri si riconducono ad un unico documento, appunto il Libro Unico del Lavoro. Ma attenzione: a differenza dei libri paga e matricola, nel Lul sono incluse in aggiunta le presenze dei lavoratori di un’azienda.
Chiariamo un punto molto importante e su cui è preferibile non aver dubbi: il Libro Unico del Lavoro è un registro obbligatorio per il datore di lavoro e deve sempre essere aggiornato. Anzi, in generale, tutte le imprese che registrano come attivi dei lavoratori dipendenti o collaboratori debbono aggiornare e conservare il Lul. Sono previste distinte metodologie di compilazione del registro in oggetto, a seconda del settore di riferimento (edile, marittimo ecc.), ma gli elementi elencati più sopra sono essenziali in ogni Libro Unico del Lavoro.
Perciò nessun dubbio a riguardo: i datori di lavoro che hanno una azienda con lavoratori subordinati o parasubordinati, tra le varie incombenze, hanno anche quella relativa alla redazione e aggiornamento del Libro Unico del Lavoro. Sono tuttavia escluse dall’obbligo di redazione del Lul alcune realtà lavorative quali - ad esempio - i datori di lavoro domestico (colf, badanti ecc.), le PA, le imprese cooperative e le società di persone o di capitali con soli soci e non lavoratori dipendenti.
Per quanto riguarda gli obblighi in materia, non dimentichiamo poi che il datore di lavoro deve vidimare e numerare il Lul in maniera unica, sequenziale e continuativa. E onde garantire la non modificazione e l’integrità dei dati e assicurare la sequenza cronologica delle attività, il Libro non deve avere alterazioni o numerazioni mancanti.
La compilazione del Libro avviene per ciascun mese di riferimento e la vidimazione entro la fine del mese successivo. Interessante ricordare che, nel caso in cui vi siano fogli deteriorati o annullati, questi vanno comunque conservati allo scopo di garantire l’inalterabilità dei dati e la sequenza della numerazione unica.
Dove conservare il Lul e per quanto tempo
Non solo. Sul piano dei doveri in materia, la legge indica che l’azienda è tenuta a conservare il Libro Unico del Lavoro nella sede legale nella quale opera il datore di lavoro, o come alternativa può essere custodito da un professionista abilitato (ovvero lo studio di chi cura la contabilità, come uno studio di commercialisti o consulenti del lavoro regolarmente abilitati).
Al di là della scelta effettuata, il datore deve essere comunque in grado di mostrare il documento agli organi di vigilanza entro 15 giorni dalla eventuale richiesta di esibizione. D’altronde non dimentichiamo che il Lul ha la preminente funzione di contabilizzare lo stato occupazionale dell’impresa.
Il Libro Unico del Lavoro deve essere conservato negli archivi dell’azienda per almeno 5 anni a cominciare dall’ultima data di registrazione.
La tenuta del Lul è fondamentale per l’emissione della busta paga
L’iter di compilazione della busta paga è una delle fasi cruciali per un’azienda e tutti coloro che lavorano nel dipartimento delle risorse umane sanno bene che ogni dipendente dovrà avere una busta paga in rapporto al settore nel quale opera, all’età e alla qualifica. Ovviamente saranno di riferimento le regole del Ccnl di categoria.
Insomma l’importanza della busta paga è o dovrebbe essere evidente ad ogni datore di lavoro perché - lo rimarchiamo - la retribuzione di un lavoratore subordinato o il versamento di un compenso a uno dei dirigenti aziendali devono essere contabilizzati con il Libro Unico del Lavoro. Quest’ultimo infatti risulta un registro fondamentale per l’emissione di una busta paga corretta e completa, e dunque per versare il salario a chi è stato assunto.
Differenza tra Lul e busta paga
Alla luce di quanto abbiamo visto finora, possiamo ora agevolmente chiarire qual è la differenza tra Libro Unico del Lavoro e busta paga. Ebbene la busta paga altro non è che un estratto del Lul, ovvero la sezione attinente ai dati anagrafici del lavoratore ed i dati aziendali, ma anche alla determinazione della retribuzione (senza l’inclusione del calendario delle presenze).
Non dimentichiamo inoltre che il Libro Unico del Lavoro sostituisce il libro paga formato dal cedolino paga e dal foglio presenza, accorpando in un solo registro le informazioni anteriormente inserite nei due documenti separati. Nella prassi, non sussistono differenze col classico cedolino paga, a parte le presenze, che sono appunto indicate per legge nel Lul - e non in un documento a parte.
Ricordiamo infine che può essere buona regola consegnare al lavoratore subordinato anche una copia del Lul, con il calendario delle presenze - ma ciò non costituisce un obbligo di legge.
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