Nota spese, come si compila e modello scaricabile gratuito

Per ogni dipendente che sostiene spese al posto dell’azienda è necessario padroneggiare l’uso della nota spese. Ecco a cosa serve, come si compila e per quali voci.

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Cos’è la nota spese, quando deve essere utilizzata da un lavoratore, a cosa serve e come si compila? Quando un dipendente effettua delle trasferte per motivi di lavoro, la nota spese è un documento indispensabile per il corretto rimborso delle stesse da parte dell’azienda. Proprio per questo motivo è bene capire come funziona questo documento, come deve essere compilato nel modo corretto e quale documentazione fiscale è necessario allegare.

Solitamente, fornire la nota spesa con le giuste voci da compilare è compito dell’azienda e il documento può essere sia cartaceo che, sempre più spesso, digitale.

Ogni realtà aziendale provvede a personalizzare in base alle proprie necessità la nota spese che, però, per essere valida deve contenete delle informazioni obbligatorie che vanno sempre inserite per rendere valido il documento. Di seguito forniamo una guida completa alla compilazione del documento con tutti gli elementi che necessariamente vanno inseriti evitando errori.

I campi fondamentali della nota spese

La nota spese è il documento fiscale attraverso il quale il lavoratore dipendente che effettua trasferte di lavoro richiede all’aziende il rimborso delle spese anticipate.

L’esempio pratico è quello del dipendente che si reca per motivi di lavoro lontano dall’azienda con la necessità di pernottare fuori. Nella nota spese indicherà il costo sostenuto per l’alloggio, i pasti, il parcheggio, i pedaggi autostradali, l’eventuale rimborso chilometrico e quello relativo ad altri costi che ha dovuto sostenere nel corso della trasferta lavorativa.

Dal momento che ogni azienda può scegliere di personalizzare questo documento nelle modalità più convenienti a seconda della situazione e delle necessità, è facile che le note spese siano differenti tra di loro. Tuttavia alcuni campi saranno sempre presenti, proprio perché alla base di questo documento e di assoluta necessità perché le informazioni fondamentali possano venire rilevate, anche in vista di eventuali e possibili controlli da parte del Fisco.

I campi in questione sono i seguenti:

i dati di riferimento dell’azienda, quali il nome, la ragione sociale, e l’indirizzo;
i dati anagrafici del dipendente che richiede il rimborso, ovvero: nome, cognome, mansione svolta, ed eventuale codice o matricola se presente;
le indicazioni temporali della trasferta, che comprendono il periodo, la data di partenza e quella di ritorno, oltre al luogo in cui è avvenuta la trasferta stessa;
l’elenco di tutte le spese sostenute, siano queste di viaggio, vitto, o alloggio;
eventuali annotazioni di fondamentale importanza per l’azienda da conoscere.

Oltre a questi dati possono anche esserne richiesti altri, come un maggiore dettaglio delle spese sostenute, o un tetto massimo da non poter superare. Perché il rimborso venga accettato bisognerà sempre, oltre a compilare correttamente la nota spese, allegare tutti i giustificativi delle spese, ovvero gli scontrini o le ricevute.

Nota spese, non solo per i dipendenti

Anche se nella maggior parte dei casi a utilizzare la nota spese sono i lavoratori dipendenti, il documento fiscale è utilizzato anche da collaboratori e autonomi con partita Iva che prestano il proprio servizio in trasferta o, anche, dagli amministratori che effettuano trasferte per rappresentare l’azienda (in questo caso si tratta della nota spese per amministratori).

Del caso del lavoratore autonomo e del libero professionista la nota spese può riguardare anche costi sostenuti per svolgere il proprio incarico. In questi casi l’azienda può anticipare le somme che saranno necessarie al professionista o rimborsarle successivamente. Nel secondo caso il professionista o l’autonomo che sostiene la spesa per il cliente anticipando i costi, emette una nota spesa per ottenere il rimborso.

Cosa sono i giustificativi di spese

Per giustificativi delle spese si intendono i diversi scontrini e ricevute che vanno ad attestare le spese sostenute durante il viaggio di lavoro. Spesso vengono richieste altre informazioni aggiuntive. Per esempio, per quel che riguarda i pasti, può essere necessario specificare se si tratti di un pranzo di lavoro con un cliente, di un pasto svolto mentre si viaggiava da un luogo a un altro, la quantità di persone presenti, e così via.

Per quel che riguarda le spese per i trasporti bisognerà consegnare tutti gli eventuali biglietti di treni o autobus, spesso dovendo anche giustificare il perché di questa modalità di viaggio, e il luogo (o il cliente) che si stava andando a visitare per ragioni di lavoro. Nel caso in cui invece si utilizzasse il proprio veicolo privato sarà il datore di lavoro a rimborsare la benzina. In questa situazione il calcolo viene fatto sulla base delle tabelle realizzate ogni anno dall’Aci per poter arrivare al valore richiesto così da procedere con il rimborso chilometrico.

Le tabelle vengono aggiornate ogni sei mesi e prevedono, chiaramente, importi diversi a seconda del tipo di modello di auto. Inoltre all’interno della tabella Aci è anche presente sempre il cosiddetto fringe benefit, che si potrebbe definire in breve come un rimborso per il dipendente quando utilizza la propria auto privata per scopi misti, e quindi anche lavorativi.

Un’altra possibilità per il rimborso del carburante invece è quella dell’utilizzo di una carta aziendale o dei buoni benzina offerti direttamente dall’azienda, da sfruttare come alternativa all’utilizzo delle tabelle Aci.

Lasciamo un modello scaricabile di nota spese messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate:

Nota spese scaricabile

Esempio di nota spese per trasferte.

Come si compila la nota spese

Una volta che l’azienda ha creato il suo modello di nota spese il processo da seguire a seguito del viaggio di lavoro, da parte sia del dipendente, sia del datore di lavoro, è così articolato.

Compilazione, da parte del dipendente, di tutti i campi previsti al rientro della trasferta, inserendo quindi importi e date delle spese;
allegazione dei giustificativi delle spese;
revisione della nota spese da parte dell’azienda, che può essere fatta direttamente da chi si occupa dei rimborsi, dal capo della realtà in questione, o da un addetto a questo specifico compito. Molto, in questo caso, dipende dalle dimensioni dell’azienda;
procedura di rimborso, una volta controllata la nota spese di procede a emettere il rimborso di quanto dovuto al dipendente, che solitamente avviene nella prima busta paga utile;
archiviazione, una volta controllati i dati, l’azienda procede con l’archiviazione della nota, che dovrà essere sempre disponibile in caso di controlli da parte del fisco per evitare sanzioni.

Tipologie di note spese

Non esistono, per il momento, regole che prevedono gli strumenti da utilizzare da parte dei datori di lavoro per la creazione di una nota spese, anche se è richiesto che questo metta sempre a disposizione dei dipendenti tutte le informazioni necessarie per poter ricevere il rimborso.

Questo significa che ogni azienda deve avere un modello di nota spese usufruibile dai dipendenti, ma questo non deve essere obbligatoriamente digitale o cartaceo. Quest’ultimo punto infatti è a discrezione dell’azienda stessa. Esistono quindi tre grandi tipologie di documentazione:
* nota spese cartacea: questa tipologia sta cadendo in disuso, sia per la facilità con cui possono essere commessi degli errori, sia per la scomodità a livello di archiviazione e organizzazione;

nota spese di digitale: solitamente creata attraverso l’utilizzo di Microsoft Excel o programmi simili, permette di personalizzare il documento;
nota spese attraverso programma aziendale dedicato: sempre più comune è l’utilizzo di un programma dedicato appositamente a questo scopo, integrato con altri sistemi aziendali.

Quale che sia la modalità scelta dall’azienda, è sempre necessario che sia disponibile in ogni eventualità per i dipendenti, in modo che questi possano vedersi rimborsato quanto dovuto.

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