Portale IPA: cos’è, finalità e come funziona. La guida rapida

Negli ultimi anni la Pubblica Amministrazione sta attraversando un complesso ma doveroso processo di digitalizzazione e sburocratizzazione, nell’intento di migliorare e rendere più efficaci i rapporti con i cittadini, come pure per favorire l’interrelazione tra le varie PA sparse nel territorio. Pensiamo ad esempio al lancio dello Spid e all’innovazione che ha portato proprio su questo piano.

Ecco perché non stupisce la presenza di un grande numero di portali web, che servono appunto a costituire delle piattaforme con le quali il cittadino, senza doversi recare fisicamente in un ufficio pubblico, può ottenere una pluralità di informazioni e compiere una serie di attività rapportandosi agevolmente alla PA.

Tra questi portali, in particolare, ce n’è uno che forse non tutti conoscono e ci riferiamo al portale IPA, ovvero l’Indice dei domicili digitali della Pubblica Amministrazione e dei Gestori di Pubblici Servizi. Di seguito intendiamo farne una sintetica panoramica, evidenziando i suoi punti chiave e scoprendo insieme come funziona e quali agevolazioni fornisce al cittadino. Ecco le informazioni chiave.

leggi anche

Portale delle Vendite Pubbliche: cos’è, finalità e perché è importante

Portale IPA: di che si tratta?

Il Portale IPA - Indice delle Pubbliche Amministrazioni consiste in un sito web gestito dall’Agid (Agenzia per l’Italia Digitale) che ha la principale finalità di dare informazioni su tutte le Pubbliche Amministrazioni italiane e i Gestori di Pubblici Servizi. In altre parole si tratta di una banca dati di libera e gratuita consultazione, in cui ogni utente può trovare i riferimenti per comunicare con gli uffici pubblici. Finalità dell’indice della PA è peraltro rispondere ad esigenze di trasparenza e pubblicità dei domicili digitali degli enti, oggi sempre più importanti per una pluralità di attività.

La piattaforma in oggetto include una amplissima quantità di dati ed informazioni ed è uno strumento molto utile a qualsiasi cittadino che possa contare su una connessione internet, perché permette in brevissimo tempo di rintracciare i contatti utili per contattare le PA e scambiare documenti, ma anche di conoscere il codice univoco che serve ad inviare le fatture elettroniche agli enti.

Infatti come indica lo stesso portale IPA al suo interno, se l’utente ha rapporti contrattuali con le PA, troverà nel sito in oggetto tutti i riferimenti utili alla fatturazione elettronica e gli ordini elettronici. C’è una apposita sezione relativa alla fatturazione elettronica, che consente di visionare il codice univoco di ogni ufficio dell’ente, indispensabile per la fatturazione elettronica stessa.

L’organizzazione dei contenuti del portale IPA in sintesi

Come viene opportunamente specificato nella piattaforma, il servizio è diviso in distinte aree in modo da semplificare la navigazione all’utente. Ecco le singole sezioni:

• ’Consultazione’, l’area di maggior rilievo e grazie alla quale il cittadino può accedere in un attimo alla banca dati e trovare le informazioni di proprio interesse. Proprio da questa sezione l’utente può infatti esplorare la banca dati dell’IPA, divisa per argomenti (domicilio digitale, Pec, indirizzo sede, fatturazione e ordini, responsabile transizione digitale, servizi). Per ciascun argomento sarà possibile trovare una varietà di funzioni di ricerca - ad es. ricerca domicili digitali ente - e l’utente potrà agevolmente scegliere quella che più si adatta alle proprie esigenze, sulla scorta di ciò che si sta cercando al momento e delle informazioni in proprio possesso;

• ’Servizi Enti’, con cui si può accreditare il proprio ente all’IPA o anche accedere all’area riservata per aggiornare i dati del proprio Ente (ci sono obblighi specifici a riguardo);

• ’Dati e statistiche’, attraverso la quale l’utente può estrarre dalla banca dati tutte le informazioni di suo interesse e visualizzare dati riepilogativi sul contenuto dell’IPA;

• ’Documenti’, area in cui si possono trovare tutte le documentazioni operative e normative relativa al portale IPA. Tra esse le linee guida dell’Indice dei domicili digitali e le informazioni sulla fatturazione elettronica verso la PA;

• ’Contatti’, grazie a cui l’utente può trovare le modalità per ricevere assistenza.

Come abbiamo accennato in precedenza, all’interno del portale sono presenti non pochi contenuti di interesse per il cittadino, come le informazioni di sintesi sul singolo ente, sugli uffici di protocollo e sulla struttura organizzativa e gerarchica. Da rimarcare altresì che tutti gli Enti che sono iscritti all’IPA sono responsabili dei dati pubblicati in esso e sono tenuti ad aggiornarli periodicamente - in ipotesi di modifiche. La cadenza è almeno semestrale. Gli utenti possono comunque visualizzare agevolmente la data e l’ora dell’ultimo aggiornamento durante la navigazione all’interno del portale IPA.

Domicilio digitale Pubbliche Amministrazioni: chiarimenti

Non soltanto come archivio di riferimento per l’individuazione dei codici degli uffici di fatturazione elettronica e per l’emissione degli ordini di acquisto elettronici: il portale IPA rileva - come suddetto - anche in tema di domicili digitali. Proprio così: l’IPA è anche luogo di raccolta e consultazione dei domicili digitali delle Pubbliche Amministrazioni e dei Gestori di Pubblici Servizi.

In altre parole si tratta di un elenco pubblico che contiene gli indirizzi telematici dei domicili digitali. Ma che cosa sono esattamente? Lo ricapitoliamo di seguito: come spiega il Codice Amministrazione Digitale, un domicilio digitale altro non è che un indirizzo di posta elettronica certificata utilizzabile per le comunicazioni elettroniche con valore legale.

In qualche modo, il domicilio digitale delle Pubbliche Amministrazioni nell’ambito del Portale IPA può essere considerato simile alla casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) per le persone fisiche. Infatti tutti e due sono mezzi di comunicazione elettronica certificata che assicurano autenticità, integrità e tempestività delle comunicazioni.

Alcuni esempi pratici di utilizzo del domicilio digitale

Se il cittadino ha bisogno di inviare una comunicazione a valore legale ad una PA o ad un ente con mezzi elettronici, dovrà servirsi del suo domicilio digitale tramite il portale IPA. Da notare peraltro che un singolo ente può avere più di un domicilio digitale, e dunque è possibile scegliere quale utilizzare.

Un cittadino potrà aver bisogno di usare il domicilio digitale della PA ad esempio per l’invio di documenti e allegati relativi a pratiche amministrative in corso, oppure per la comunicazione di emergenze. Proprio così: il domicilio digitale delle PA può essere usato anche in ipotesi di emergenze o di situazioni critiche. Ad es. un cittadino può comunicare via domicilio digitale un disservizio nell’erogazione di un servizio pubblico (come ad esempio la mancata raccolta della spazzatura), oppure domandare informazioni o assistenza in ipotesi di improvvise calamità, come ad es. un alluvione. Inoltre il domicilio digitale potrà essere usato per richiedere informazioni su come effettuare una pratica, presentare una domanda o un reclamo.

Ribadiamo che, all’interno del portale IPA, per ciascun ente oltre ai domicili digitali troviamo anche informazioni di sintesi sull’ente stesso e sui suoi servizi digitali, sulla sua organizzazione e sulle strutture organizzative abilitate a ricevere le fatture elettroniche e a trasmettere ordini elettronici ai fornitori dell’ente.

Lo scambio di informazioni tra PA

Il portale IPA funziona anche indipendentemente dall’iniziativa del singolo cittadino. Infatti la piattaforma IPA è stata ideata per agevolare l’interoperabilità tra le varie pubbliche amministrazioni italiane, permettendo lo scambio di informazioni e dati tra i vari sistemi informativi delle PA.

In virtù di questa interoperabilità, le amministrazioni possono relazionarsi e collaborare tra loro per lo svolgimento delle proprie attività e per assicurare la buona qualità dei servizi offerti ai cittadini. Ecco perché le distinte PA possono scambiarsi informazioni e dati relativi ai cittadini, alle imprese, ai servizi erogati e alle attività effettuate - nella finalità di migliorare l’efficacia complessiva dell’azione amministrativa.

Infatti la piattaforma IPA consente alle amministrazioni di avere accesso ad informazioni aggiornate e condivise, ad es. normative, regolamenti e best practice. Esse possono essere utili a migliorare iter e processi degli uffici.

In sintesi il portale IPA costituisce dunque uno strumento fondamentale anche a favorire la cooperazione e la collaborazione tra le pubbliche amministrazioni italiane, a beneficio dei cittadini e delle aziende.

Conclusioni

Nel corso di questo articolo abbiamo visto in sintesi che cos’è e come funziona il portale IPA, che mette in comunicazione il cittadino con le PA e queste ultime tra di loro. Anzi l’IPA nasce proprio per agevolare lo scambio di informazioni e documentazioni sia all’interno delle strutture e ramificazioni della Pubblica Amministrazione, sia tra i singoli uffici della PA, i cittadini e le imprese.

Oggi pertanto non può che essere uno strumento efficace per i cittadini, le imprese e le altre pubbliche amministrazioni che intendono accedere alle informazioni e a ai dati relativi alle attività e ai servizi offerti dalle Pubbliche Amministrazioni del nostro paese.

Al contempo la piattaforma si distingue per essere uno strumento chiave nel monitoraggio e valutazione dell’efficacia e dell’efficienza del complesso sistema delle PA italiane.

Pertanto se il cittadino intende conoscere il domicilio digitale di un ente pubblico, o se deve inviargli una fattura, troverà nel sito www.indicepa.gov.it tutti i riferimenti che occorrono.

leggi anche

Nuovo Selfiemployment, prestiti a tasso zero per giovani, donne e disoccupati: beneficiari e come funziona