Busta paga, entro quando va consegnata al lavoratore dipendente? Ecco quale scadenza va presa in considerazione.
La busta paga è un vero e proprio specchio della retribuzione di un lavoratore dipendente.
Si tratta di un documento fondamentale, che infatti il datore di lavoro è tenuto a consegnare e a farlo entro una certa scadenza. In caso contrario, il dipendente non avrebbe modo di verificare l’esattezza del proprio stipendio e le varie voci che lo compongono (accrescendolo o diminuendolo).
Eppure, spesso c’è incomprensione tra i lavoratori e i datori, specialmente quando questi ultimi si prendono molto tempo per la consegna del prospetto. Scopriamo fino a quando ciò è legittimo.
Quando va consegnata la busta paga?
La busta paga è essenziale per verificare tutte le voci che compongono la retribuzione, per questo motivo deve essere consegnata contestualmente al pagamento dello stipendio. In linea generale, quindi, vale la scadenza prevista per il pagamento della retribuzione. La legge impone che avvenga entro la fine del periodo di paga a cui si riferisce, ma i contratti collettivi e individuali possono legittimamente derogare a questo termine.
Per sapere con esattezza quanto tempo ha il datore di lavoro per consegnare la busta paga bisogna quindi far riferimento al proprio contratto oppure al Ccnl di riferimento, sapendo che il termine coincide con quello di pagamento degli stipendi. In assenza di disposizioni specifiche, quindi, l’accredito della paga deve avvenire entro il mese in cui è maturata (per quanto la giurisprudenza riconosca un minimo di tolleranza temporale).
Nonostante ciò, gli adempimenti devono essere valutati in maniera indipendente l’uno dall’altro. Il ritardo nel pagamento dello stipendio e nella consegna della busta paga, per esempio, sono due violazioni punite separatamente. Allo stesso tempo, è sanzionabile il datore di lavoro che non consegna il prospetto paga pur avendo pagato lo stipendio (o viceversa).
Cosa deve esserci in busta paga
È necessario che il documento sia completo di tutte le voci obbligatorie secondo la legge:
- dati identificativi del lavoratore dipendente;
- periodo di tempo a cui si riferisce la retribuzione;
- composizione della retribuzione (incluse le parti pagate in natura, ossia beni e servizi, soltanto nella misura in cui rientrano nella somma imponibile ai fini fiscali e previdenziali) con tutte le competenze spettanti al lavoratore anche se a carico di terzi, come indennità Inps o Inail;
- detrazioni applicate allo stipendio;
- trattenute effettuate a qualsiasi titolo, tra cui i contributi previdenziali e assistenziali, l’Irpef, eventuali cessioni del quinto e così via.
Naturalmente, questi dati devono corrispondere al vero e combaciare con quanto indicato sul Libro unico del lavoro (Lul). Nella maggior parte dei casi, il prospetto paga è molto più completo, soprattutto quando il Ccnl di categoria prevede una forma specifica da adottare.
Cosa rischia il datore di lavoro
La consegna del prospetto paga al lavoratore dipendente è un vero e proprio obbligo legale del datore di lavoro, al pari del pagamento della retribuzione. In caso di mancata consegna o avvenuta in ritardo, in particolare, il datore di lavoro è soggetto a una sanzione amministrativa da 150 a 900 euro. Se, invece, le registrazioni in busta paga sono omesse o inesatte, il datore di lavoro rischia:
- una sanzione amministrativa da 600 a 3.000 euro se la violazione riguarda più di 5 lavoratori e/o un periodo superiore a 6 mesi;
- una sanzione amministrativa da 1.200 a 7.200 euro se la violazione riguarda più di 10 lavoratori e/o un periodo superiore a 12 mesi.
In tal proposito, è bene ricordare che non sono obbligati alla consegna del prospetto paga esclusivamente le seguenti categorie di datori di lavoro:
- nei confronti dei lavoratori dirigenti;
- amministrazioni statali e relative aziende autonome;
- Regioni, Province, Comuni;
- aziende agricole che non impiegano mano d’opera per più di 3.000 giornate nell’annata agraria;
- privati per quanto riguarda i servizi familiari.
In tutti gli altri casi, compresi ad esempio i soci di cooperative assunti, è obbligatoria la consegna della busta paga.
Come deve essere consegnata la busta paga
La legge non impone delle particolari modalità per la consegna della busta paga, che in ogni caso non costituisce prova del pagamento dello stipendio - nemmeno se firmata - soprattutto dal momento in cui deve avvenire con mezzi tracciabili. È sufficiente che il dipendente possa consultarla entro i tempi di pagamento dello stipendio, perciò tutti i mezzi sono validi:
- consegna a mano della busta paga cartacea;
- invio tramite e-mail o posta;
- pubblicazione del prospetto su un’area web riservata;
- copia delle registrazioni sul Libro unico del lavoro.
L’importante è che il lavoratore riceva il prospetto paga, non potendo pretendere l’una o l’altra modalità di consegna, a meno che specificatamente indicato nel contratto individuale.
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