Sanzioni Certificazione unica errata, omessa e tardiva: cosa rischia il datore di lavoro

In materia di rapporti di lavoro la Certificazione Unica assume ogni anno un rilievo fondamentale sul piano degli obblighi fiscali del datore di lavoro. Ecco perché ne parleremo nel corso di questo articolo, pur premettendo che detta Certificazione costituisce la base di partenza della dichiarazione dei redditi non soltanto per le lavoratrici e i lavoratori subordinati, ma anche autonomi, così come per i pensionati e le pensionate.

Il punto è capire che cosa succede nel caso non siano rispettati dall’azienda gli obblighi in tema di consegna della Certificazione Unica entro i tempi previsti: quali sono le conseguenze in ipotesi di redazione di un documento errato? E che accade in ipotesi di omissione della consegna o di consegna ritardata? Lo scopriremo insieme di seguito, ma prima però vedremo in breve che cos’è la CU e perché serve al contribuente. I dettagli.

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La CU in breve: che cos’è la Certificazione Unica

La Certificazione Unica (CU), ovvero l’ex CUD, consiste in un documento fiscale che è emesso ogni anno dal datore di lavoro o dall’ente erogatore della pensione. Esso include tutte le informazioni in tema di redditi incassati dal contribuente nell’anno anteriore. Chiaramente si tratta di un documento di notevole rilievo in quanto rappresenta la base per la dichiarazione dei redditi del lavoratore-contribuente: nella Certificazione Unica, infatti, si trovano tutti i dati utili a determinare la propria situazione fiscale, compresi i redditi percepiti, le eventuali ritenute compiute dal datore di lavoro e le detrazioni alle quali il contribuente ha diritto.

In sintesi la CU include le seguenti informazioni:

• i dati identificativi del contribuente, del datore di lavoro o dell’ente previdenziale;
• i redditi di lavoro subordinato, assimilati e pensionistici incassati nel corso dell’anno solare;
• le ritenute fiscali operate dal datore di lavoro o dall’ente previdenziale;
• le eventuali detrazioni fiscali in gioco.

Come avremo modo di rimarcare di seguito, la Certificazione Unica viene inviata sia al contribuente che all’Amministrazione finanziaria, ed è obbligatoria per tutti i lavoratori subordinati e i pensionati.

Qual è la finalità della CU

La CU serve a permettere al contribuente di predisporre nella maniera giusta la propria dichiarazione dei redditi e a controllare se è tenuto a versare ulteriori imposte o se ha diritto ad eventuali rimborsi.

Inoltre, la Certificazione Unica consiste anche in uno strumento di controllo fiscale da parte del Fisco, perché consente di verificare la corretta dichiarazione dei redditi del contribuente - lavoratore.

Ben si comprende allora l’interesse di quest’ultimo a riceverla tempestivamente e l’obbligo del datore di lavoro di consegnarla, evitando i casi di omissione, ritardo nella consegna o erronea compilazione.

Rimarchiamo anche che la Certificazione Unica costituisce la base di partenza per la presentazione della dichiarazione dei redditi, sia in ipotesi nella quale si usi il modello 730/2023 che nel caso in cui sia obbligatorio il modello Redditi.

16 marzo data ’spartiacque’ per i datori di lavoro

Il mese in corso è di estremo rilievo sul piano della Certificazione Unica perché giovedì 16 è stato l’ultimo giorno per consegnare le Certificazioni Uniche 2023 ai lavoratori dipendenti. Per i sostituti d’imposta - quali sono i datori di lavoro rispetto ai dipendenti che hanno assunto - si tratta insomma di una data ’spartiacque’, in quanto entro il 16 era necessario:

• trasmettere telematicamente i dati all’Agenzia delle Entrate. La trasmissione può avvenire direttamente dal soggetto tenuto ad effettuare la comunicazione oppure con un intermediario abilitato;
• procedere con la consegna del rilevante documento ai destinatari delle somme versate nel corso del 2022. La consegna della CU 2023 da parte del datore di lavoro ai lavoratori e alle lavoratrici può compiersi sia in maniera diretta che con invio postale, ovvero via mail.

Qui come accennato in partenza, ci soffermeremo sul caso del lavoro dipendente, ma ribadiamo per chiarezza che la Certificazione Unica costituisce la base di partenza della dichiarazione dei redditi non soltanto per le lavoratrici e i lavoratori subordinati, ma anche autonomi, così come per i pensionati e le pensionate.

Inoltre, se è vero che entro il 16 marzo era obbligatorio compiere l’invio dei dati all’Agenzia delle Entrate, soltanto per la trasmissione via web dei redditi esenti o non dichiarabili con la dichiarazione dei redditi precompilata il termine è al 31 ottobre prossimo - data di scadenza del modello 770.

Sanzioni Certificazione Unica in caso invio omesso, in ritardo o con errori

Dopo queste opportune premesse in tema di Certificazione Unica lavoro dipendente, affrontiamo direttamente il tema delle conseguenze in caso di mancato rispetto dell’obbligo di consegna all’Agenzia delle Entrate. Che succede in dette circostanze? Come abbiamo ricordato sopra, la scadenza per l’invio e la consegna della Certificazione era fissata al 16 marzo scorso. Questo significa che l’invio tardivo oltre la scadenza implica l’applicazione di sanzioni elevate, dovute altresì in ipotesi di omissioni o errori nel modello CU 2023.

In particolare l’invio tardivo, omesso o con errori nella stesura del documento è punito con una sanzione amministrativa pecuniaria corrispondente a 100 euro per ognuna delle Certificazioni Uniche oggetto di errore o ritardo o omissione. Ciò è frutto delle novità normative degli ultimi anni, ovvero il combinato disposto della Legge di Stabilità 2016, dei decreti legislativi 158/2015 e 151/2015. Detti provvedimenti hanno riformato il sistema delle sanzioni previste a carico del datore di lavoro / contribuente nei casi succitati, ovvero ritardo, omissione ed errori nella redazione e nell’invio telematico.

Ad esempio, un datore che non adempie l’obbligo rispetto a 30 Certificazioni Uniche diverse, andrà incontro ad una sanzione amministrativa pecuniaria di 2mila euro.

Le 3 possibili situazioni e le conseguenze per il datore di lavoro

In particolare distinguiamo specifici casi, in cui ha rilievo anche l’eventuale correzione del documento originariamente errato:

• in caso di Certificazione Unica omessa, tardiva o errata la sanzione è pari 100 euro per ogni Certificazione con limite massimo di 50mila euro per anno e sostituto d’imposta;
• in ipotesi di Certificazione Unica errata trasmessa entro il 16 marzo, ma poi corretta e nuovamente trasmessa entro 5 giorni (ovvero entro il 21 marzo), per il datore di lavoro non sussiste alcuna sanzione;
• nelle circostanze di una Certificazione Unica errata trasmessa entro il 16 marzo, successivamente corretta e di nuovo trasmessa entro 60 giorni (ovvero entro il 16 maggio prossimo), la sanzione è decurtata ed è pari a 33,33 euro per ogni documento, con limite massimo di 20mila euro per anno e sostituto d’imposta.

In particolare, la data di decorrenza dei 5 giorni cambia in base alla tipologia di invio sostitutivo perché:

• in ipotesi di Certificazione Unica scartata dalle Entrate, l’invio è ammesso entro il termine di 5 giorni a partire dalla data indicata nella comunicazione di scarto;
• nel caso di Certificazione Unica errata, i 5 giorni partono dalla data di effettiva scadenza per l’invio del modello CU (16 marzo).

Quanto scatta la riduzione della sanzione e modalità di pagamento

Come si può agevolmente notare, la sola modalità oggi prevista per poter godere della riduzione delle sanzioni Certificazione Unica 2023 è compiere un nuovo invio entro 60 giorni dalla scadenza ordinaria. In ipotesi di correzione del documento, come visto, la sanzione sarà ridotta ad 1/3 e così sarà pari a 33,33 euro per ogni CU corretta e nuovamente inviata. Chiaro che la riduzione è ottenibile soltanto da coloro che alla data del 16 marzo scorso hanno provveduto all’invio della Certificazione Unica ordinaria.

In questo caso è altresì ridotto anche l’importo massimo di sanzione applicata al sostituto d’imposta, che infatti scende 20mila euro da 50mila euro.

Infine, ricordiamo che le sanzioni legate all’omesso invio della Certificazione Unica 2023, oppure al suo invio ritardato o con dati errati, devono essere pagate con un modello F24, usando il codice tributo 8906 e compilando la sezione Erario.

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