Scadenza sanzione disciplinare, entro quando va notificata al dipendente?

Il datore di lavoro che viene a conoscenza di un fatto in grado di rappresentare un’infrazione disciplinare, è tenuto a contestarlo al dipendente. A seguito della contestazione, il lavoratore ha cinque giorni di tempo per eventualmente presentare le sue difese in forma orale o scritta.

Trascorsi i cinque giorni dalla ricezione della contestazione, il datore di lavoro deve decidere se applicare o meno una sanzione disciplinare che, nei casi di maggior gravità, può portare sino al licenziamento senza periodo di preavviso.

Tuttavia, è lecito chiedersi quali sono le tempistiche a disposizione dell’azienda per contestare il fatto al lavoratore e, una volta conclusa la procedura disciplinare, ci sono scadenze per comunicare il provvedimento al dipendente? Analizziamo la situazione in dettaglio.

Esiste una scadenza per la contestazione disciplinare?

La risposta alla domanda è no. Non esiste una scadenza specifica per la contestazione disciplinare. Dal canto suo, tuttavia, la Suprema Corte (sentenza del 24 giugno 1995 numero 7178) ha affermato che la contestazione dev’essere immediata, con riferimento alla commissione del fatto contestato o, in alternativa, alla piena conoscenza (da parte dell’azienda) dell’infrazione, non essendo sufficienti dei meri sospetti.

L’immediatezza è quindi compatibile con l’intervallo di tempo necessario al preciso accertamento della condotta del lavoratore e alle più ponderate e adeguate valutazioni del datore di lavoro.

La tempestività, in ogni caso, dev’essere esclusa, per giurisprudenza costante di Cassazione, quando il tempo trascorso ha ingenerato nel lavoratore la legittima convinzione alla rinuncia al potere disciplinare, per cui la sanzione tardivamente applicata lede il suo legittimo affidamento e diritto di difesa.

L’azienda non può, infatti, procrastinare la contestazione dell’infrazione in modo da rendere impossibile o eccessivamente difficile la difesa del lavoratore (Cassazione sentenza 5 maggio 2016 numero 9051).

In conclusione, quindi, la tempestività dev’essere valutata caso per caso in base alla complessità dei fatti da esaminare e, a ogni modo, è onere del datore di lavoro fornire la prova del momento in cui ha avuto la piena conoscenza dei fatti da addebitare al lavoratore (Cassazione 25 maggio 2016, numero 10839).

Vediamo di seguito una serie di casi concreti in cui la giurisprudenza (di merito e di Cassazione) ha ritenuto rispettato il requisito dell’immediatezza:

• datore di lavoro che, acquisita la piena certezza dell’esistenza e della gravità della sanzione, ne ritarda la contestazione o la rinvia, con l’obiettivo di utilizzare l’eventuale ripetizione dell’illecito come motivo per l’irrogazione di una più grave sanzione disciplinare;
• omissione, da parte dei superiori gerarchici del lavoratore, della comunicazione tempestiva dell’infrazione agli organi titolari del potere disciplinare, con conseguente ritardo nella contestazione dell’addebito;
• ritardi dovuti a sistemi aziendali di verifica troppo farraginosi e complessi, che mostrano solo un’inadempienza organizzativa del datore di lavoro nell’effettuare verifiche sul corretto adempimento degli obblighi contrattuali dei dipendenti.

Al contrario, la giurisprudenza ha ritenuto violato il principio di immediatezza per:

• intervallo di 3 mesi tra la commissione del fatto e la contestazione, necessario per il compimento di una perizia grafica;
• periodo tra la commissione del fatto e la contestazione, necessario a ottenere l’esito di accertamenti svolti in sede penale (la pendenza di un procedimento penale a carico del lavoratore, non impedisce al datore di lavoro la contestazione immediata dell’illecito disciplinare, con eventuale sospensione del relativo procedimento fino all’esito del giudizio).

Esiste una scadenza per la sanzione disciplinare?

Correttamente esperita la procedura di contestazione disciplinare, compreso il termine concesso al dipendente per presentare eventuali elementi a difesa, l’azienda può decidere di applicare la sanzione disciplinare.

In tal senso, al pari della contestazione, non esiste una particolare scadenza. Il datore di lavoro ha quindi la possibilità di comunicare immediatamente la sanzione al dipendente, rendendola esecutiva dopo un determinato intervallo dalla conclusione del procedimento disciplinare o ancora di frazionarla nel tempo.

È il caso ad esempio dell’azienda che informa il lavoratore dell’applicazione di una multa pari a 4 ore di retribuzione base, con conseguente trattenuta in busta paga. La trattenuta, tuttavia, sarà effettuata per un’ora al mese nell’arco di un quadrimestre.

La contrattazione collettiva può in ogni caso assegnare un termine per l’adozione del provvedimento disciplinare. Spirato il termine di scadenza, il comportamento dell’azienda sarà interpretato come volontà di non procedere alla sanzione.

Il Ccnl Commercio e terziario - Confcommercio prevede ad esempio (articolo 240) che l’eventuale «adozione del provvedimento disciplinare dovrà essere comunicata al lavoratore con lettera raccomandata con avviso di ricevimento o altro mezzo idoneo a certificare la data di ricevimento, entro 15 giorni dalla scadenza del termine assegnato al lavoratore stesso per presentare le sue controdeduzioni».

Tuttavia, per esigenze «dovute a difficoltà nella fase di valutazione delle controdeduzioni e di decisione nel merito, il termine di cui sopra può essere prorogato di 30 giorni, purché l’azienda ne dia preventiva comunicazione scritta al lavoratore interessato».

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Il regolamento disciplinare

Ai sensi dell’articolo 7, comma 1, Legge 30 maggio 1970 numero 300, le norme disciplinari «relative alle sanzioni, alle infrazioni in relazione alle quali ciascuna di esse può essere applicata e alle procedure di contestazione delle stesse» devono essere portate a conoscenza dei lavoratori, mediante affissione «in luogo accessibile a tutti».

In particolare, il codice disciplinare, oltre ad avere un contenuto minimo essenziale rappresentato dalle disposizioni legislative in materia e da quelle del contratto collettivo di lavoro applicato, deve descrivere chiaramente i comportamenti che danno luogo a sanzioni disciplinari e le corrispondenti sanzioni.

Come anticipato, il codice disciplinare dev’essere portato a conoscenza dei lavoratori mediante affissione in luogo accessibile a tutti. Nel tempo la giurisprudenza ha qualificato come mezzi di comunicazione non idonei:

• le forme di comunicazione destinate a lavoratori singolarmente considerati;
• affissioni effettuate altrove, ad esempio quella operata da un’azienda municipalizzata nell’albo pretorio del comune;
• avviso in bacheca indicante la possibilità di consultare il contratto collettivo o il codice disciplinare, custoditi in un determinato ufficio o cassetto insieme ad altre carte;
• affissione in un locale accessibile soltanto per specifiche esigenze e dotato di un ingresso disagevole.

L’affissione, in particolare, dev’essere in atto al momento della commissione dell’infrazione, non essendo sufficiente che essa si sia protratta per un certo periodo di tempo antecedente (Cassazione sentenza del 3 maggio 1997 numero 3845). L’eventuale omissione non può essere validamente sostituita da un’affissione successiva (Cassazione sentenza del 18 maggio 1989 numero 2366).

Da ultimo, in mancanza di valida affissione, il datore di lavoro è impossibilitato dal sanzionare disciplinarmente i comportamenti del lavoratore. L’eventuale sanzione irrogata in queste ipotesi è nulla e non può essere rinnovata (Cassazione sentenza 15 settembre 1997 numero 9158).

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Quali sanzioni disciplinari può adottare l’azienda?

Eccezion fatta per il rimprovero verbale, il datore di lavoro, in base a quanto previsto dal Ccnl e dal regolamento disciplinare interno e in considerazione della condotta posta in essere dal lavoratore, ha a disposizione come provvedimenti sanzionatori:

• ammonizione scritta;
• multa, rappresentata da una trattenuta in busta paga fino a un massimo di 4 ore di retribuzione base;
• sospensione dal lavoro e dalla retribuzione, sino a un massimo di 10 giorni;
• trasferimento ad altra sede o reparto dell’azienda;
• licenziamento per giusta causa (senza l’obbligo di rispettare il periodo di preavviso) o per giustificato motivo soggettivo (con l’obbligo di rispettare il periodo di preavviso).