W-8BEN: perché le società Usa richiedono i dati fiscali dei creators

Se si è creator, o comunque si collabora in qualche modo con aziende statunitensi, come per esempio Patreon o Airbnb, ci si può trovare di fronte alla richiesta di compilazione di un documento chiamato “modello W-8BEN”, o W-8BEN.

Questo documento esiste sia in versione completa, sia in una semplificata, ma in entrambi i casi ha lo stesso scopo: quello di inviare alcune informazioni fiscali della persona interessata all’IRS, acronimo che sta per Internal Revenue Service e indica l’azienda governativa degli Stati Uniti che si occupa della riscossione dei tributi.

L’invio di questi dati, per quanto non sia obbligato, è consigliato per evitare di ricadere nel caso della doppia tassazione. Di seguito vediamo quindi come funziona e perché vengono richieste le informazioni fiscali, oltre che in quali occasioni.

Cos’è il modulo W-8BEN

Il modulo W-8BEN è un documento il cui scopo è quello di permettere, a coloro che collaborano con aziende statunitensi, di pagare meno tasse alla fonte.

Le aziende statunitensi infatti richiedono la compilazione di questo documento a chiunque fornisca servizi o prodotti che vengono usufruiti anche da persone residenti negli Usa. Oltre al W-8BEN esistono anche altri modelli, tutti con lo scopo di certificare determinate informazioni fiscali da parte degli Stati Uniti, riguardanti i:

• foreign entity, ovvero entità straniere che siano Società, Trust o altre tipologie di enti;
• oppure foreign individual, ossia persone fisiche straniere.

La compilazione di questi modelli, compreso il W-8BEN viene quindi richiesta sia alle persone singole, oppure alle società statunitensi che intrattengono rapporti di business con terzi, provenienti da Stati stranieri.

Lo scopo di questa tipologie di documenti è, in pratica, quella di dare le informazioni necessarie alle società statunitensi per capire se devono andare ad applicare la ritenuta alla fonte (e in che misura) oppure no ai guadagni avvenuti negli Stati Uniti da persone italiane, seguendo le regole dettate anche da specifici articoli della Convenzione contro le doppie imposte, stipulata appunto tra Italia e Stati Uniti.

Chi deve compilare il modello

A dover compilare il modello sono tutti coloro che ricevono pagamenti da persone statunitensi, lavorando o collaborando per società degli Stati Uniti. Nello specifico, tra la famiglia dei modelli W-8, il W-8BEN è riservato alle persone fisiche straniere.

A trovarsi in questa situazione quindi possono essere molto spesso i creators che pubblicano video monetizzati su YouTube, per esempio, o anche coloro che hanno un account di Patreon, così come chi gestisce un blog e utilizza Google AdSense per i banner pubblicitari.

Tuttavia, in questa situazione ricadono anche gli insegnanti di piattaforme online, quando hanno clienti statunitensi, o chi mette in affitto stanze su Airbnb, sempre nelle stesse occasioni.

A seconda del portale potrà essere richiesta la compilazione del modello al raggiungimento di una determinata soglia di guadagni, oppure fin dal momento della prima iscrizione. Prima di creare un account quindi sarebbe meglio informarsi al riguardo e ricordarsi di compilare accuratamente il documento.

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Quali dati bisogna inserire

La compilazione del modello W-8BEN è piuttosto semplice, soprattutto se il portale in questione mette a disposizione la versione semplificata.

Vengono richiesti diversi dati identificativi, tra cui:

• nome e cognome completi;
• il paese di cittadinanza, nel caso in cui si avesse la doppia cittadinanza sarà da inserirsi il Paese in cui si ha sia cittadinanza, sia la residenza fiscale al momento della compilazione di questo modulo;
• l’indirizzo di residenza permanente, ovvero quello che si dichiara ai fini dell’imposta sul reddito;
• l’indirizzo postale;
• il numero di identificazione fiscale statunitense. Si può utilizzare sia il numero previdenza sociale (SSN), oppure un codice di identificazione fiscale individuale (ITIN), ma nel caso in cui se ne fosse sprovvisti si può semplicemente lasciare questo campo in bianco;
• il numero di identificazione fiscale estero (ovvero il codice fiscale), per il quale sarà necessario dare una motivazione, nel caso se ne fosse sprovvisti.

Bisogna poi anche andare a inserire tutte le informazioni richieste riguardanti il proprio business, i guadagni e le tasse che si devono pagare, che variano a seconda delle situazioni specifiche.

Una volta che sono stati completati tutti i campi, bisognerà firmare il modulo. Inviato il documento avrà, quindi, la funzione di dichiarazione, indicando la persona che l’ha inviato come non cittadino statunitense, ma facente parte di uno Stato (l’Italia) con cui sono attivi degli accordi riguardanti la doppia tassazione.

Il modulo W-8BEN è efficace per lo stato internazionale a partire dalla data in cui viene firmato e termina l’ultimo giorno del terzo anno solare seguente.

Cosa succede se non viene compilato

Nel momento in cui viene mandato il modulo l’azienda statunitense sa che non dovrà andare ad applicare una tassazione completa ai guadagni ricevuti dalla persona che l’ha inviato, ma rispettare le regole degli accordi internazionali tra Italia e Stati Uniti.

Nel caso in cui non si compilasse, quindi, ci si troverebbe a pagare le tasse alla fonte, quindi negli Stati Uniti, che possono arrivare fino al 30% dei guadagni. La compilazione del modello è quindi a vantaggio del creator o comunque della persona interessata in questione, poiché a seconda del tipo la tassazione alla fonte può essere ridotta, oppure cancellata totalmente.

Le tasse alla fonte, anche quando pagate in forma ridotta, non sostituiscono le tasse da pagare in Italia, ma possono essere portate a deduzione, per evitare la doppia tassazione.

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