Guida alle aziende intenzionate a implementare un progetto strutturato di smart working (quello vero, però).
L’era post-Covid si sta avvicinando e molte aziende si avviano verso una fase di progettazione e negoziazione per poter implementare progetti strutturati di smart working, in grado di rendere reale e progressivo questo concetto ormai diffuso di flessibilità, che tanto si è affermato nella situazione emergenziale esplosa con l’avvento della pandemia.
Lo smart working e il nodo dello spazio
Appena si parla di smart working, il pensiero va in genere lì: allo spazio. Spesso, infatti, questo innovativo approccio al lavoro viene identificato (impropriamente) come quella modalità che ci permette oggi di svolgere l’attività non solo dall’ufficio, ma anche da casa - come molti lavoratori hanno fatto in questi mesi di pandemia.
Questa definizione, tuttavia, sarebbe tecnicamente più adatta per un’altra modalità di svolgimento della prestazione lavorativa: il remote working. Quest’ultimo, infatti, consente lo svolgimento dell’attività lavorativa anche da luoghi diversi dall’ufficio ed è quindi - effettivamente - riconducibile a una mera questione di spazi (risponde alla domanda: da dove può lavorare il dipendente?).
Ma cerchiamo quindi di fare chiarezza: quali sono ad oggi le modalità lavorative che si alternano nello scenario italiano, per cui una persona potrebbe lavorare da casa (o da luoghi diversi dall’ufficio)?
1) Telelavoro
Si tratta di una particolare modalità lavorativa prevista in Italia ormai da molti anni. Consente al dipendente di lavorare da un indirizzo diverso da quello dell’ufficio, ma prevede schemi molto rigidi: viene riconosciuto solo in alcuni casi determinati (stabiliti dalla legge o dall’azienda in via di trattamento migliorativo); nel contratto deve essere dichiarato l’indirizzo presso cui si svolge l’attività lavorativa (ad es. l’indirizzo di casa) e i giorni in cui questa si svolge telelavoro; eventuali modifiche a queste informazioni sono ovviamente consentite, ma richiedono una modifica formale contrattuale.
2) Remote working
Si tratta della modalità lavorativa che consente lo svolgimento della prestazione da luogo diverso dall’ufficio, indipendentemente da quale questo sia (treno, parco, casa, coworking ecc.) ed è la modalità più assimilabile al tipo di lavoro che molte persone hanno sperimentato in questi mesi di pandemia.
Smart working
Si tratta di un vero e proprio approccio al lavoro “intelligente”, come dice la parola stessa, caratterizzato dalla flessibilità su luoghi, tempi e modalità di svolgimento della prestazione lavorativa. Per poter essere definito come smart working deve essere accompagnato da ulteriori elementi rispetto al semplice “lavorare da casa”, quali, ad esempio, l’assenza di controllo, l’approccio target-oriented e la flessibilità oraria.
Quindi lo smart working vero e proprio, a differenza del remote working, si caratterizza per molteplici dimensioni, non solo per quella degli spazi. All’interno del paradigma, quella dello spazio è sicuramente una componente fondamentale, ma da sola non basta a caratterizzare questo innovativo approccio al lavoro.
Le basi dello smart working
Vediamo quindi nel dettaglio quali sono i tre pilastri che un’azienda dovrà contemporaneamente approfondire per mettere in piedi un progetto strutturato di smart working.
1) Behaviours (comportamenti)
Lo smart working, per poter portare ad un vero e proprio approccio intelligente al lavoro, deve necessariamente comportare un rinnovamento culturale. Qualora un’azienda desideri implementare un progetto di questo tipo, quindi, sarà opportuno improntare un progetto che vada in primis a coinvolgere le persone, al fine di capirne interessi e bisogni per adottare un approccio smart. In questa sede bisognerà, quindi, individuare anche tutte le competenze che si rendono necessarie per l’implementazione del progetto di smart working e capire come poterle eventualmente colmare (ad esempio, competenze di remote leadership, task management ecc.).
2) Bytes (tecnologie)
L’approccio intelligente al lavoro, in un progetto di smart working, dovrà necessariamente essere supportato dalle tecnologie. I tool che un’azienda dovrà implementare sono non solo tecnologie volte a rendere efficacemente fruibile la possibilità di lavorare da un posto diverso dall’ufficio (quali piattaforme di video conferencing, chat, ecc.), ma anche tecnologie in grado di rendere più produttivo, rapido ed immediato il lavoro che il dipendente deve svolgere. Nel fare questo, giocherà un ruolo fondamentale l’implementazione di piattaforme, ad esempio, di collaborazione (lavoro su documenti condivisi in cloud, piattaforme di visual collaboration, ecc.), di pianificazione (come le piattaforme di task management, in grado di aiutare nella gestione del lavoro per obiettivi) e di integrazione tra realtà (come le piattaforme che offrono virtual offices - ad esempio Coderblock - piuttosto che l’utilizzo della virtual reality). Solo in questo modo, infatti, si potrà offrire un’integrazione completa tra l’esperienza di chi si trova in ufficio e quella di chi si trova in remoto.
3) Bricks (spazi)
È l’ultimo dei tre tasselli che caratterizzano i progetti strutturati di smart working. Lo smart working, infatti, comporta una concreta e reale possibilità di scelta riguardo al luogo da cui svolgere l’attività lavorativa. Diventa quindi anche fondamentale costruire spazi in grado di mettere le persone nella condizione di poter svolgere al meglio la propria attività lavorativa. Esiste oggi una metodologia alla base dei progetti di smart working che le aziende stanno implementando, per quanto riguarda il ripensamento degli spazi: si tratta dell’ABW (Activity Based Working), che prevede il ripensamento dei luoghi di lavoro in base al tipo di attività svolte, al fine di garantire una maggiore produttività e flessibilità tramite i diversi spazi dell’ufficio.
Questi tre aspetti, pertanto, dovranno essere cumulativamente presi in considerazione dalle imprese, nel momento in cui si vuole implementare un progetto strutturato di smart working.
Non dimentichiamoci, infatti, che anche da un punto di vista legale e formale adesso siamo in una fase di emergenza che prevede una deroga alle formalità normalmente previste per l’implementazione di progetti di smart working. Al termine della stessa, tuttavia, è ad oggi previsto un ritorno alla precedente regolamentazione che rendeva necessario un accordo individuale con il lavoratore o con le rappresentanze sindacali per poter implementare progetti di questo tipo.
L’implementazione di progetti di smart working in momenti temporalmente lontani da pressioni esterne può sicuramente offrire un grande vantaggio alle imprese che vogliano strutturare iniziative volte a portare l’approccio “intelligente” al lavoro in azienda.
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