Come si firma la fattura elettronica? Le indicazioni dell’Agenzia delle Entrate

I soggetti obbligati ad emettere la fattura elettronica sono tenuti a garantire l’integrità, la leggibilità e l’autenticità sia del contenuto della fattura che dell’emittente, attraverso la firma digitale.

L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che l’apposizione della firma è uno degli elementi imprescindibili della fattura elettronica, al pari della data di emissione, del numero di Partita Iva e del codice fiscale.

Dunque, adesso che la fattura elettronica è diventata una concreta realtà, dopo le numerose richieste di spiegazioni, il MEF (Ministero dell’Economia e delle Finanze) ha chiarito che per la corretta emissione e conservazione delle fatture elettroniche è necessaria l’apposizione della firma digitale quando il destinatario è la Pubblica Amministrazione, negli altri casi, invece, non è obbligatoria.

Firmare la fattura elettronica

Da quando la fattura elettronica è entrata in vigore (dal 1°gennaio del 2019), uno dei dubbi più diffusi tra chi è obbligato ad emetterla riguarda le modalità di firma della stessa.

Infatti il MEF ha ribadito che la firma è un elemento imprescindibile della fattura elettronica, quando viene emessa nei confronti della Pubblica Amministrazione. Senza la firma, infatti, sarebbe impossibile assicurare l’integrità e la leggibilità del contenuto, nonché l’autenticità di chi l’ha emessa.

Dunque, ogni file fattura elettronicaPA, trasmesso con il Sistema di Interscambio, deve riportare la firma del soggetto che la emette, tramite un certificato di firma qualificata.

Quindi, chiunque emette delle fatture elettroniche in relazione a servizi nei confronti della P.A. è tenuto a dotarsi di un certificato di firma qualificata (ad esempio Aruba, Actalis, Banca d’Italia e molti altri). L’Agenzia delle Entrate ha pubblicato un elenco dei prestatori di servizi fiduciari attivi con le caratteristiche compatibili con il Sistema di Interscambio. Precisamente:

• CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 733 V1.7.4, come previsto dalla normativa in materia a partire dal 1° settembre 2010;

• XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures), con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 903 versione 1.4.1, come previsto dalla normativa in materia a partire dal 1° settembre 2010.

L’Agenzia delle Entrate specifica anche che l’unica modalità accettata per questa tipologia di firma è quella che in gergo viene detta “enveloped” (che consente l’avvio del wizard di firma per controfirmare l’intero file .p7m). Inoltre, ogni firma XAdES deve presentare gli element Reference con URI=“” oppure con URI=“#iddoc” , dove “iddoc” serve ad identificare il documento da firmare. Di conseguenza non è possibile omettere l’URI all’interno degli elementi Reference.

In base al formato della firma adottato, l’estensione del file assume il valore “.xml.p7m” (per la firma CAdES-BES) oppure “.xml” (per la firma XAdES-BES). Il software utilizzato per apporre la firma digitale deve poter valorizzare il parametro “signing time”, funzionale all’indicazione della data e dell’ora, che assume il significato di riferimento temporale. Invece non è necessario apporre anche la marca temporale.

Sottolineiamo che il file archivio non deve essere firmato digitalmente e che, invece, la firma digitale è obbligatoria per tutti i file fatturaPA contenuti al suo interno.

E invece tra privati come funziona?

Il Sistema di Interscambio offre anche la possibilità di inviare delle fatture elettroniche non firmate digitalmente, cosa che è stata accolta con favore dai più, secondo i quali si tratterebbe di una semplificazione notevole della procedura.

Tuttavia, questo è possibile solo per le fatture elettroniche emesse tra privati (per le quali la firma digitale è facoltativa), mentre l’obbligo è previsto per le fatture elettroniche per prestazioni emesse verso la Pubblica Amministrazione.

Per maggiori approfondimenti, consigliamo la lettura il nostro articolo di approfondimento sul funzionamento della fattura elettronica.