Libro unico del lavoro: come funziona

Il Libro unico del lavoro, o LUL, è il documento che sostituisce, dal 2008, i vecchi libri paga e matricola, nel quale sono indicate anche le presenze del lavoratore dipendente: tutti i datori di lavoro che occupano lavoratori subordinati o parasubordinati sono obbligati alla sua tenuta, ad esclusione dei datori di lavoro domestico. Può provvedere alla tenuta e alla conservazione del LUL anche il consulente del lavoro.

Ma che cos’ha di diverso il LUL rispetto al vecchio libro paga? Nella pratica, non ci sono differenze col classico cedolino paga, eccezion fatta per le presenze, che sono riportate obbligatoriamente e dettagliatamente nel LUL, e non in un documento a parte.

La finalità del LUL è quella di documentare lo stato del rapporto di lavoro di ogni dipendente, quindi lo stato occupazionale dell’azienda.

La tenuta del LUL, dal 2019, avrebbe dovuto essere in modalità telematica, presso il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, in base al decreto legislativo n. 151/2015. Con le modifiche apportate dal Decreto Semplificazioni, però, è stata abrogata l’entrata in vigore del LUL telematico, evitando così un notevole aggravio di adempimenti per le aziende ed i consulenti.

Facciamo allora il punto della situazione sul Libro unico del lavoro: come funziona, quali dati vanno indicati, quando vanno effettuate le registrazioni, come deve essere tenuto il documento.

Quali dati contiene il LUL?

Il LUL contiene le presenze del lavoratore e lo sviluppo della sua retribuzione, cioè le competenze e le trattenute.

In pratica, il LUL equivale al cedolino paga, ossia al documento in cui è determinato lo stipendio del dipendente o il compenso del collaboratore, sottraendo le trattenute, come i contributi e le imposte, dalle competenze, cioè dalle voci retributive (minimo, straordinari, etc.); nel LUL alla busta paga si aggiungono le presenze dettagliate del lavoratore.

Nello specifico, nel LUL vanno registrati, per ciascun lavoratore (subordinato o parasubordinato, anche occupato in sedi lavorative estere, o con contratto atipico o flessibile):

• i dati personali: nome e cognome, codice fiscale;
• qualifica e livello (se dipendente);
• voci che compongono la retribuzione, con l’indicazione separata di premi e straordinari;
• anzianità di servizio;
• posizioni assicurative;
• erogazioni di denaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro (compresi i rimborsi spese);
• trattenute (contributi, imposte, ritenute sindacali, cessione del quinto…);
• detrazioni fiscali;
• dati relativi agli ANF (assegni per il nucleo familiare);
• eventuali prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali, come l’indennità di malattia.

Il LUL deve anche contenere un calendario delle presenze, nel quale siano indicate, per ogni giorno e per ciascun lavoratore subordinato (salvo alcune eccezioni, che riguardano ad esempio i lavoratori a cui non si applicano i limiti previsti in materia di orario di lavoro):

• le ore di lavoro effettuate;
• le ore di straordinario;
• le ore di assenza dal lavoro, come ferie e dei riposi.

Entro quando si deve compilare il LUL?

Il LUL deve essere compilato, per ciascun mese di riferimento, entro la fine del mese successivo: ad esempio, se ci si riferisce al mese di ottobre, il LUL si deve compilare entro il 30 novembre.

Se, però, si utilizza il cosiddetto calendario sfasato, ossia nei casi in cui la retribuzione del mese è basata sulle presenze del mese precedente, i dati delle presenze possono essere registrati assieme ai dati variabili della retribuzione a cui si riferiscono, a condizione che questa particolarità sia annotata sul LUL per ciascuno dei lavoratori interessati.

Se l’attività del datore di lavoro è sospesa per ferie collettive estive, si possono calcolare nel LUL le presenze in via presuntiva, per poi valorizzarle correttamente, effettuando gli eventuali conguagli, nel LUL del mese successivo. Bisogna in ogni caso annotare il differimento nel mese in cui sono indicate le presenze in via presuntiva.

Nel LUL si devono indicare i rimborsi spese?

Nel LUL è necessario annotare anche i rimborsi spese erogati al dipendente, anche nel caso in cui siano esenti da tasse e contributi.

È necessario indicare sia rimborsi forfettari che quelli analitici, compresi i rimborsi cumulativi di spese effettuate in missioni collettive, purché fiscalmente documentati.

Non bisogna invece indicare nel LUL i rimborsi che si riferiscono a documenti intestati direttamente all’azienda, come le fatture per i costi sostenuti dal lavoratore in nome e per conto dell’azienda, dato che si tratta di spese che hanno già un riscontro documentale di carattere fiscale.

Chi si occupa della tenuta del LUL?

La tenuta del LUL può essere a cura:

• direttamente del datore di lavoro, o della società capogruppo, in caso di gruppi d’impresa;
• del consulente del lavoro (va tenuto presente che il CDL che elabora il LUL può anche non provvedere alla sua tenuta, se il datore di lavoro non lo delega specificamente);
• di un altro professionista abilitato;
• di un centro di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa, previa comunicazione all’ITL.

Come deve essere conservato il LUL?

La tenuta del LUL può avvenire tramite:

• elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, mediante numerazione di ogni pagina e vidimazione effettuata prima della messa in uso presso l’INAIL; in alternativa, mediante numerazione e vidimazione effettuata dai soggetti autorizzati dall’INAIL, in sede di stampa del modulo continuo;
• stampa laser: in questo caso è necessaria l’autorizzazione preventiva dell’INAIL alla stampa e generazione della numerazione automatica;
• supporti magnetici (ogni scrittura è un documento informatico, e si garantiscono la consultabilità, l’inalterabilità e l’integrità dei dati, assieme alla sequenzialità cronologica delle operazioni): in questo caso non sussiste l’obbligo di vidimazione e autorizzazione, ma è necessaria la preventiva comunicazione scritta all’Ispettorato Territoriale del Lavoro competente per territorio.

A prescindere dalle modalità di tenuta, è obbligatorio:

• numerare (in modo sequenziale) ciascun foglio che compone il LUL;
• conservare eventuali fogli deteriorati o annullati;
• istituire un documento unitario.

È possibile l’elaborazione separata del calendario delle presenze, cioè mantenere il cedolino paga distinto dal foglio presenze, purché si mantenga una numerazione sequenziale. L’importante è che si evitino i cosiddetti buchi di numerazione.

Si può avere un LUL per più datori di lavoro?

I consulenti del lavoro, i professionisti e gli altri soggetti autorizzati alla tenuta del LUL possono avere un solo Libro Unico del Lavoro che comprenda la posizione di più datori, adottando un sistema di numerazione unitaria anche se i datori di lavoro assistiti sono diversi, purché:

• ottengano una delega scritta da ogni datore di lavoro;
• richiedano telematicamente all’INAIL l’autorizzazione alla numerazione unitaria;
• trasmettano telematicamente all’INAIL un elenco dei datori di lavoro e del loro codice fiscale;
• comunichino telematicamente all’INAIL, entro 30 giorni, l’acquisizione di un nuovo datore di lavoro o l’interruzione di assistenza di un datore di lavoro in elenco.

Dove si conserva il LUL?

Il LUL si può conservare:

nella sede legale del datore di lavoro;
nello studio del consulente del lavoro o del diverso professionista abilitato;
nella sede dei servizi o dei centri di assistenza dell’associazione delegata alla tenuta del LUL.

Sino a quando deve essere conservato il LUL?

Il datore di lavoro ha l’obbligo di conservare il LUL per 5 anni dalla data dell’ultima registrazione.

Il LUL va custodito nel rispetto delle disposizioni in materia di privacy, e deve essere tempestivamente esibito, anche tramite fax o email, agli organi di vigilanza che eventualmente ne facciano richiesta.

Se il LUL è tenuto da un consulente del lavoro, da un altro professionista o da un’associazione, il LUL va esibito non oltre 15 giorni dalla richiesta espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza.

Se il datore di lavoro impiega oltre dieci lavoratori, oppure opera con più sedi stabili di lavoro, è obbligato a fornire, su richiesta del personale di vigilanza, elenchi riepilogativi in cui siano indicati, per ciascuna sede e per l’ultimo periodo di registrazione, i dati individuali relativi alle presenze, alle ferie e ai tempi di lavoro e di riposo.