Cambio legale rappresentante, cosa fare con Inps e Inail

Il rapporto di lavoro subordinato ha come caratteristica principale quella di prevedere lo svolgimento di una prestazione manuale o intellettuale da parte del dipendente e, a fronte di questa, l’obbligo del datore di lavoro di corrispondere la retribuzione.

Da questa premessa si capisce come sia centrale la figura del datore di lavoro, in quanto soggetto tenuto a farsi carico del pagamento della retribuzione, oltre che del versamento all’Inps dei contributi previdenziali e assistenziali, all’Inail dei premi assicurativi contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali e infine all’Erario delle trattenute fiscali a titolo di Irpef, addizionali regionali e comunali.

All’interno di un’azienda il soggetto indicato come legale rappresentante è colui che ha potere di firma e in sostanza manifesta la volontà dei soci all’esterno della realtà aziendale, nell’ambito dei rapporti che la società stessa intrattiene, ad esempio, con lavoratori dipendenti, parasubordinati, Inps, Inail e Agenzia entrate.

Per questo motivo, ogni volta che cambia il soggetto qualificato come legale rappresentante, sorgono una serie di adempimenti nei confronti di Inps e Inail, tali da permettere agli enti in questione di essere aggiornati sul soggetto che ha titolo per rappresentare la società.

Analizziamo in dettaglio come comportarsi.

Inps

Al fine di procedere al cambio del legale rappresentante in Inps è necessario innanzitutto collegarsi al portale dell’Istituto «inps.it». Una volta nella homepage si digiterà nella barra di ricerca «Accesso ai servizi per aziende e consulenti».

Effettuato l’accesso al servizio, grazie alle credenziali Spid, Cie o Cns, si selezionerà «Cassetto previdenziale contribuente» e successivamente l’azienda per la quale è variato il legale rappresentante.

Dal menù della piattaforma a questo punto si cliccherà su «Contatti - Com. Bidirezionale - Inserisci nuova comunicazione». Il sistema permette di interloquire direttamente con l’Inps, indicando come:

• Oggetto della comunicazione «Variazione Dati Aziendali»;
• Nota - oggetto «Variazione legale rappresentante».

Al messaggio si dovrà allegare copia in pdf della visura camerale aggiornata con il nuovo legale rappresentante, nonché un documento di identità (in corso di validità) dello stesso.

Al fine di consentire all’Inps di prendere contatto per porre eventuali questioni è necessario indicare i riferimenti di posta elettronica ordinaria, telefono, cellulare o fax.

Per aver notizia poi dello stato di avanzamento della richiesta, in particolare quando la stessa viene protocollata e conclusa dall’Istituto, è possibile selezionare la notifica via sms, mail o posta elettronica certificata. Sarà l’Inps stessa, rispondendo al messaggio, a confermare l’avvenuto aggiornamento dell’identità del legale rappresentante all’interno degli archivi.

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Inail

Per procedere alla variazione del legale rappresentante in Inail è necessario collegarsi al portale dell’Istituto «inail.it». Nella pagina iniziale è necessario selezionare «Accedi ai servizi online», inserendo poi le credenziali Spid, Cie o Cns. Dal menù a sinistra scegliere il servizio «Denunce - Denunce di variazione».

A questo punto, cliccando su «Nuova variazione ditta», compare la lista delle realtà per le quali l’interessato è delegato a operare, in qualità di azienda o intermediario.

Le altre opzioni a disposizione sono:

• variazione ditta in lavorazione, per consultare le denunce caricate ma non ancora inviate;
• variazioni ditta inviate, con la raccolta delle denunce trasmesse all’Inail.

Tornando a «Nuova variazione ditta», comparirà una lista di quadri:

• dati anagrafici;
• soggetti delegati;
• elenco delle Pat (Posizione assicurativa territoriale).

Per modificare il legale rappresentante è necessario selezionare «Dati anagrafici» ed inserire nell’apposito riquadro:

• decorrenza variazione, nello specifico la data in cui il legale rappresentante è cambiato;
• cognome, nome;
• codice fiscale;
• sesso;
• luogo e data di nascita;
• domicilio;
• e-mail;
• telefono.

Alla pratica è altresì possibile allegare il documento di identità del legale rappresentante e la visura camerale aggiornata.

Una volta trasmessa la variazione, grazie all’opzione di consultazione delle pratiche inviate è possibile visualizzare i diversi stati dell’istruttoria:

• acquisita da web;
• protocollata;
• in lavorazione;
• completata.

Per eventuali problematiche riguardanti la procedura di variazione la pratica riporta in dettaglio la sede Inail competente, nonché cognome e nome del referente dell’istruttoria e del responsabile del procedimento.

Gestione separata

L’azienda che si avvale anche di collaboratori coordinati e continuativi o altri soggetti per i quali è prevista la contribuzione alla Gestione separata Inps è tenuta a segnalare anche a quest’ultima la variazione del legale rappresentante.

A tal proposito l’interessato si collega sempre al portale «inps.it - Imprese e Professionisti - Cassetto previdenziale per committenti della Gestione Separata» in possesso delle già citate credenziali Spid, Cie o Cns.

Effettuato l’accesso il sistema chiede di selezionare la posizione (identificata con il codice fiscale) per la quale si intende operare. A seguire, dal menù di sinistra, si selezionerà il servizio «Comunic. bidirezionale - Nuova richiesta» necessario per inviare messaggi all’Inps.

Nella comunicazione si riporterà come oggetto «Anagrafica e Flussi - Inserimento nuovo legale rappresentante». Al pari di quanto avviene per la gestione lavoratori dipendenti anche per i committenti è opportuno indicare uno o più dati di contatto tra e-mail, telefono cellulare, telefono fisso e fax.

Prevista altresì la possibilità di ricevere notifiche via mail e/o sms sullo stato di avanzamento della pratica.

Come avviene per Inps e Inail, anche alla Gestione separata è necessario trasmettere, in allegato al messaggio, il documento di identità del nuovo legale rappresentante e la visura camerale.

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UniLav

I dati relativi al legale rappresentante devono altresì essere modificati all’interno del portale telematico della regione - provincia autonoma utilizzato per inviare le comunicazioni obbligatorie di assunzione, proroga, trasformazione e cessazione dei rapporti di lavoro.

Nel modello «UnificatoLav» o «UniLav» è infatti presente un’apposita sezione dedicata al legale rappresentante, in cui riportare:

• cognome;
• nome;
• cittadinanza;
• sesso;
• comune (o stato estero) di nascita;
• data di nascita.