Come creare una PEC da privato o azienda

Come aprire, attivare e usare una PEC da privati cittadini, professionisti e aziende? Ecco come si fa la Posta Elettronica Certificata in pochi step.

A partire dalle aziende, passando per le imprese e i liberi professionisti, fino ad arrivare ai privati cittadini, la Posta Elettronica Certificata, ovvero PEC, è ormai indispensabile per diverse realtà. Si tratta d’altronde di un servizio che, proprio come una tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno, è in grado di offrire delle garanzie legali.

Uno strumento, pertanto, che si rivela indubbiamente importante nell’ambito, ad esempio, delle comunicazioni con la Pubblica Amministrazione. Ma come aprire, attivare e usare una PEC? Ecco nei dettagli come ottenere la propria Posta Elettronica Certificata in piccoli e semplici step.

Come fare una PEC: la differenza con l’email classica

Dal punto di vista pratico la PEC ha un funzionamento similare a quello delle caselle di posta elettronica tradizionale. In entrambi i casi, infatti, è possibile beneficiare di importanti vantaggi, come ad esempio la facilità di utilizzo e comunicare in modo facile e veloce con chiunque, anche se geograficamente molto distante. Ma non solo, in questo modo è possibile risparmiare su carta e inchiostro. Un aspetto, quest’ultimo, che si rivela positivo sia per le nostre tasche che dal punto di vista dell’impatto ambientale. Ma a conti fatti, quindi, qual è la differenza tra la Pec ed una e-mail classica?

Ebbene, la risposta è da rinvenire nel valore legale della Posta Elettronica Certificata, simile a quella della tradizionale raccomandata postale con ricevuta di ritorno. Nel momento in cui si invia una PEC ad un altro indirizzo mail di posta elettronica certificata, infatti, si ottiene una ricevuta che attesta l’invio e la consegna del messaggio. In questo modo il destinatario non potrà dire di non aver ricevuto la comunicazione. Ne consegue che tale strumento si rivela utile soprattutto per le comunicazioni ufficiali con le aziende o la pubblica amministrazione.

Diversi sono i provider a cui affidarsi per aprire la propria casella di posta elettronica certificata. Tra i più noti e utilizzati si annoverano Aruba, Infocert, Poste Italiane e Legalmail. Ma ce ne sono tanti altri ancora. Per ottenere maggior informazioni in merito si consiglia di dare un’occhiata al sito dell’AgID, ovvero l’Agenzia per l’Italia Digitale, dove è possibile reperire l’elenco dei gestori PEC.

Inviare un’e-mail dalla PEC ad una casella tradizionale e viceversa

Ma è possibile inviare una comunicazione tramite PEC ad una e-mail classica? La risposta è affermativa. In quest’ultima circostanza, però, perde la valenza legale.

Non mancano, comunque, i vantaggi. In particolare nel momento in cui si invia una PEC ad una e-mail classica non viene fornita la ricevuta di invio e consegna, tuttavia si ottiene una ricevuta di accettazione. Quest’ultima, ribadiamo, non ha valenza legale, ma aiuta perlomeno a stabilire che la comunicazione è avvenuta correttamente e senza intoppi.

Come creare una PEC personale

Una volta vista la differenza tra una PEC ed una e-mail classica, vediamo come creare una casella di posta elettronica certificata personale. I privati cittadini, è bene sottolineare, non hanno nessun obbligo di aprirne una.

Sempre più cittadini, però, decidono di dotarsene per sfruttare i suoi innumerevoli vantaggi. Tra questi si annovera il valore legale in caso di comunicazioni. Permette inoltre di abbattere i costi che bisognerebbe sostenere per inviare le raccomandate con ricevuta di ritorno. Ma cosa fare per creare una PEC personale?

Si tratta di un procedimento alquanto semplice e piuttosto veloce. Entrando nei dettagli, si devono seguire i seguenti step.

Innanzitutto, bisogna scegliere un provider autorizzato e accreditato presso l’AgID.
Inserire i dati richiesti, come ad esempio dati anagrafici, luogo di nascita e indirizzo di fatturazione.
Indicare un nome utente, la password e il nome dell’indirizzo PEC.
Inviare i documenti richiesti.
Verificare l’identità.
Attivare la casella di posta elettronica certificata.

I documenti da inviare

Affinché la procedura vada a buon fine è necessario scaricare i documenti generati dalla piattaforma, scansionarli e inviarli in formato JPG, PNG o GIF. Alcuni gestori offrono anche la possibilità di fotografare i documenti con uno smartphone e provvedere al relativo invio. L’importante è che siano leggibili.

Quindi, bisogna inoltrare al gestore:

copia fronte - retro di un documento di riconoscimento in corso di validità, quale ad esempio carta d’identità, patente di guida o passaporto;
copia fronte - retro del codice fiscale;
documento con la richiesta di attivazione della PEC.

Conferma dell’identità: che cos’è e cosa bisogna fare

La conferma dell’identità è un procedimento attraverso cui viene riconosciuto il titolare della casella di posta elettronica certificata. Tale procedura può essere effettuata optando per una delle seguenti modalità:

SPID
Firma Digitale con PIN e dispositivo di firma collegato al computer
Firma Remota con credenziali e app per generare il codice OTP
CIE, ovvero la Carta di Identità Elettronica che può essere utilizzata tramite lettore NFC collegato al computer oppure con l’app CieID da smartphone o tablet dotato di interfaccia NFC
CNS, ovvero la Carta Nazionale dei Servizi attiva, con PIN rilasciato in sede di attivazione e lettore compatibile collegato al computer
Webcam. In tal caso bisogna fare una videochiamata con operatore per confermare la propria identità.

Tale operazione richiede, generalmente dalle 24 ore fino a massimo 3 giorni. Una volta confermata l’identità si riceverà comunicazione dell’attivazione della propria PEC che finalmente sarà pronta all’uso. Non si deve fare altro che accedere al servizio di webmail del proprio gestore utilizzando le credenziali inserite in sede di registrazione e inviare e ricevere messaggi proprio come una normale casella di posta elettronica.

Quanto costa aprire una PEC personale

Ogni gestore propone degli abbonamenti con prezzi differenti. Ci sono anche dei gestori che permettono di ottenere una PEC gratuita con SPID o comunque con prezzi irrisori. A titolo di esempio:

Su Aruba è possibile acquistare una PEC standard al costo di 5 euro più Iva il primo anno. A partire dal secondo anno si paga 9,90 euro più iva all’anno.
Grazie a Postecertifica di Poste Italiane, invece, è possibile ottenere la propria PEC personale ad un prezzo pari a 7 euro all’anno IVA inclusa

Vi sono inoltre alcuni gestori che permettono per un certo periodo di tempo di sfruttare la propria PEC in modo del tutto gratuito, per poi passare ad un piano di abbonamento. Il consiglio è di dare un’occhiata ai prezzi proposti dai vari gestori e optare per la soluzione più in linea con le proprie esigenze pratiche e di budget.

Come aprire una PEC professionale o aziendale

La PEC è strumento essenziale per la comunicazione ufficiale delle imprese, sia con la Pubblica Amministrazione che con clienti, dipendenti e qualsiasi interlocutore istituzionale. Grazie alle Posta Elettronica Certificata, d’altronde, si ha a disposizione un metodo sicuro e legalmente valido per scambiare documenti e informazioni.

Chi ha l’obbligo della PEC

Stando alle disposizioni vigenti, hanno l’obbligo di dotarsi di almeno una casella PEC tutte le società iscritte presso il Registro delle Imprese. Sono incluse, pertanto, le società di capitali, le società cooperative e le società estere con sede in Italia. Anche i professionisti che sono iscritti presso ordini o collegi e le amministrazioni pubbliche devono utilizzare la PEC per inviare le comunicazioni ufficiali. Ma come aprirne una?

Aziende e professionisti: gli step per aprire una PEC

Proprio come già visto per aprire una PEC personale, anche nel caso di posta elettronica certificata per aziende e professionisti bisogna seguire determinati step.

Scegliere un provider autorizzato e accreditato presso l’AgID.
Inserire i dati richiesti, quali ad esempio dati anagrafici dell’azienda, indirizzo di fatturazione e numero partita Iva.
Indicare un nome utente, la password e il nome dell’indirizzo PEC. Soffermandosi su quest’ultimo punto, è possibile optare per un dominio neutro oppure associare un proprio dominio personalizzato in modo tale da riportare il nome della propria azienda.
Inviare i documenti richiesti. Tra questi, a differenza della PEC ad uso personale, potrebbe essere richiesta la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà con firme autografe.
Verifica dell’identità. A tal proposito è bene sottolineare che la PEC ha valore legale e pertanto richiede l’identificazione digitale dell’intestatario.
Attivazione della casella di posta elettronica certificata.

I documenti da inviare e conferma dell’identità

Anche in questo caso, affinché la procedura vada a buon fine bisogna scaricare i documenti generati dalla piattaforma, scansionarli e inviarli in formato JPG, PNG o GIF. In particolare bisogna inoltrare al gestore:

copia fronte - retro di un documento di riconoscimento in corso di validità, quale ad esempio carta d’identità, patente di guida o passaporto;
documento con la richiesta di attivazione della PEC;
potrebbe essere richiesta copia del certificato di attribuzione partita Iva. Tale dato serve per l’identificazione fiscale e amministrativa assieme allo SDI di fatturazione elettronica.

Per quanto riguarda la conferma dell’identità, è possibile optare per:

SPID
Firma Digitale con PIN e dispositivo di firma collegato al computer
Firma Remota con credenziali e app per generare il codice OTP
CIE, ovvero la Carta di Identità Elettronica che può essere utilizzata tramite lettore NFC collegato al computer oppure con l’app CieID da smartphone o tablet dotato di interfaccia NFC
CNS, ovvero la Carta Nazionale dei Servizi attiva, con PIN rilasciato in sede di attivazione e lettore compatibile collegato al computer
Webcam. In tal caso bisogna fare una videochiamata con operatore per confermare la propria identità.

Tale procedura avviene generalmente nell’arco di 24 ore fino a massimo tre giorni. Una volta confermata l’identità verrà inviata apposita comunicazione dell’attivazione della PEC.

Quanto costa aprire una PEC aziendale o professionale

Ogni provider propone dei pacchetti e degli abbonamenti con prezzi differenti. Ci sono anche dei gestori che offrono la possibilità di provare il servizio per un certo lasso temporale, generalmente di 6 mesi, prima di sottoscrivere un abbonamento annuale. Entrando nei dettagli dei costi, a titolo di esempio interesserà sapere che:

Aruba PEC offre diversi piani come la PEC Pro e Premium, le quali costano rispettivamente 25 euro più Iva l’anno e 40 euro più Iva l’anno.
InfoCert propone Legalmail Professional grazie a cui è possibile aprire la propria Pec a partire da 12,90 euro più Iva all’anno.

Si suggerisce di confrontare i vari prezzi e servizi offerti dai diversi provider in modo tale da individuare la soluzione più adatta alle proprie esigenze aziendali e dal punto di vista sia operativo che finanziario.