Come creare uno spazio di lavoro basato sulle esigenze dei lavoratori

Oggi si parla tanto di employee experience e di people engagement e le aziende sono costantemente alla ricerca di metodi per costruire esperienze positive e per ingaggiare efficacemente i propri collaboratori. Se a questo aggiungiamo, poi, la crisi che lo smart working ha determinato per l’ufficio (o almeno per l’ufficio come lo conoscevamo fino a qualche anno fa), va da sé che creare uno spazio di lavoro costruito appositamente per rispondere ai bisogni e alle esigenze delle persone è diventato oggi uno dei principali obiettivi condivisi dalle aziende.

Potrebbe sicuramente sembrare ai più un obiettivo ambizioso ma, proprio per questo, abbiamo deciso in questa sede di affrontare l’argomento tramite l’analisi degli elementi chiave che hanno trasformato il case study italiano di un’azienda del settore leasing e factoring in un caso di successo.

I success factors per ripensare lo spazio di lavoro

• analizzare come lo spazio viene vissuto e per quali motivi: sappiamo davvero come vivono le persone lo spazio di lavoro, cosa sfruttano o apprezzano maggiormente di questo (e cosa meno) sia nel caso dell’ufficio fisico che di quello remoto? L’azienda in questione ha approcciato il problema conoscendo a fondo lo status quo relativo all’utilizzo dello spazio di lavoro, in modo da potersi poi indirizzare verso un redesign dell’ufficio davvero funzionale per i lavoratori;
• raccogliere spunti da tutti: spesso nelle aziende c’è un grande valore inespresso - quello delle persone. Nel caso studio, è risultato fondamentale sondare il terreno chiedendo spunti e idee di implementazione direttamente a chi si sarebbe trovato a vivere quotidianamente (o quasi) il nuovo spazio di lavoro. Da una simile indagine, infatti, potrebbero emergere esigenze hardware (come avere dei dispositivi per ascoltare la musica in ufficio), software (come un tool di prenotazione degli spazi comprensivo anche delle aree parcheggio) o di design (come la predisposizione di stanze adatte a più configurazioni, volte ad accogliere anche attività extra lavorative);
• individuare una location adeguata e strategica: la pandemia e l’avvento della modalità di lavoro ibrida ha aperto le porte a spazi di lavoro anche più piccoli ma collocati in luoghi più strategici per il business e per le persone. Questo è quindi il momento giusto per cavalcare l’onda anche in ottica di sostenibilità ambientale preferendo sedi in punti nevralgici della città, come fatto dall’azienda in questione.
• disegnare gli interni accompagnati da esperti: farsi accompagnare da esperti lungo il cammino è sicuramente fondamentale. Anche per il supporto architettonico risulta vincente la scelta dell’azienda di preferire esperti e soluzioni people-driven, senza abbandonare mai del tutto la nave - solo chi conosce a fondo e vive l’azienda può infatti interpretare al meglio le esigenze dell’organizzazione e delle persone;

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• scouting tecnologico: la tecnologia è una presenza essenziale negli smart office di oggi. Individuare le tecnologie che meglio riescano a incontrare le esigenze e i bisogni individuati dalle persone risulta quindi chiave, magari con un occhio attento verso l’incontro tra tecnologia e sostenibilità come fatto nel nostro caso studio;
• individuare il nuovo paradigma del lavoro: nuovi spazi di lavoro e nuove configurazioni dell’ufficio portano necessariamente con sé un ripensamento del framework di lavoro entro cui l’azienda si muove. Anche per la nostra azienda, quindi, si è reso necessario ridefinire le linee che individuano il perimetro della nuova modalità di lavoro ibrida;
• disegnare le policy a supporto dei nuovi spazi, sia fisici che virtuali: affinché il nuovo spazio sia vissuto efficacemente dalle persone, risulta chiave andare a individuare le linee guida in grado di supportare non solo la vivibilità dello spazio fisico ma, come fatto nel caso di studio in oggetto, anche l’intreccio di questo con lo spazio quello virtuale e - quindi - andare a creare anche una policy di collaborazione digitale e ibrida;
• individuare change agent interni all’azienda: affinché i cambiamenti implementati aderissero su tutta la popolazione aziendale, è risultato essenziale che l’azienda riconoscesse di avere bisogno di un supporto. Ecco che entrano in gioco le figure chiave degli agenti del cambiamento che, supportando il progetto come ambassador, riescono a diffondere l’indirizzo aziendale, intercettare le resistenze e indirizzarle al meglio;
• istituire un sistema di monitoraggio continuo: anche una volta disegnato uno spazio di lavoro in grado di rispondere alle esigenze delle persone e implementato un framework di policy e comunicazione a confronto, è risultato essenziale per la nostra azienda essere cosciente del fatto che si possa sempre migliorare. Proprio per tale finalità giocano quindi un ruolo essenziale survey periodiche e help desk dedicati volti a indagare costantemente la vivibilità dello spazio e a intercettare per tempo gli eventuali nuovi bisogni.

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L’ufficio: nuovo luogo di incontro e potente strumento di attraction e retention

La crisi dell’ufficio portata dallo smart working ha portato quindi con sé una necessità di reinventare il principale scopo di questo luogo di lavoro, ed è ormai chiaro a tutti come questo non sia più semplicemente il luogo da cui svolgere la propria prestazione lavorativa ma, principalmente, un luogo di incontro tra persone - con un’importante e nuova valenza sociale oltre che professionale. Per adeguare lo spazio a queste nuove esigenze, molte aziende si sono quindi mosse proprio con l’obiettivo di tradurle in innovative configurazioni, in grado di abilitare nuovi modi di lavorare e - in generale - di approcciarsi all’organizzazione aziendale.

Ciò che risulta quindi essenziale in un simile processo è adottare un approccio quanto più olistico e bottom-up possibile (come fatto nel citato caso studio), per coinvolgere le persone, raccogliere i loro spunti e cercare di indirizzarli tenendo in considerazione quanti più fattori possibile della vita lavorativa. E questo non solo per offrire uno spazio che abbia un valore intrinseco per i lavoratori (per favorire la presenza nell’era in cui lo svolgimento della prestazione da remoto è ormai stata sdoganata), ma anche per garantire all’organizzazione un posizionamento ben preciso in termini di innovazione aziendale. Perché oggi la variabile dell’ufficio può essere uno strumento essenziale non solo di attraction di talenti e partner commerciali, ma anche di retention.