Come fare una fattura elettronica? Tipologie e fac simile

Fare la fattura elettronica è già obbligatorio dal 2019 per professionisti e imprenditori e lo sarà anche per tutti i forfettari a partire dal 1° gennaio 2024. Tutte le partite Iva avranno dunque l’obbligo di inviare la fattura in formato elettronico, indipendentemente dall’ammontare di ricavi generati, pena la nullità del documento.

La fattura elettronica è quel documento in formato digitale .xml. che viene emesso e inviato tramite i sistemi informatici. La sua autenticità e integrità è garantita dalla presenza della firma elettronica (di colui che emette la fattura elettronica) e dal fatto che la trasmissione avviene tramite uno specifico Sistema di Interscambio che svolge anche la funzione di controllo del documento.

Per rispettare la normativa, imprese e professionisti utilizzano dei software a pagamento con i quali emettere e ricevere le fatture in formato elettronico, utili anche per la loro conservazione.

Per aiutare il passaggio, Fatture in Cloud rende disponibile una guida di base a come funziona la fatturazione elettronica, contenete le nozioni principali sulla materia. Ma non solo: offre ai forfettari la straordinaria opportunità di ottenere la Licenza Standard a metà prezzo.

Vediamo quindi come fare e come si invia una fattura elettronica e come fare per ricevere quelle emesse da altre imprese e professionisti.

Come fare una fattura elettronica_Fatture in cloud Fonte Money.it

Come fare una fattura elettronica

Partiamo subito con i passaggi per compilare la fattura elettronica e le informazioni da conoscere per la sua gestione e conservazione.

• Compilazione della fattura elettronica: una partita Iva che deve emettere una fattura può utilizzare un software dedicato per compilare tutti i campi del documento inserendo i dati dell’emittente e quelli dell’intestatario, il Codice Destinatario (essenziale per la ricezione diretta sugli applicativi web) oltre a elementi fondamentali quali la descrizione del prodotto fatturato e l’importo.
• Firma digitale: una volta che la fattura è pronta viene firmata digitalmente dal sistema tramite la firma digitale e la marca temporale. Questo sigillo digitale garantisce l’integrità del file e ne attesta l’assenza di manomissioni, fungendo da garanzia sulla validità del documento.
• Invio tramite il Sistema di Interscambio: la fattura completa e certificata viene inviata al destinatario attraverso il Sistema di Interscambio, un meccanismo garantito dalla Pubblica Amministrazione per assicurare una consegna sicura e conforme alle normative. Questo processo è bidirezionale e vale sia per l’invio che per la ricezione delle fatture elettroniche.
• Notifica sullo stato dell’invio: dopo la consegna, il Sistema di Interscambio invia notifiche al mittente, informandolo sullo stato dell’invio. Queste notifiche includono avvisi di recapito, lettura e segnalazioni di eventuali errori nella consegna. L’intero processo è progettato per garantire chiarezza, efficienza e produttività.
• Conservazione a norma di legge: l’ultima fase è quella della conservazione dei documenti transitati tramite il Sistema di Interscambio. Le fatture elettroniche, infatti, per legge devono essere conservate digitalmente per almeno 10 anni.

Tipologie di fattura elettronica

La fattura elettronica, fondamentale documento che attesta transazioni commerciali, si articola in diverse tipologie, ciascuna adattata a specifiche esigenze. Vediamo insieme le principali:

1. Fattura pro-forma: la fattura pro-forma, anche conosciuta come avviso di parcella in ambito professionale, anticipa la fattura ufficiale. Senza valore fiscale, offre flessibilità nella correzione di errori prima della creazione del documento fiscale definitivo. Il ricevente può verificarne la correttezza, rendendola uno strumento utile per fornire una panoramica dettagliata dei beni o servizi prima del pagamento effettivo.
2. Fattura immediata: questo tipo di fattura è quella più comune. Deve essere emessa il giorno stesso della transazione, garantendo tempestività e trasparenza nella registrazione delle vendite o prestazioni di servizi. La fattura elettronica immediata deve essere inviata al cliente entro 12 giorni dal momento in cui avviene la vendita o la prestazione.
3. Fattura differita: la fattura differita si integra con i Documenti di Trasporto (DDT), seguendo la consegna della merce. Deve essere emessa entro il 15° giorno del mese successivo alla consegna, presentando un riepilogo delle transazioni del mese, inclusi i dati del DDT.
4. Fattura d’acconto: la fattura d’acconto documenta l’importo già incassato a seguito di un acconto da parte del cliente, sia per beni che per servizi. Deve essere emessa entro la data di pagamento effettivo.
5. Fattura anticipata: la fattura anticipata prevede il pagamento anticipato prima che avvenga la transazione. A differenza della pro-forma, è una fattura completa e conforme alla normativa.
6. Fattura semplificata: limitata a un importo massimo di 400 euro, comprensivo di Iva, la fattura semplificata è un’opzione comoda per alcuni contribuenti, prevista dall’art. 21-bis del DPR n. 633/72. Contiene meno informazioni rispetto a una fattura ordinaria ma è altrettanto valida, a eccezione delle cessioni intracomunitarie.
7. Fattura intracomunitaria: le fatture intracomunitarie si applicano alle operazioni con soggetti residenti nell’Unione Europea, seguendo regole specifiche per fatturazione e registrazione contabile.
8. Autofattura: emessa dal soggetto stesso, l’autofattura serve a regolarizzare operazioni fiscali interne, come previsto dalla legge.
9. Fattura per campioni gratuiti e omaggi: la fattura per campioni gratuiti non prevede l’applicazione dell’IVA, poiché si riferisce a campioni contrassegnati e di valore ridotto. Nella fattura per omaggi, l’applicazione dell’IVA dipende dal fatto che l’omaggio sia rilevante per l’attività dell’impresa.
10. Fattura cointestata: la fattura cointestata si emette quando una prestazione coinvolge più parti, come nel caso di servizi professionali con più beneficiari.
11. Note di variazione: le note di credito e di debito vengono emesse per correggere importi superiori o inferiori rispetto agli accordi iniziali, regolando l’IVA e l’imponibile.
12. Fattura accompagnatoria e DDT: la fattura accompagnatoria integra dati fiscali con informazioni sul trasporto dei beni, accompagnando la fornitura. Il Documento di Trasporto (DDT) è essenziale in questa fase, precedendo l’emissione della fattura e richiedendo una conservazione obbligatoria a norma di legge.

I codici della fattura elettronica

Per garantire una corretta interpretazione della fattura elettronica da parte del Sistema di Interscambio, è essenziale utilizzare dei codici specifici. Questi codici, necessari per rendere il documento comprensibile, sono descritti dettagliatamente nelle “specifiche tecniche”, un documento dell’Agenzia delle Entrate. All’interno dei documenti .xml. trasmessi al Sistema di Interscambio, è possibile inserire i seguenti codici:

• Codice destinatario: utilizzato solo per le fatture elettroniche destinate ai privati. È un codice alfanumerico e composto da 7 cifre;
• CUU (Codice Unico Ufficio): utilizzato in caso di fattura destinata alla Pubblica Amministrazione; il codice ha 6 caratteri;
• CIG (Codice Identificativo Gara): utilizzato nella fattura elettronica PA per identificare un contratto pubblico stipulato in seguito ad una gara d’appalto. È costituito da dieci caratteri alfanumerici e ha lo scopo di tracciare i pagamenti relativi ai contratti pubblici;
• CUP (Codice Unico Progetto) utilizzato nella fattura elettronica PA per identificare un progetto di investimento pubblico;
• IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni): utilizzato per permettere allo SdI (Sistema di Interscambio) di identificare l’ente pubblico a cui è destinata la fattura elettronica.

Codici TD (Tipo documento), per identificare la tipologia di documento fiscale trasmesso:

• TD01: fattura;
• TD02: acconto/anticipo su fattura;
• TD03: acconto/anticipo su parcella;
• TD04: nota di credito;
• TD05: nota di debito;
• TD06: parcella;
• TD16: integrazione fattura con reverse charge;
• TD17: integrazione/autofattura per acquisto dall’estero;
• TD18: integrazione per acquisto di beni intracomunitari;
• TD19: integrazione/autofattura per acquisto di beni;
• TD20: autofattura per regolarizzazione e integrazione delle fatture;
• TD21: autofattura per plafond;
• TD22: estrazione beni da Deposito IVA;
• TD23: estrazione beni da Deposito IVA con versamento della stessa;
• TD24: fattura differita collegata al DDT;
• TD25: fattura differita per cessione di beni per un terzo su richiesta del cedente;
• TD26: cessione di beni ammortizzabili e per passaggi interni;
• TD27: fattura per autoconsumo o per cessioni gratuite senza rivalsa.

Codici Natura Iva (N) per specificare la natura dell’operazione IVA:

• N1: esclusi ex art.15 del DPR 633/72 (interessi moratori, delle penalità sui ritardi o di altri inadempimenti contrattuali);
• N2: non soggetti a IVA ai sensi degli artt. Da 7 a 7- septies del DPR 633/72:
• N2.1: per operazioni non soggette a imposta;
• N2.2: per i forfettari;
• N3: per le operazioni non imponibili:
• N3.1: sulle esportazioni extra UE;
• N3.2: sulle esportazioni intra UE;
• N3.3: sulle esportazioni verso operatori della Repubblica San Marino;
• N3.4: sulle operazioni assimilate alle cessioni all’esportazione per servizi o connessi agli scambi internazionali;
• N3.5: nei confronti di esportatori abituali che utilizzano il plafond e che hanno rilasciato la dichiarazione d’intento;
• N3.6: altre operazioni che non concorrono alla formazione del plafond;
• N4: per operazioni esenti IVA;
• N5: regime del margine/IVA non esposta in fattura (operazioni sui beni usati, sull’editoria e da parte delle agenzie di viaggio che non indicano l’imposta);
• N6: per le operazioni sul reverse charge o autofattura per acquisti extra UE di servizi ovvero per importazioni di beni nei soli casi previsti:
• N6.1: per la cessione di rottami e altri materiali di recupero;
• N6.2: per la cessione di oro e argento puro;
• N6.3: per i subappalto nel settore edile;
• N6.4: per la cessione di fabbricati;
• N6.5: per la cessione di telefoni cellulari;
• N6.6: per la cessione di prodotti elettronici;
• N6.7: per le prestazioni comparto edile e settori connessi;
• N6.8: per le operazioni settore energetico;
• N6.9: per altri casi che non rientrano nelle precedenti nature e dove si prevede che l’utilizzo dell’inversione contabile sia da escludere per le prestazioni a committenti UE;
• N7: per l’IVA assolta in altro stato UE (vendite a distanza e prestazione di servizi di telecomunicazioni, teleradiodiffusione ed elettronici ex art. 7-sexies lett. f, g, art. 74- sexies DPR 633/72).

Codici per le ritenute previdenziali (RT):

• RTo1: persone fisiche;
• RT02: persone giuridiche;
• RT03: contributo INPS;
• RT04: contributo ENASARCO;
• RT05: contributo ENPAM;
• RT06: altro contributo previdenziale.

I software per fare una fattura elettronica

Ci sono diversi software a pagamento - come Fatture in Cloud - che permettono di fare la fattura elettronica in maniera semplice e veloce, così come altri gratuiti come quello realizzato dalle Camere di Commercio.

Dovete sapere però che la fattura elettronica può essere compilata direttamente nell’area personale presente nel sito dell’Agenzia delle Entrate tramite il servizio dedicato, con alcuni passaggi in più rispetto ai software a pagamento.

Fattura elettronica: Fatture in Cloud e sito Agenzia delle Entrate a confronto

Quando si tratta di scegliere come adempiere all’obbligo di fatturazione elettronica, entrano in gioco fattori decisivi come la semplicità di utilizzo e l’offerta di servizi aggiuntivi che consentono all’utente di risparmiare tempo ed evitare errori.

Vediamo di seguito le differenze tra l’utilizzo del portale dell’Agenzia delle Entrate e l’utilizzo di un software specializzato, come Fatture in Cloud.

Innanzitutto, è importante sottolineare che la fattura elettronica non si limita a un semplice invio di un documento PDF via email, ma implica l’elaborazione di un formato specifico, .xml., da trasmettere attraverso lo SDI all’Agenzia delle Entrate.

L’Agenzia delle Entrate offre la possibilità di compilare gratuitamente le fatture elettroniche tramite il proprio portale. Tuttavia, il processo di creazione, invio e conservazione delle fatture è molto più lungo e complesso.

• Con la piattaforma gratuita dell’Agenzia Entrate non esiste infatti alcun automatismo per il calcolo degli importi in fattura, a parte il calcolo dell’Iva: eventuali ritenute d’acconto o l’addebito in fattura di contributi previdenziale devono essere inseriti a mano.
• La numerazione e la data della fattura vanno messi manualmente.
• Con il software dell’Agenzia Entrate si possono solo creare le fatture poi occorre connettersi al portale fatture e corrispettivi per inviarle.
• Inoltre, sull’applicazione dell’Agenzia Entrate non si ricevono le ricevute di accettazione e di scarto delle fatture e occorre entrare nell’area riservata per monitorare.

I software di fatturazione elettronica a pagamento si differenziano in modo sostanziale dal servizio dell’Agenzia delle entrate in termini di efficienza e personalizzazione, agevolando la gestione delle fatture emesse e ricevute. Questi software non solo semplificano il processo, ma forniscono anche strumenti aggiuntivi come scadenzari e previsioni delle tasse, migliorando la gestione complessiva dell’attività.

Vediamo di seguito tutti i vantaggi del servizio di fatturazione elettronica di Fatture in Cloud:

• Maggiore leggibilità: Fatture in Cloud semplifica la lettura delle fatture grazie all’automazione della conversione nel formato .xml. che elimina la noiosa necessità di conversioni manuali richieste dal portale dell’Agenzia delle Entrate. Ciò significa leggibilità istantanea e senza complicazioni.
• Interfaccia utente intuitiva: con un’interfaccia intuitiva e semplice, il software di Fatture in Cloud rende il processo di emissione e gestione delle fatture più accessibile. A differenza del portale dell’Agenzia delle Entrate, Fatture in Cloud si presenta come una soluzione facilmente comprensibile e all’avanguardia.
• Collaborazione diretta con il commercialista: un aspetto distintivo di Fatture in Cloud è la possibilità di condividere direttamente i documenti con il commercialista. Questo agevola la collaborazione e consente al professionista di esaminare e intervenire sulle fatture prima dell’invio, contribuendo a una gestione contabile più precisa.
• Salvataggio di bozze: Fatture in Cloud consente il salvataggio delle bozze delle fatture, offrendo la flessibilità di apportare modifiche e revisioni prima della trasmissione. Questa funzionalità è particolarmente utile per coloro che desiderano avere un controllo più attento dei propri documenti fiscali.
• Gestione automatica della conservazione: Fatture in Cloud consente di automatizzare il processo di conservazione, evitando la tediosa procedura manuale richiesta dal portale dell’Agenzia delle Entrate. Dal momento dell’apposizione di firma e marca temporale all’archiviazione in conformità con le leggi vigenti, il software di Fatture in Cloud gestisce autonomamente tutto il processo, risparmiando tempo e assicurando la conformità alle normative in vigore.
• Risparmio di tempo e semplificazione: l’adozione di Fatture in Cloud si traduce in un notevole risparmio di tempo nella gestione delle pratiche fiscali. Il software semplifica la complessità normativa associata alla fatturazione elettronica, consentendo agli imprenditori di concentrarsi maggiormente sulla gestione efficiente e organizzata delle proprie attività.

In collaborazione con Fatture in Cloud