Dal buddy al catch up: 4+1 consigli per facilitare l’ingresso di nuove risorse in azienda

Onboarding significa letteralmente “salire a bordo”, rappresenta la fase di inserimento delle nuove risorse in azienda.
Il processo di onboarding ha lo scopo di favorire l’inserimento a livello lavorativo e sociale della persona fornendole tutti gli strumenti e le informazioni necessarie per orientarsi all’interno dell’azienda, per comprendere e svolgere al meglio il proprio lavoro e sentirsi parte di un gruppo.

I primi tempi in azienda sono cruciali in quanto da essi dipende la decisione del nuovo assunto di rimanere o scegliere di andarsene. Secondo Gallup, infatti, il turnover dei dipendenti può raggiungere il 50% nei primi 18 mesi di lavoro. L’onboarding risulta quindi un momento estremamente delicato poiché bisogna aiutare il nuovo assunto a sentirsi a proprio agio in un ambiente nuovo, con regole e dinamiche specifiche.

Inoltre bisogna considerare che i primi mesi di lavoro non sono un momento di prova soltanto per la nuova risorsa ma anche per l’azienda stessa che deve a sua volta dimostrare quanto raccontato durante i colloqui riguardo al proprio ambiente, ai propri valori e continuare nutrire l’entusiasmo del nuovo assunto guidandolo alla scoperta della nuova realtà lavorativa.

Le aziende che non prestano cura a questo momento cruciale rischiano di compromettere la fiducia dei nuovi assunti, il loro entusiasmo, il livello di coinvolgimento e motivazione. Secondo lo studio del Brandon Hall Group “The true cost of a bad hire” le organizzazioni con un solido processo di onboarding migliorano dell’82% la fidelizzazione dei nuovi assunti e di oltre il 70% la produttività.

4 consigli + 1 per un onboarding efficace

Ora che abbiamo chiarito l’importanza di questa fase spesso sottovalutata, vediamo insieme alcuni consigli per facilitare l’inserimento in azienda di nuove risorse.

1) Giocare d’anticipo

Affinché l’inserimento della persona in azienda sia davvero efficace, è opportuno pianificare in anticipo tutte le attività da svolgere per accogliere e guidare il nuovo assunto e individuare le figure che saranno coinvolte in ciascuna di esse.
L’onboarding non si esaurisce con il primo giorno di lavoro ma è un percorso la cui durata dipende dall’azienda stessa, dalla sua complessità, dalla sua cultura. È consigliabile dunque strutturare la checklist in diverse sezioni - ad esempio: pre onboarding, primo giorno, prima settimana, dopo una settimana, dopo tre mesi etc. - così da avere una visione chiara del percorso e degli obiettivi di ciascuna fase.
L’utilizzo di una checklist standardizzata comporta un considerevole risparmio di tempo e aiuta ad evitare dimenticanze. Nel caso vi siano particolari eccezioni e/o requisiti specifici rispetto al ruolo del nuovo assunto, questi potranno poi essere di volta in volta integrate all’interno della checklist di base.

2) Guidare la nuova risorsa alla scoperta dell’azienda in maniera digitale

Come precedentemente detto, una delle finalità dell’onboarding è fornire al nuovo assunto tutte le informazioni e strumenti necessari per poter svolgere al meglio il proprio lavoro e inserirsi nel gruppo. Perché ciò accada è essenziale raccogliere e predisporre in maniera accurata tutti i materiali formativi necessari per aiutare a comprendere la nuova realtà lavorativa in termini di politiche aziendale, processi e il proprio ruolo. Per fare questo è possibile utilizzare diverse modalità: video presentazioni, tutorial, slide, documenti digitali e anche quiz e attività interattive erogati tramite apposite piattaforme e applicazioni mobile.

3) Non trascurare l’aspetto sociale

Prima di essere un collaboratore, un nuovo assunto è una persona. Per questa ragione, è fondamentale assicurare una giusta accoglienza affinché possa sentirsi parte integrante dell’azienda. Alcune azioni consigliate sono: inviare alla nuova risorsa una mail di benvenuto con tutte le informazioni essenziali per il primo giorno di lavoro; comunicare in anticipo il nuovo ingresso al team, così che tutti siano informati e si adoperino per accogliere il nuovo collega; programmare le attività esplorative del primo giorno; fornire un kit di benvenuto.

4) Assegnare un buddy

Come abbiamo più volte ribadito, in fase di onboarding dobbiamo aiutare la persona ad inserirsi dal punto di vista professionale e personale. Conseguentemente è importante assegnare alla nuova risorsa una figura di riferimento che possa aiutarla a conoscere il team, a socializzare, ad ambientarsi più velocemente, a entrare nelle dinamiche interne dell’azienda e a conoscere il territorio nel caso provenga da fuori. Questo è il ruolo del buddy, appunto

Catch up! Organizza dei one to one periodici tra referente e nuova risorsa

Oltre al buddy, ovviamente è fondamentale che la nuova risorsa abbia un punto di riferimento anche dal punto di vista lavorativo, una persona alla quale e dalla quale ricevere feedback per crescere e migliorarsi. Dal momento che l’onboarding non si esaurisce con il primo giorno di lavoro è importante pianificare dei one to one tra il referente e la nuova risorsa per creare fin da subito un dialogo. L’obiettivo di questi incontri è capire come sta andando l’esperienza, quali sono le difficoltà che incontra, di che cosa ha bisogno per svolgere il suo lavoro al meglio, in che cosa l’azienda e la persona stessa possono migliorarsi per rendere il percorso ancora più positivo.

Poiché i primi mesi sono i più delicati, è opportuno prevedere dei one to one più frequenti (es. uno ogni due settimane); dopo questo periodo di assestamento, è consigliato mantenere questa abitudine costruttiva per entrambe le parti ma con frequenza minore a discrezione dell’azienda (es. uno ogni 3 mesi).