Sfatiamo il diffuso mito che identifica la digital transformation come un processo di digitalizzazione piuttosto che una progettualità strategica.
Quando si parla di digital transformation sarebbe opportuno parlare, per completezza, di strategia di digital transformation, facendo riferimento allo sviluppo di una tabella di marcia per la trasformazione digitale a breve e lungo termine, guidata dai risultati aziendali e non dalla tecnologia.
Le aziende di tutte le dimensioni hanno avviato programmi di trasformazione digitale e molte stanno raccogliendo risultati invidiabili, come il miglioramento dell’efficienza, la massimizzazione dei ricavi e la riduzione dei costi operativi.
In effetti, un recente sondaggio che ha coinvolto i professionisti del settore, ha rilevato che il 92% delle aziende sta già perseguendo la trasformazione digitale, evidenziando, tuttavia, anche la presenza di situazioni molto diverse tra di loro, con vari gradi di maturità e di successo.
È interessante notare che il 50% dei dirigenti d’azienda dichiara che la mancanza di strategia sulla digital transformation rappresenta l’ostacolo principale per il raggiungimento del potenziale digitale delle organizzazioni, a riprova del fatto che troppo spesso vengono intraprese iniziative spot prive di un inquadramento più ampio a livello di vision.
Per disegnare una strategia efficace per la propria organizzazione bisogna compiere un primo passo essenziale: analizzare e comprendere i processi e la catena del valore aziendale. Con l’ausilio di canvas e di focus group interdipartimentali si potrà disegnare il diagramma di Porter per evidenziare i processi primari e secondari allo scopo di analizzarne e comprenderne il ruolo e la rilevanza strategica per l’organizzazione, guidando, così, la strategia di trasformazione digitale.
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D’altra parte “non è sufficiente digitalizzare i processi, ma c’è bisogno di creare da zero nuovi processi digitali”, come dice spesso il Ceo e co-founder di Seedble, Giovanni Tufani.
Il ruolo di strumenti e software
Le aziende si rendono conto di quanto la digital transformation sia essenziale per l’evoluzione del proprio business, ma allo stesso tempo hanno difficoltà ad affrontarla, a volte perché mancano delle risorse interne con il giusto know how, altre perché non investono nelle giuste tecnologie o non le considerano una spesa prioritaria.
Seppure non rilevanti quanto l’assetto strategico di base, i giusti strumenti digitali sono essenziali per produrre una serie di vantaggi all’interno dell’organizzazione, come, ad esempio:
- ottimizzazione del tempo;
- tempi di commercializzazione più rapidi;
- maggiori ritorni sull’investimento;
- una migliore comunicazione interna ed esterna;
- centralizzazione delle informazioni;
- migliore customer experience;
- fidelizzazione dei clienti ed incremento delle vendite.
Qui di seguito identifichiamo i 10 principali ambiti in cui l’azienda può implementare innovazioni digitali per migliorare le proprie performance:
Suite collaborative
Nella disamina degli strumenti di trasformazione digitale è impossibile ignorare le suite collaborative basate su cloud.
Mai come al giorno d’oggi la mobilità è fondamentale per gli employee, che hanno bisogno di accedere a dati e risorse in qualsiasi momento e da device differenti.
Per sviluppare e far crescere l’organizzazione, pertanto, è importante imparare ad utilizzare una suite collaborativa.
Ad esempio, G Suite di Google include una serie di noti strumenti, come Gmail, Documenti, Drive e Calendar. Le persone possono condividere le informazioni in tempo reale e avere accesso a un set completo di strumenti per una migliore comunicazione e collaborazione sul lavoro.
Nel mondo Microsoft, Office 365 fornisce una suite di collaborazione che facilita la comunicazione aziendale, lo scambio, l’archiviazione delle informazioni e la gestione delle attività aziendali grazie a strumenti come Word, Excel, Teams, Outlook e OneDrive.
In quanto elemento fondamentale e fondamento di un ambiente di lavoro digitale, una suite collaborativa offre vantaggi significativi, come:
- gestire i dati aziendali
- eseguire funzioni aziendali critiche
- organizzare le attività in modo olistico in tutta l’organizzazione
Strumenti di comunicazione
Una buona comunicazione è un prerequisito per il successo di qualsiasi azienda, influendo quotidianamente sulla produttività e sulla soddisfazione dei clienti interni ed esterni.
Le tecnologie digitali stanno trasformando il modo di lavorare (e, dunque, di comunicare) delle persone, che non sono più vincolate dai limiti di un ufficio fisico.
Ecco perché è necessario adattare il modo in cui l’organizzazione comunica per supportare le attività dei dipendenti sul campo, in ogni parte del mondo.
Essenziali quindi strumenti come Skype, Zoom e Google Meet e Google Chat per portare la comunicazione ad un livello superiore con le videoconferenze e le conversazioni face to face. A differenza della posta elettronica, in cui le informazioni non sono modificabili e possono essere smarrite o distribuite in modo errato, le piattaforme di comunicazione digitale centralizzano tutte le informazioni importanti e costituiscono il punto di riferimento principale per tutte le comunicazioni aziendali.
Con strumenti come Slack o Microsoft Teams, ad esempio, è possibile creare gruppi di lavoro dedicati per assicurarsi che tutti i soggetti coinvolti in un progetto o in un team siano ben informati. Questo a vantaggio non solo della migliore circolazione delle informazioni, ma anche di un migliore coinvolgimento delle parti interessate nei processi chiave. Grazie a questi strumenti, tutti i membri del team possono contribuire alla discussione proponendo soluzioni, fornendo feedback o rispondendo a domande, con ricadute positive in termini di engagement e di produttività delle persone.
Strumenti Crm
I sistemi Crm (Customer Relationship Management) possono svolgere un ruolo primario nel successo di una strategia di trasformazione digitale.
Per rimanere competitivi, è necessario stare al passo con le esigenze sempre più volatili e variegate dei clienti e, da questo punto di vista, un Crm è una soluzione utile per aiutare le aziende a comprendere e soddisfare le esigenze dei clienti, automatizzare molte attività di gestione del database, abbreviare i cicli di vendita e aumentare la fidelizzazione.
Quando si valuta un Crm per la propria azienda, è necessario assicurarsi, da un lato, che sia in grado di fornire le informazioni e i dati di cui si ha bisogno durante i processi di vendita e di assistenza post vendita e, dall’altro, che sia integrabile con altri strumenti aziendali (magazzino, contabilità, ecc).
Sulla base dei dati raccolti dal Crm si possono sviluppare strategie di go-to-market efficaci per non solo soddisfare, ma addirittura anticipare le aspettative dei clienti, così da anticipare i concorrenti, accrescere le conversioni e prevenire l’abbandono del carrello di spesa.
Strumenti di archiviazione cloud
Le soluzioni di archiviazione cloud sono essenziali per le organizzazioni che perseguono scalabilità, flessibilità e gestione ottimizzata delle informazioni.
Il cloud non richiede investimenti hardware, il che consente di ridurre o accrescere rapidamente la capacità in base alle necessità.
Le informazioni archiviate in un cloud sono disponibili a livello globale da qualsiasi sistema in qualsiasi momento, rispondendo alle necessità di un ambiente di lavoro più flessibile e mobile e abilitando nuovi approcci al lavoro.
Infine, un aspetto da non sottovalutare è quello relativo agli standard di sicurezza elevati che queste soluzioni possono offrire, anche e soprattutto in relazione alle sempre più stringenti normative a tutela dei dati sensibili (GDPR - General Data Protection Regulation).
Al giorno d’oggi, infatti, i provider di archiviazione cloud come Google Drive, OneDrive e DropBox dimostrano di essere in grado di fornire gli stessi standard di sicurezza, se non superiori, rispetto alle soluzioni di archiviazione interna.
Strumenti di gestione dei progetti
Gestire un progetto in maniera efficace ed efficiente significa lavorare per ridurre il time to market e per ottenere performance in grado di superare quelle della concorrenza.
Dal punto di vista tecnologico, è importante non solo scegliere il giusto strumento di gestione dei progetti digitali per l’organizzazione, ma anche garantire che lo strumento sia ampiamente adottato al suo interno.
Uno tool di project management efficace aiuterà il team di progetto a:
- creare e pianificare i task e le relative responsabilità
- attenersi alle tempistiche del progetto
- tenere traccia dei progressi
- aumentare l’efficienza e la reattività di risposta alle criticità
- fornire visibilità olistica su tutte le attività ai membri del team e ai manager.
Un esempio di alcune note soluzioni di project management includono Jira, Trello, Monday, Asana e ClickUp. Non esiste un software perfetto in assoluto, ma ciascuno ha i suoi pro e i suoi contro in base alle esigenze dell’azienda. In particolare, è importante capire come questi strumenti particolari si integreranno nell’ambiente di lavoro digitale generale, considerando la suite collaborativa, il cloud e altri strumenti già in uso in azienda.
Strumenti per la gestione della contabilità
La contabilità è spesso considerata noiosa e dispendiosa in termini di tempo, ma rappresenta anche una delle parti della catena del valore che merita maggiore attenzione per garantirne efficienza, sicurezza e accuratezza. Non dimentichiamo che la contabilità permette di misurare lo stato di salute dell’organizzazione monitorando flusso di cassa e redditività.
In questo ambito, investire nei giusti strumenti digitali può aiutare ad accelerare i processi, ridurre i rischi e risparmiare denaro.
La complessità del panorama burocratico, fiscale e procedurale in Italia costringe spesso le aziende a ricorrere ai software utilizzati dei consulenti (Commercialisti): strumenti digitali internazionali come Sage, NetSuite e SAP ERP, oppure soluzioni italiane come TeamSystem, Zucchetti e Passepartout sono ampiamente adottate.
Come scegliere il giusto software di contabilità? Ecco alcuni elementi da prendere in considerazione:
- integrazioni di terze parti
- disponibilità del cloud
- interfaccia utente intuitiva e user friendly
- presenza di funzionalità di reporting e fatturazione
- compatibilità con i sistemi utilizzati da altri dipartimenti aziendali
Soluzioni integrate ERP
Per evitare l’adozione di tanti strumenti diversi per diverse necessità spesso si fa ricorso a sistemi ERP (Enterprise Resource Planner) che possano condividere le informazioni in maniera trasversali tra vari settori aziendali. Un esempio potente e dai costi contenuti può essere Odoo ERP che integra nel suo framework Crm, Progetti, Vendita, E-commerce, magazzino, produzione, contabilità, e molti altri.
Il ruolo delle persone
Le aziende sono organismi complessi la cui attività è solo in minima parte guidata dalle componenti tecnologiche a disposizione. Le risorse che fanno davvero la differenza sono quelle umane, sono le persone.
Non a caso, secondo un rapporto di Deloitte del 2020, la principale causa di fallimento dei progetti di Digital Transformation sono le persone e la loro resistenza al cambiamento.
Pertanto, fondamentale in ogni progetto di questo tipo è l’aspetto della condivisione dei valori e degli obiettivi aziendali che portano all’avvio di un percorso di cambiamento. Solo con la comprensione e la chiara individuazione degli obiettivi comuni si potrà avere la collaborazione di tutto il team. Utile in questo può essere l’utilizzo della metodologia degli OKR (Objectives-Key Results) che consente a un’organizzazione, un dipartimento, un team e al singolo individuo di lavorare per obiettivi e focalizzare l’attenzione sui risultati da raggiungere, eliminando le inefficienze.
Gli impatti sul management
Quando si tratta di gestire la digital transformation, le sfide per i manager sono diverse e il modo in cui questi rispondono può decisamente influenzare l’esito del progetto.
Il leader non solo deve affrontare i cambiamenti introdotti dai nuovi strumenti tecnologici, ma deve essere in grado di infondere fiducia in tutto il team verso questi nuovi strumenti, sottolineandone la capacità di favorire la collaborazione, il coinvolgimento e la produttività all’interno dell’azienda.
L’adozione di nuovi processi e nuovi strumenti ha ripercussioni anche sulle modalità di esercizio della leadership: una volta abilitata la collaborazione a distanza, ad esempio, per rendere effettivo ed efficace il cambiamento bisognerà abbandonare le dinamiche del controllo top-down per abbracciare un approccio basato su delega, responsabilizzazione ed autonomia dei dipendenti.
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