Conservazione della fattura elettronica: con la risposta all’interpello pubblicata l’11 ottobre 2018 l’Agenzia delle Entrate chiarisce che non è necessaria la numerazione fisica qualora vi sia piena corrispondenza dei dati riportati nel registro IVA.
Per la conservazione e la numerazione della fattura elettronica, ai fini del rispetto delle regole previste dal decreto IVA, basta che vi sia correlazione univoca tra la fattura protocollata in ingresso e l’annotazione della stessa nel registro IVA.
La risposta all’interpello pubblicata dall’Agenzia delle Entrate l’11 ottobre 2018 chiarisce che per le fatture elettroniche d’acquisto, sulle quale è impossibile procedere con l’apposizione del numero progressivo di registrazione, l’individuazione della fattura potrà essere consentita tramite l’associazione informatica della fattura con i dati riportati all’interno del registro IVA.
Il chiarimento arriva a seguito della presentazione di un’istanza di interpello da parte di una società che ha modificato la propria procedura di registrazione e conservazione delle fatture elettroniche d’acquisto ed assume particolare importanza in vista dell’avvio dell’obbligo di fatturazione elettronica a partire dal 1° gennaio 2019.
Fattura elettronica: chiarimenti delle Entrate sulla conservazione
Con la risposta all’interpello pubblicata l’11 ottobre 2018 l’Agenzia delle Entrate riepiloga le regole relative alla conservazione delle fatture elettroniche e cartacee.
L’articolo 25 del decreto IVA prevede l’obbligo di numerazione in ordine progressivo delle fatture e delle bollette doganali relative a beni e servizi acquistati o importati e, inoltre, tali fatture dovranno essere annotate in apposito registro prima della liquidazione periodica nella quale è esercitato il diritto alla detrazione della relativa imposta e comunque entro il termine di presentazione della dichiarazione annuale relativa all’anno di ricezione della fattura e con riferimento al medesimo anno.
In merito all’obbligo di numerazione progressiva, l’Agenzia delle Entrate con la circolare n. 45/E/2005 ha precisato che sia le fatture elettroniche di vendita che di acquisto possono essere memorizzate su idoneo supporto informatico.
In tal caso, non essendo possibile apporre il numero progressivo di registrazione sulle fatture l’impresa o il professionista dovranno trovare una necessaria soluzione attraverso l’associazione informatica della fattura ai dati annotati nell’apposito registro Iva.
Numerazione progressiva sulle fatture non sempre necessaria
Riagganciandoci al discorso di cui sopra, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito inoltre che l’apposizione fisica del numero progressivo IVA sulla fattura non è un adempimento indispensabile, nel caso in cui sia assicurata perfetta corrispondenza tra i dati contenuti nella fattura e quelli riportati nel registro IVA degli acquisti e nel registro dei protocolli di arrivo e, in particolare, sia riportato nel registro IVA, con riferimento a ciascun documento, anche il numero progressivo di protocollo di arrivo.
La procedura di ricezione, protocollazione e registrazione delle fatture d’acquisto che la società istante intende adottare prevede che tutte le fatture di acquisto delle società del Gruppo (elettroniche e cartacee) saranno inviate dai fornitori ad un unico centro servizi. Quelle cartacee verranno acquisite previa trasformazione in file .pdf.
Ad ogni fattura verrà associato un VIM number, ovvero un numero identificativo unico che a seguito della procedura del gestionale utilizzato prevederà il riporto sui registri degli acquisti del numero attribuito alla fattura del fornitore e del VIM number.
In sostanza, il registro IVA acquisti riporterà accanto alle informazioni obbligatorie le seguenti informazioni:
- il VIM number virtualmente associato alla fattura al momento della sua acquisizione, indistinto per società;
- il numero di protocollo IVA, distinto per società, attribuito alle annotazioni delle fatture;
- il numero di documento attribuito alla fattura da parte dell’emittente
della stessa.
La procedura sopra sintetizzata, meglio descritta nella risposta all’interpello pubblicata dall’Agenzia delle Entrate e che di seguito si allega, non prevede un registro per l’annotazione dei VIM number e del numero di registrazione attribuito a ciascuna fattura.
Tuttavia la procedura consente comunque di garantire la correlazione univoca tra fattura protocollata in ingresso e l’annotazione della stessa nel relativo registro IVA.
Tale correlazione risulta inoltre verificata tramite l’annotazione nel registro degli acquisti, oltre che del numero di protocollo IVA, distinto per società e attribuito al momento dell’annotazione della fattura, anche del VIM number, associato virtualmente alle fatture, cui si aggiunge anche il progressivo e univoco numero attribuito alla fattura dal fornitore.
Ammessa la conservazione elettronica di tutte le fatture
In conclusione, l’Agenzia delle Entrate chiarisce che è possibile conservare le fatture in modalità elettronica indipendentemente dal sistema con cui le stesse vengono trasmesse.
L’articolo 39, terzo comma, del decreto IVA stabilisce che:
“le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente”.
In caso di conservazione elettronica non è obbligatoria la loro materializzazione su supporti fisici, indipendentemente dal fatto che si tratti di fatture elettroniche o di documenti creati o inviati con strumenti elettronici.
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