Fatturazione elettronica internazionale, una possibilità per l’impresa

La transizione verso la fatturazione elettronica si presenta come un obbligo comune per tutte le aziende dotate di partita IVA, ma la sua implementazione non è uniforme per tutti.

In questo contesto, la fatturazione elettronica B2B emerge non solo come un adempimento legale, ma anche come un’opportunità strategica per migliorare l’efficienza operativa.

Abbiamo approfondito questo tema con Moreno Ferri, Head of SAP Practice & International e-Invoicing di Archiva Group, azienda punto di riferimento da oltre 30 anni per lo sviluppo di servizi digitali in outsourcing e per la consulenza specializzata in trasformazione digitale.

Moreno Ferri Archiva Group Fonte Archiva Group

1) La fatturazione elettronica, dopo l’Italia, sta progressivamente diventando “obbligatoria” in tutti i Paesi europei ed extraeuropei attraverso l’implementazione di schemi e modelli differenti. Dunque, non è uguale per tutti. Come possono, quindi, le aziende che operano in un contesto internazionale, ottemperare a un obbligo comune pur rispondendo ad esigenze diverse?

La fatturazione elettronica B2B in Europa e nel mondo ha avuto un forte impulso grazie agli obblighi di legge e nel caso italiano ha dimostrato che può tradursi nella opportunità per raggiungere l’efficienza operativa, se affrontata con il giusto spirito di innovazione e cambiamento.
La transizione digitale ai processi di fatturazione elettronica internazionale permette a qualsiasi azienda di ottimizzare e razionalizzare i processi transazionali collegati. Il risultato si traduce ovviamente in maggiore produttività, efficienza e velocità grazie all’abbattimento del lavoro manuale e degli errori che ne derivano dalla gestione cartacea.

Ovviamente il fatto di poter tracciare e digitalizzare il ciclo attivo e passivo, i pagamenti in entrata e in uscita, clienti e fornitori significa essere più produttivi e veloci.

Pur nelle differenze tra aziende e settori merceologici di riferimento, è sicuramente importante per qualsiasi azienda creare sinergie tra Reparto IT e Reparto Amministrativo: i primi si spingeranno su tematiche funzionali, i secondi dovranno entrare in tematiche di costruzione del file UBL/Xml secondo normativa locale. Per supportarli nel Change Management, Archiva ha creato il Business Enablement Program, una attività di consulenza interdisciplinare (Regulatory, Process Mapping, Program Management), che disegna insieme al cliente uno scenario di cambiamento, anche con diverse Wave di implementazione, imperniato sulla compliance normativa, partendo dalla analisi del contesto del singolo Paese.

2) Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica già registrati in Italia, ma riscontrabili per tutte le aziende internazionali?
Come anticipato, la transizione dalla fatturazione cartacea alla digitale, quindi la digitalizzazione di un processo che coinvolge più parti, ha come vantaggi principali:

L’efficientamento dei processi amministrativi con la conseguente riduzione di costi e tempi: archiviazione e gestione manuale delle fatture cartacee, presuppongono l’impiego di forza lavoro e risorse per l’impresa con il conseguente rischio di commettere notevoli errori. La fatturazione elettronica, al contrario, rappresenta l’opportunità di automatizzare il processo, riducendo tempi, errori e costi.

La tracciabilità delle operazioni : ogni passaggio e documento allegato, grazie alla fatturazione elettronica e in particolare all’automazione del processo, permette di avere piena tracciabilità e visibilità delle operazioni commerciali. Avere uno storico a disposizione permette di effettuare analisi e assumere anche decisioni strategiche. Inoltre, si tratta di un processo facilmente integrabile nei sistemi ERP delle aziende, consentendo ulteriori analisi e favorendo la compliance richiesta a livello normativo.

Benefici per l’ambiente e la sostenibilità: non va trascurato l’impatto positivo per l’ambiente. Infatti, l’eliminazione della carta e, di conseguenza, dei processi di smaltimento ad essa collegati, riduce l’impatto ambientale e le emissioni di gas.

Opportunità per l’innovazione e lo sviluppo tecnologico: nell’era del digitale, la capacità di estrarre informazioni di valore dalle fatture non deve essere considerata un’opzione. Sistemi di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), analisi e reportistiche avanzate real-time applicate al processo di fatturazione elettronica, rappresentano l’opportunità di raccogliere informazioni preziose per lo sviluppo del business, di nuove soluzioni digitali.

3) Quali sono i vantaggi specifici di una fatturazione elettronica personalizzata sulla base delle proprie esigenze di business?
Il vantaggio principale di rivolgersi ad un partner come Archiva per i propri processi di fatturazione elettronica è sicuramente la sicurezza. Affidare questo processo ad aziende che si occupano di digitalizzazione, e gestione documentale, che hanno quindi nel loro core la digital transformation, “mette al sicuro” da eventuali inadempienze sanzionabili, da ritardi ed errori nell’emissione o ricezione delle fatture; lasciando il compito a qualcuno che ha fatto di questo il suo core business.

4) Le fatture estere sono spesso un problema per le aziende. Quale approccio alla fatturazione elettronica può semplificare il processo di emissione e ricezione di fatture estere?
L’approccio di Archiva, personalizzato per ogni business, risponde bene ad una delle esigenze più comuni: comprendere qual è lo scenario futuro dei Paesi con i quali si intrattengono rapporti commerciali e come rispondervi operativamente.

A livello mondiale, infatti, e in particolare in Europa, c’è una accelerazione notevole in favore della fatturazione elettronica ma i tempi sono incerti. Dal 2024 in poi assisteremo sempre più alla transizione verso il digitale e la sfida più grande per le aziende che hanno una presenza internazionale è la complessità della gestione di un numero progressivamente crescente di formati e di ambiti di applicazione.

Archiva, unendo l’approccio consulenziale a quello tecnico-organizzativo, consente di supportare questa evoluzione nel modo più semplice ed efficace possibile. Ogni azienda ha la sua soluzione personalizzata, che varia appunto a seconda delle esigenze.

Archiva offre un servizio di fatturazione elettronica completo: in grado di gestire fatture in qualsiasi formato, digitalizzando l’intera gestione documentale, importando i dati nel gestionale del cliente. Specificamente per i clienti utilizzatori dell’ERP SAP, Archiva ha sviluppato soluzioni specifiche e certificate, permettendo - ad esempio per la fatturazione Clienti - di emettere fatture attive secondo gli standard richiesti dalla normativa del Paese di destinazione.

Il fatto di poter scegliere tra varie opzioni, e di affidarsi alla consulenza di Archiva per gli aggiornamenti sulle normative e i formati permette alle aziende di registrare una serie di vantaggi:

• Sfruttare al massimo i vantaggi di una fatturazione elettronica sempre più internazionale. 
• Implementare un processo di fatturazione in compliance con la normativa dei Paesi coinvolti. 
• Scalare velocemente sugli altri Paesi. 
• Integrare le procedure di gestione della fattura nell’ERP aziendale.