Prima di pianificare le vacanze è bene fare richiesta di ferie al datore di lavoro. Ecco la procedura (e le tempistiche) da rispettare.
È tempo di organizzazione delle ferie estive: in questi giorni i lavoratori hanno iniziato a programmare le vacanze e d’altra parte i datori cominciano a chiedere informazioni sulle date così da poter stilare un calendario che tenga conto delle esigenze di tutti ma senza andare a impattare sulla produzione aziendale.
Se vi state chiedendo quanti giorni prima bisogna chiedere le ferie al datore di lavoro dovete sapere che non è mai troppo presto: prima se ne fa richiesta, infatti, e maggiori possibilità ci sono di ottenere il via libera per il periodo indicato.
Specialmente nel caso delle ferie nel periodo estivo, quando la richiesta arriverà dalla maggior parte degli impiegati in azienda, il datore di lavoro ha bisogno di tempo per organizzarsi in modo che le assenze possano essere distribuite sull’intero periodo. Potrebbe succedere, quindi, che laddove ci sia molta richiesta per le stesse settimane qualche lavoratore debba fare un passo indietro accettando di smaltire le ferie in un periodo differente.
Anche perché è bene sapere che il datore di lavoro può rifiutarsi di concedere le ferie per il periodo richiesta dal dipendente; l’importante è che gli prospetti un’alternativa permettendogli di smaltire almeno 2 settimane di ferie (consecutivamente) nell’anno di maturazione.
Quindi, specialmente quando si devono richiedere le ferie in un periodo molto gettonato, ad esempio durante le feste natalizie o anche in estate, è bene giocare d’anticipo: diversamente, come vedremo anche di seguito, non ci sono particolari regole da rispettare.
Fatte le dovute premesse, possiamo scendere nel dettaglio su come funziona, sia per le modalità quanto per le tempistiche, la richiesta di ferie al datore di lavoro, così da non rischiare di dover rivedere i piani per le vacanze a causa di un rifiuto.
Quante ferie maturano ogni anno
Come anticipato le ferie sono un diritto costituzionale a cui nessun lavoratore può rinunciare. Esistono tuttavia delle tempistiche da rispettare e da conoscere per capire come e quando richiedere le ferie.
Il terzo comma dell’articolo 36 della Costituzione stabilisce che:
“Il lavoratore ha diritto al riposo settimanale e a ferie annuali retribuite, e non può rinunziarvi.”
Quindi ogni lavoratore ha il diritto di godere di almeno un riposo settimanale (uno stacco di 24 ore dopo sei giorni di lavoro continuativi) e delle ferie maturate nel corso dell’anno. Tuttavia è possibile una deroga: quando per esigenze aziendali il dipendente lavora eccezionalmente per 7 giorni continuativi lo stesso ha diritto al riposo compensativo.
Per le ferie vale la stessa regola: il lavoratore, infatti, non è costretto a godere di tutte quelle maturate nel corso dell’anno, ma può accumularle e richiederle in un momento successivo.
Nel dettaglio la legge prevede che le ferie vadano godute:
- per almeno 2 settimane nel corso del periodo di maturazione. Queste, in caso di richiesta del dipendente, vanno concesse in modo consecutivo;
- il periodo residuo va goduto entro i 18 mesi successivi al termine del periodo di maturazione. Quindi il dipendente ha tempo un anno e mezzo per richiedere le ferie maturate e non godute nell’anno precedente.
Ricapitolando: nonostante le ferie siano un diritto irrinunciabile del lavoratore esistono delle regole precise per la richiesta perché il loro godimento non può comunque andare contro gli interessi aziendali.
Allo stesso tempo, proprio in quanto diritto, quando il lavoratore chiede le ferie il datore di lavoro, salvo gli obblighi cui abbiamo accennato e che vedremo dettagliatamente di seguito, non può non concederle perché potrebbe incorrere in sanzioni.
Quando chiedere le ferie al datore di lavoro
Come anticipato, non esiste un preavviso prestabilito entro cui il dipendente deve richiedere le ferie al datore di lavoro. È discrezione del datore, infatti, valutare se la comunicazione è arrivata entro i termini necessari per far sì che si possano concedere le ferie senza compromettere la produttività aziendale.
Ovviamente, più si tratta di un periodo di elevata produzione e tanto più sono maggiori le possibilità che il datore rifiuti la propria richiesta, specialmente se avanzata con pochi giorni di anticipo. In tal caso, quindi, conviene rispettare un preavviso lungo.
Lo stesso dovrebbe essere per quei periodi attenzionati dalla maggior parte dei colleghi, come appunto nel caso delle ferie estive: difficilmente, infatti, un’azienda consentirà a tutti i lavoratori di andare in ferie negli stessi giorni, quindi chi arriverà prima dovrebbe averne la precedenza.
Diversamente, laddove si tratti di una richiesta di ferie in “bassa stagione”, la richiesta potrà essere avanzata anche all’ultimo periodo, fermo restando che il consiglio è di darne comunicazione non appena se ne rileva il bisogno.
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Come chiedere le ferie al datore di lavoro
Quando chiedere le ferie va di pari passo con il come fare la richiesta al proprio datore di lavoro.
Non c’è una modalità prevista dalla legge e molto dipende dal contratto che avete firmato e dalla prassi aziendale: per esempio, per le aziende con pochi dipendenti può essere sufficiente un accordo verbale, mentre per quelle più numerose si predilige la forma scritta.
Come scrivere una mail per chiedere le ferie che sia efficace? Il dipendente può procedere scrivendo una mail all’azienda rispettando anche in questo caso delle regole. Il lavoratore nella sua mail di richiesta ferie dovrebbe:
- specificare nell’oggetto che si stanno richiedendo le ferie maturate;
- ricordare al datore di lavoro che alla data x si sono accumulati tot giorni di ferie;
- specificare il periodo per il quale si vuole richiedere le ferie maturate e nel dettaglio il numero di giorni;
- data e firma.
È possibile concludere la mail di richiesta delle ferie al datore di lavoro con una frase conciliante:
“Resto in attesa di riscontro e mi rendo disponibile a trovare una soluzione alternativa qualora non fosse possibile usufruire delle ferie nel periodo richiesto per esigenze aziendali.”
Ci sono inoltre delle regole di buon senso da rispettare quando si chiedono le ferie quali:
- comunicare le ferie con largo preavviso, così da permettere al datore di lavoro di organizzarsi per tempo in vista della vostra assenza;
- non prendere le ferie in periodi che contrastano con le esigenze dell’azienda. Ad esempio ai commessi non è consentito godere delle ferie - salvo diversa decisione da parte dell’azienda - nel periodo dei saldi o in prossimità delle festività natalizie.
Il lavoratore che non soddisfa queste due condizioni può vedersi respinta la sua richiesta di ferie. Nel primo caso, ossia quando manca l’elemento del preavviso, il datore di lavoro può rifiutarsi di concedere le ferie senza dover per forza motivare la sua decisione.
Per il secondo punto, invece, il rifiuto deve essere sempre motivato; il datore di lavoro quindi deve spiegare al dipendente quali sono le ragioni di carattere organizzativo che gli impediscono di godere delle ferie in quel determinato momento, presentandogli inoltre un periodo alternativo in cui potrà usufruirne. L’importante è che al dipendente venga concesso di usufruire di almeno 2 settimane di ferie durante il corso dell’anno.
Ci sono dei casi inoltre in cui al datore di lavoro viene consentito di programmare un periodo di ferie collettive per tutto il personale; ci sono aziende ad esempio che chiudono per due o tre settimane in occasione del Ferragosto, e per questo non permettono ai loro dipendenti di godere delle due settimane di ferie in periodi alternativi a quello prefissato.
L’importante è che dopo aver programmato le ferie collettive il datore di lavoro non cambi idea; questo infatti potrà modificare il piano solo sulla base di specifiche esigenze aziendali.
Sanzioni per il datore di lavoro
In caso di mancato godimento delle ferie del dipendente sarà il datore di lavoro a risponderne direttamente, anche in assenza di responsabilità.
La legge, infatti, prevede un risarcimento danni in favore del lavoratore che non beneficia delle ferie entro i termini suddetti, il quale dovrà essere pagato dal datore di lavoro.
Nella generalità dei casi la sanzione per il datore di lavoro inadempiente va dai 100 euro ai 600 euro; questo importo aumenta dai 400 euro ai 1.500 euro nel caso in cui la violazione si riferisca a più di 5 dipendenti e vada avanti da almeno 2 anni.
Infine, se la violazione riguarda più di 10 lavoratori e si è verificata in almeno 4 anni, l’importo della sanzione va dagli 800 euro ai 4.500 euro.
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