Indennità sostitutiva mensa: quando spetta e importi

Una delle prerogative del datore di lavoro è quella di organizzare l’attività economica e produttiva in azienda, prendendo decisioni che impattano anche sui lavoratori dipendenti. Si pensi, ad esempio, alla fissazione del periodo di ferie estive o invernali che può portare alla chiusura di interi reparti e sedi se non addirittura di tutta l’azienda.

Un’altra decisione di competenza del datore di lavoro è l’organizzazione del servizio mensa. Fra le varie opzioni a disposizione figura l’erogazione di un’indennità economica sostitutiva del servizio di mensa.

L’obiettivo della somma in questione è alleviare, in mancanza di un servizio mensa, il disagio di quanti sono costretti a mangiare fuori casa. L’indennità sostitutiva può essere riconosciuta per decisione unilaterale del datore di lavoro o per disposizione di un contratto collettivo nazionale, territoriale o aziendale.

In linea di principio l’indennità è imponibile ai fini previdenziali e fiscali, al pari degli altri elementi riconosciuti in busta paga.

A determinate condizioni, tuttavia, opera una soglia di detassazione. Analizziamo la questione in dettaglio.

Mense, ticket restaurant e indennità sostitutiva

Il Testo Unico delle Imposte sui Redditi (Tuir) approvato con il decreto del Presidente della Repubblica del 22 dicembre 1986 numero 917 all’articolo 51, comma 2, lettera c) afferma che sono esenti da tassazione:

• le somministrazioni di vitto da parte del datore di lavoro, comprese quelle in mense organizzate direttamente dall’azienda o gestite da terzi;
• le prestazioni sostitutive delle somministrazioni di vitto (i cosiddetti «ticket restaurant» o «buoni pasto») sino all’importo complessivo giornaliero di 4 euro, soglia che passa ad 8 euro per i buoni pasto elettronici;
• le indennità sostitutive delle somministrazioni di vitto.

Queste ultime sono appunto le indennità sostitutive della mensa, esenti sino all’importo complessivo giornaliero di 5,29 euro a patto che siano corrisposte in una serie tassativa di casi.

Da notare che il datore di lavoro può scegliere di istituire il servizio mensa per un categoria di lavoratori, adottare i buoni pasto per un’altra categoria e infine l’indennità sostitutiva mensa per un terzo gruppo di dipendenti.

Sempre l’azienda ha la possibilità di ricorrere al servizio di mensa ed erogare l’indennità sostitutiva per i dipendenti che non possono sfruttare la prima per esigenze di servizio. Tuttavia, lo stesso lavoratore, nella medesima giornata, non può usufruire della mensa e ricevere anche l’indennità sostitutiva.

Al tempo stesso, non sono cumulabili i buoni pasto con l’indennità sostitutiva, fino a raggiungere la soglia di 5,29 euro.

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In quali casi spetta l’indennità sostitutiva mensa?

L’esenzione fiscale sino a 5,29 euro al giorno riconosciuta all’indennità sostitutiva mensa spetta unicamente se la stessa è corrisposta agli addetti a:

• cantieri edili;
• altre strutture lavorative a carattere temporaneo;
• unità produttive ubicate in zone dove manchino strutture o servizi di ristorazione.

La detassazione opera a patto che l’indennità sia rivolta alla generalità dei dipendenti ovvero a determinate categorie di essi. Sono quindi escluse le ipotesi di somme rivolte ad personam o ad alcuni e ben individuati lavoratori.

Come chiarito dal Ministero delle Finanze (Risoluzione del 30 marzo 2000 numero 41), con riguardo alle strutture operative a carattere temporaneo o unità produttive dove manchino strutture o servizi di ristorazione, perché operi l’esenzione fiscale delle indennità sostitutive devono ricorrere contemporaneamente le seguenti condizioni:

• avere un orario di lavoro che comporti la pausa per il vitto, con esclusione dei dipendenti ai quali, proprio in funzione della particolare articolazione dell’orario di lavoro che non consente di fruire della pausa pasto, viene attribuita un’indennità sostitutiva della mensa;
• essere addetti a un’unità produttiva, con esclusione quindi di tutti coloro che sono stabilmente assegnati a una unità intesa come sede di lavoro;
• ubicazione dell’unità produttiva in un luogo che, in relazione al periodo di pausa concesso per il pasto, non consente di recarsi, senza l’utilizzo di mezzi di trasporto, al più vicino luogo di ristorazione per l’utilizzo di buoni pasto.

Come viene riconosciuta l’indennità?

L’indennità sostitutiva mensa, a differenza dei buoni pasto, è erogata direttamente in busta paga.

La somma spettante si aggiunge quindi al netto da riconoscere al lavoratore, calcolato in base agli altri elementi della retribuzione.

Da precisare che l’indennità sostitutiva erogata nel rispetto delle condizioni di legge e di prassi è, sino all’importo di euro 5,29 giornalieri, esente ai fini previdenziali (trattenute Inps a carico dipendente e Inps a carico azienda) e fiscali (Irpef a carico del lavoratore).

Al contrario, gli importi che eccedono la soglia citata sono soggetti agli oneri fiscali e previdenziali.

L’indennità può essere corrisposta con un’applicazione per smartphone?

L’Agenzia delle entrate, grazie alla Risposta all’interpello del 24 aprile 2020 numero 122, si è occupata del caso di una società il cui obiettivo è commercializzare in Italia un’applicazione per smartphone per la gestione delle indennità sostitutive di mensa corrisposte dalle imprese ai propri dipendenti.

L’app in particolare permette di erogare l’indennità ai dipendenti che trasmettono il documento commerciale comprovante la spesa sostenuta per il pasto consumato giornalmente.

In sostanza, i datori di lavoro che intendono utilizzare l’applicazione devono registrare sul portale dedicato i nomi dei dipendenti aventi diritto all’indennità. Questi ultimi, ogni giorno, dopo aver consumato il pasto in un qualunque esercizio commerciale e aver effettuato il pagamento del corrispettivo, devono fotografare il documento commerciale comprovante l’acquisto e inviarlo tramite l’applicazione.

Il rimborso da parte dell’azienda avviene mensilmente, si legge nell’interpello, in «sede di liquidazione dello stipendio e ammonta a un importo massimo di 8 euro al giorno».

Investita della questione, l’Agenzia entrate chiarisce innanzitutto che la totale o parziale esclusione dalla formazione del reddito delle prestazioni di vitto opera soltanto se le stesse sono offerte alla generalità dei dipendenti o a categorie omogenee di essi.

Di conseguenza, il riconoscimento del rimborso tramite app solo a taluni lavoratori comporta che le somme in questione concorrano integralmente alla formazione del reddito di lavoro dipendente.

Da notare inoltre che nel caso prospettato dall’istante, la tecnologia informatica interviene solo «nella fase successiva alla consumazione del pasto, per la trasmissione (da parte del dipendente) e la contestuale ricezione (da parte della società datore di lavoro) dei documenti giustificativi della spesa effettuata per il pasto». Trattasi quindi, conclude l’Agenzia entrate, non di una modalità di somministrazione di alimenti e bevande ma esclusivamente di un rimborso delle spese per i pasti che, in quanto tale, non beneficia del regime di esclusione sino a 5,29 euro al giorno.

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Cosa accade se non si rispettano le condizioni di erogazione?

Nelle ipotesi in cui non operano le condizioni di spettanza dell’indennità sostitutiva mensa sopra citate, imposte dal Tuir e dai chiarimenti dell’Agenzia entrate e del Mef, il datore di lavoro è comunque libero di riconoscere in busta paga un importo di questo genere, rinunciando però alla detassazione sino a 5,29 euro giornalieri.

In tali circostanze, infatti, l’indennità sostitutiva mensa sarà totalmente imponibile ai fini Inps ed Irpef come gli altri elementi della retribuzione, comprese le indennità riconosciute per motivazioni diverse (indennità ad personam, indennità di cassa, indennità per disagiata sede).