Performance e smart working: tutta una questione di cultura

Dopo il periodo di smart working emergenziale, se così si può chiamare, in cui alle persone era stato chiesto di lavorare da casa senza adeguati supporti in termini di tecnologie e di mindset, si è capito infatti che lo smart working è molto più del semplice lavoro da remoto: per mettere in piedi un sistema che possa funzionare, è però necessario non solo adottare strumenti funzionali ma anche implementare una cultura aziendale che possa facilitare l’adozione degli stessi e creare un terreno fertile per scaricare a terra i benefici di una collaborazione e di una leadership Smart.

Insieme allo smart working, infatti, si è affacciato nel panorama del mondo del lavoro anche la figura dello smart manager: un leader in grado di guidare le persone facilitando tra le stesse una collaborazione digitale e diffondendo nel team e nell’organizzazione intera una cultura basata sulla fiducia e sul senso di responsabilità di ognuno nel raggiungimento degli obiettivi concordati.

La diffusione dello smart working in azienda

Come assicurarsi che tutta l’azienda sia coinvolta ed ingaggiata in modo da riuscire a trarre il massimo dallo smart working in termini di produttività ed efficienza?

• attiva una comunicazione multicanale: oggi siamo tutti connessi e la gran parte dei tool aziendali offre la possibilità di collegarsi ovunque, per restare sempre aggiornati. Per un sistema di smart working efficace, quindi, è essenziale ottimizzare la comunicazione multicanale assicurandosi di avere tutti i tool di comunicazione aziendale che possano supportare un sistema di lavoro agile: dai collaboration tool classici (chat e video call) ai tool di project management (per lavorare efficacemente per obiettivi), fino ad arrivare agli enterprise social network (per favorire il knowledge sharing), tutti rigorosamente in cloud accessibili anche da mobile. Creare un framework di comunicazione efficace infatti permette allo smart working di dare il meglio di sé sia per le persone che per l’azienda (che può accompagnare questo percorso sia con la diffusione di una cultura adeguata che con l’implementazione di sistemi adeguati, se necessario perché non ancora previsti).
• organizza gli spazi fisici: in un sistema di smart working gli spazi fisici sono abilitatori dell’approccio agile e della performance, oltre che delle relazioni (nel caso dello spazio-ufficio). Avere degli spazi adeguati quindi, sia a casa sia in azienda (e disegnati in quest’ultimo caso secondo la metodologia dell’Activity Based Working, nell’ottica di avere dei luoghi in grado di favorire la specifica attività lavorativa), diventa un fattore chiave per la riuscita dello smart working e per dare all’ufficio una nuova veste, in grado di offrire alle persone anche nei contesti ibridi una motivazione nuova (quella relazionale e funzionale) legata alla collaborazione in presenza.
• diffondi il più possibile lo smart working e rendilo accessibile a tutti (se possibile): prova a dare fiducia a tutti ed eventualmente assicurati di implementare i giusti meccanismi nel caso in cui sia necessario revocarla. In un sistema di questo tipo, quindi, prova ad adottare una politica di apertura dello smart working a tutta la popolazione aziendale (se possibile ovviamente, fatta eccezione per eventuali categorie di lavoratori a cui questo risulti evidentemente non applicabile). Le persone spesso ci stupiscono.
• favorisci un approccio personale nello smart working: integrare la vita personale nella sfera lavorativa è diventato oggi più importante che mai e lo smart working non si tira indietro rispetto a questo trend; quando le persone hanno la possibilità di perseguire interessi personali in compatibilità con il lavoro, infatti, sono più felici e quindi più produttivi (oltre che meno attratti dalle tentazioni esterne in questa epoca di grandi dimissioni).
• tutela la privacy delle persone: in un contesto ibrido caratterizzato da un approccio flessibile e di work-life integration, la tutela della sfera personale diventa quanto più un tema chiave oltre che caldo. Essere in grado di assicurare alle persone la dovuta attenzione verso questa tematica, anche attraverso una leadership ispirata alla fiducia ed al rispetto della privacy dei collaboratori, favorirà un’adozione virtuosa dell’approccio agile al lavoro.

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I KPI della performance agile

Una volta implementato un sistema di smart working in grado di favorire la performance dei lavoratori è sicuramente altrettanto importante anche creare dei sistemi di monitoraggio e misurazione dell’efficacia dello stesso.
Quali possono essere quindi i modelli di misurazione dello smart working e della performance agile?

• tasso di assenza: un minore tasso di assenza nell’anno è un primo indicatore dell’effetto positivo che lo smart working ha sulla vita (e salute) delle persone oltre che sull’ingaggio delle stesse rispetto all’organizzazione aziendale;
• livello di engagement, misurato attraverso la partecipazione ad iniziative correlate: qualora allo smart working si acceda su base volontaria il tasso di adesione di per sé costituisce un importante KPI; qualora, invece, questo sia applicabile di default a tutti, la partecipazione ad eventi o iniziative a questo collegati può essere misurata come indicatore del successo dello smart working;
• livello di soddisfazione, misurato tramite survey periodiche di clima: le survey periodiche di clima possono indicare un importante trend in crescita riguardo al livello di soddisfazione, una volta implementato lo smart working;
• tempi di chiusura dei task o di svolgimento dei progetti, misurato attraverso il tool di project management: ridurre il tempo di lavoro correlato allo svolgimento di determinate attività è un obiettivo fondamentale per un’azienda, raggiungibile con un sistema di smart working e facilmente misurabile tramite appositi tool come indicatore di performance;
• utilizzo dei tool e canali di comunicazione implementati: il ricorso ai canali giusti di comunicazione, valutati in funzione della finalità del messaggio da mandare, diventa chiave in un sistema multicanale di smart working in quanto un’ottimizzazione dei canali stessi (e dell’utilizzo che le persone ne fanno) può portare un importante riduzione nel tempo di realizzazione delle attività lavorative e quindi migliorare la produttività.