Si possono leggere le email dei dipendenti?

Il datore di lavoro può leggere e controllare le email dei dipendenti anche senza darne comunicazione o chiedere il permesso ai sindacati. Tuttavia, per tutelare la privacy dei lavoratori, la legge stabilisce che il datore possa controllare la posta solo a due con condizioni:

• che i dipendenti siano stati avvisati di questa possibilità;
• che il controllo dei messaggi di posta avvenga nelle modalità e nelle forme dichiarate dal datore.

Inoltre c’è da fare una netta distinzione tra le email inviate e ricevute sull’account aziendale e quelle strettamente personali, che non possono mai essere lette e controllate.

Il Garante della privacy vieta il controllo massivo e la conservazione illimitata delle email aziendali e, se il dipendente si dimette o viene licenziato, la sua casella di posta deve essere disattivata immediatamente. Qui di seguito tutta la normativa sui controlli aziendali delle email.

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Quando (e come) il datore può leggere le email dei dipendenti

Tra le facoltà del datore di lavoro c’è anche quella di controllare le email dei lavoratori subordinati, degli apprendisti e dei tirocinanti impiegati nella sua azienda. Il controllo, però, può riguardare solo ed esclusivamente l’indirizzo di posta elettronica aziendale e quindi il computer dato in dotazione dal datore di lavoro e utilizzato a casa o in ufficio.

Come è facile intuire, il datore può leggere le email per verificare il regolare svolgimento delle mansioni da parte del dipendente, scorgere incongruità e provvedere in caso di errori, tuttavia - trattandosi di una violazione della privacy - la legge impone precise regole a cui ogni datore deve attenersi. Queste sono stabilite nelle linee guida del 2017 del Garante della privacy dove è sancito il “principio di pertinenza” e di “non eccedenza”, vuol dire che il controllo delle email non deve essere eccessivamente invasivo e non può essere generalizzato e massivo.

In sintesi, il datore di lavoro può leggere le email dei dipendenti solo se:

• ha preventivamente informato i lavoratori del corretto uso della posta aziendale e ha comunicato la possibilità che vi siano dei controlli a campione o calendarizzati;
• adotta tutti gli accorgimenti previsti in materia di conservazione e trattamento dei dati ricavabili dalle email;
• informa i dipendenti sulle modalità del controllo della posta elettronica, ad esempio indirizzi in condivisione o messaggi di avvertimento.

Il controllo delle email può essere rivolto a tutti i dipendenti, ad un gruppo operativo soltanto e può anche essere individuale.

Quali email non possono essere controllate dal datore di lavoro?

Quanto si è detto sul controllo della posta elettronica non vale per qualsiasi tipo di email ma soltanto per quelle attinenti il lavoro. In altre parole, la possibilità di controllo da parte del datore è strettamente limitata alle email aziendali e mai a quelle di carattere personale.

Il controllo può essere effettuato soltanto su pc, telefono o tablet dati in dotazione dall’azienda. Ma se il dipendente utilizza l’indirizzo di posta personale sul pc dell’ufficio il datore non può comunque estendere il controllo sul contenuto della posta privata.

Leggere le email personali dei dipendenti è sempre vietato, anche se il datore comunica modalità e strumenti del controllo. Infatti si tratterebbe di una grave violazione delle privacy per la quale il lavoratore potrebbe adire le vie legali.