I consigli pratici per trarre il massimo dallo smart working

Quali sono le accortezze da adottare per garantire un approccio in chiave smart working che risulti funzionale sia per il lavoratore che per l’azienda?

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L’avvento della pandemia ha spinto le aziende a ripensare l’approccio al lavoro in chiave smart e il post-covid sta spingendo molte di esse a organizzarsi per continuare a garantire modalità di lavoro più fluide e flessibili anche nei prossimi anni.

Quali sono, quindi, le accortezze da adottare per garantire un approccio in chiave smart working che risulti funzionale sia per il lavoratore che per l’azienda?

ricreare un ambiente favorevole al lavoro anche in casa: così come gli uffici dovranno essere ripensati per accogliere e favorire anche attività diverse da quelle del lavoro individuale (come quelle di collaborazione, contaminazione reciproca ecc), anche gli spazi della casa andranno ripensati in modo da accogliere e favorire l’attività lavorativa;
massimizzare il tempo di lavoro: il concetto di lavoro in smart working, e quindi di lavoro svolto in maniera efficiente (sia dall’ufficio che da casa), rimanda inevitabilmente a un’organizzazione del lavoro per obiettivi, improntata alla massimizzazione del tempo di lavoro, in modo da trarne benefici anche in termini di work-life integration e di gestione dello stress;
fare attenzione ai rischi: come tutti i cambi di paradigma, anche quello verso lo smart working richiede punti di riflessione e attenzione specifici, da tenere in considerazione per un’implementazione funzionale di un simile sistema di lavoro.

Ripercorriamo, quindi, una per una le accortezze che è necessario adottare per far sì che il lavoro in smart working risulti efficace e funzionale per lavoratori e aziende.

Come organizzare la postazione di lavoro a casa

Per ricreare un ambiente favorevole al lavoro anche in casa, è necessario che le persone prestino attenzione ad alcuni aspetti fondamentali, necessari per garantire un’adozione efficace dell’approccio di lavoro smart:

ricavarsi uno spazio dedicato al lavoro: per lavorare bene anche da casa (o in altri posti che risultino adatti allo svolgimento dell’attività lavorativa), è necessario ricrearvi uno spazio dedicato esclusivamente al lavoro (preferendo aree luminose e il più lontano possibile dai rumori) in modo da favorire il focus mentale quando si lavora dal nuovo spazio di lavoro e il distacco dai pensieri lavorativi quando invece ci si trova in altri spazi della casa;
optare per una sedia e un tavolo che permettano di mantenere una corretta postura: qualora si abbia la possibilità di acquistare nuovi mobili per la postazione lavorativa da casa, meglio optare per un tavolo regolabile in altezza, in modo da poter alternare il lavoro da seduti con quello in piedi. Anche in caso di tavoli regolabili, comunque, è fondamentale l’importanza di effettuare piccole pause nel corso della giornata che permettano di distogliere ogni tanto lo sguardo dallo schermo dei Pc per non stressare gli occhi;
preferire la tastiera separata dal Pc quando si usa un laptop: adottare questo tipo di accortezza, infatti, permette di mantenere lo schermo del laptop alla giusta distanza rispetto agli occhi; se si usa una tastiera separata rispetto a quella del laptop per tenere lo schermo del Pc a un’adeguata distanza, inoltre, va da sé che si dovrà utilizzare anche un mouse separato, con ulteriori benefici in termini di postura (garantendo infatti anche una corretta posizione del polso e un sostegno adeguato all’articolazione);
assicurarsi che l’altezza dello schermo sia adeguata rispetto allo sguardo: lo schermo infatti, oltre che alla giusta distanza, deve essere anche alla giusta altezza. Anche materiali facilmente reperibili in casa (come i libri, ad esempio) possono venire in aiuto, permettendo di alzare lo schermo e facendo in modo che questo risulti alla giusta altezza rispetto allo sguardo;
posizionare delle piante nello spazio lavorativo di casa: oltre a favorire un ambiente di lavoro positivo, infatti, le piante aiutano ad assorbire i rumori e a incrementare l’umidità dell’aria - senza contare che alcune di esse sono anche in grado di purificare l’aria.

Come massimizzare la gestione del tempo, a casa e in ufficio

Utilizzare tool di project/task management: si tratta di piattaforme pensate appositamente per facilitare la gestione e il tracciamento di progetti e dei task a questi correlati, assegnandoli alle persone coinvolte nel team e veicolando all’interno di essi commenti, aggiornamenti di status e molto altro. Oltre a dare un grande aiuto nella gestione dei progetti e dei task, quindi, l’utilizzo di queste piattaforme consente anche di canalizzare la comunicazione relativa a questi all’interno dello stesso tool, con grandi vantaggi in termini di tempo ed efficacia. Esistono ormai molte applicazioni (web e mobile), anche gratuite, nate appositamente per dare supporto in questo ambito (Trello, Asana, Wrike ecc);
adottare tecniche di gestione del proprio tempo: la responsabilizzazione è una delle componenti essenziali dello smart working - favorire l’adozione di tecniche individuali per ottimizzare il tempo di lavoro (e lo svolgimento di questo in maniera efficace) diventa chiave. Ne esistono sicuramente tante ma possiamo citarne una per tutte: la famosa tecnica del pomodoro. Questa tecnica consiste nel suddividere il lavoro in intervalli di totale e assoluta concentrazione sull’attività da fare (in genere della durata di 25 minuti ciascuno), separati da brevi pause. Ogni intervallo è noto come pomodoro, appunto. A supporto della stessa metodologia, esistono anche applicazioni gratuite che incentivano a utilizzarla nel tempo;
evitare il multitasking: l’essere umano per sua natura non può svolgere più attività contemporaneamente; il multitasking, quindi, non esiste. Ciò che di fatto l’essere umano può fare è dunque, più propriamente, uno switch tasking: passare cioè in tempi molto rapidi da un’attività all’altra e viceversa, spostando costantemente il focus e l’attenzione da un compito all’altro. Questo però vuol dire che, ogni volta che si cerca di fare multitasking (e che in verità quindi facciamo switch tasking), si impiegano in verità molte più energie di quelle che richiederebbe semplicemente concentrarsi prima su una sola attività e poi sull’altra. Questo dispendio di energie, ovviamente, ha un impatto negativo anche sulla performance (a parità di tempo), sul tempo impiegato per terminare le attività (a parità di performance) e, in generale, sui livelli di stress.

Smart working: i punti su cui concentrarsi

Ma se tutti i lavoratori adottassero i consigli di cui sopra, è giusto porre dei limiti allo smart working? La risposta è, come quasi sempre: dipende.

Le accortezze di cui abbiamo parlato aiutano sicuramente a operare in un sistema di smart working in maniera produttiva, efficace e funzionale per le persone stesse e perl’organizzazione aziendale: in base alle attività lavorative da svolgere, quindi, potrebbero essere le stesse persone a determinare di volta in volta, in accordo magari con il manager, il luogo da cui effettuarle per compierle al meglio. Ci sono tuttavia dinamiche, come quelle sociali ad esempio, che devono comunque essere coltivate, facilitate e favorite anche in un sistema di smart working (come anche in generale di lavoro ibrido o, a maggior ragione, di lavoro completamente da remoto).

Se l’azienda quindi ha adottato un sistema di smart working ibrido, in parte in presenza e in parte da remoto, largo all’organizzazione in ufficio di occasioni di socializzazione, scambio d’idee e team building per facilitare il contatto tra le persone.

Se invece si tratta di un sistema di lavoro basato sul full-remote, sarà da incentivare l’utilizzo di piattaforme che permettono di socializzare anche a distanza (es. Coffeecall, sistemi di enterprise social network quali workplace, currents, yammer ecc).

Come ogni cambiamento infatti, anche il passaggio allo smart working ha bisogno delle dovute accortezze per funzionare al meglio.