Ecco come scrivere un sollecito di pagamento efficace: quando inviarlo, cosa scrivere e fac simile utili per sollecitare una fattura non saldata.
Ricevere dei pagamenti in ritardo è senza dubbio una delle situazioni più frustranti per chi possiede un’azienda o un qualsiasi tipo di attività. In questi casi, la soluzione migliore - nonché quella più professionale - è quella di inviare un sollecito di pagamento. Ma come fare?
In questo articolo troverai una guida pratica, da poter seguire per eseguire questa procedura tanto semplice quanto decisiva. L’obiettivo è duplice: portare a termine la transazione e mantenere allo stesso tempo buoni rapporti con il cliente.
Cos’è un sollecito di pagamento?
Il sollecito di pagamento è una comunicazione formale con cui si ricorda al cliente che una o più fatture risultano ancora non saldate. Può essere inviato seguendo varie modalità (ad esempio via e-mail, PEC o posta raccomandata) ed è una delle prime azioni da attuare prima di ricorrere al recupero crediti vero e proprio.
Come accennato poco fa, l’obiettivo non è solo quello di recuperare il saldo, ma farlo mantenendo anche un buon rapporto commerciale con il cliente, dimostrando precisione e professionalità allo stesso tempo.
Ricorda, inoltre, che il sollecito di pagamento ha anche un valore legale. Infatti, in caso di ipotetici risvolti giudiziari, rappresenta una prova del tentativo di riscuotere il pagamento.
Quando inviare un sollecito di pagamento
In linea generale, il consiglio è quello di inviare il primo sollecito dopo 5/7 giorni dalla scadenza prevista ma, ovviamente, è bene regolarsi autonomamente in base alla situazione e alle dinamiche tra azienda e cliente. Ad esempio, se si tratta di un cliente storico, affezionato e che non ha precedenti a riguardo, si potrebbe decidere di prolungare la finestra di attesa. Quindi, per quanto riguardo questo aspetto, tutto dipende da come decide di muoversi chi è in credito, e non ci sono delle linee guida ufficiali.
Comunque, ecco un possibile schema temporale da poter seguire se si decide di proseguire con la pratica:
- primo sollecito, entro una settimana dalla scadenza;
- secondo sollecito, dopo 10-15 giorni (ma solo se il primo è stato ignorato);
- terzo e ultimo sollecito, dopo circa 30 giorni (se il mancato pagamento persiste).
Ricorda che all’interno di ogni comunicazione è bene mantenere un tono fermo ma rispettoso. L’aggressività, infatti, è sempre sconsigliata perché potrebbe danneggiare la relazione o complicare ulteriormente il recupero. È bene quindi rimanere professionali e, una volta che la lettera viene ricevuta, fare affidamento sull’onestà e sul buonsenso del cliente.
Cosa scrivere in un sollecito di pagamento di una fattura
La prima cosa di cui tenere conto quando ci si trova di fronte a un cliente che non salda una fattura entro i termini previsti è di aggiungere gli interessi di mora alla somma concordata. Tali interessi vanno calcolati in base al tasso fissato dalla BCE.
Il soggetto che emette la fattura, inoltre, ha il diritto di vedersi rimborsate anche tutte le spese che sostiene per recuperare i crediti non pagati ai quali si possono aggiungere anche altri costi sostenuti.
Una lettera di sollecito, anche se breve, deve essere precisa e completa. Inoltre, bisogna assicurarsi di inserire tutte le informazioni e i dettagli fondamentali affinché la pratica si possa concludere con successo. Di seguito, l’elenco delle informazioni più importanti, assolutamente da non dimenticare:
- dati identificativi di mittente e destinatario;
- numero, data e importo della fattura;
- modalità di pagamento richiesta (in genere quella pattuita in precedenza, come bonifico o assegno);
- termine entro cui saldare il debito;
- richiamo a eventuali solleciti precedenti;
- formula di chiusura cordiale e firma.
Un ulteriore consiglio è quello di inviare i solleciti più importanti via PEC o raccomandata, così da avere una ricevuta valida in caso di contestazioni di vario tipo. Inoltre, in questo caso il mittente può contare su uno strumento di comunicazione ufficiale più sicuro, e non si rischia che il messaggio finisca tra eventuali spam (come potrebbe accadere con la classica e-mail) e venga quindi ignorato.
Quando va apposta la marca da bollo da 2 euro? Se la lettera indica un importo superiore a 77,47 euro è necessario apporre una marca da bollo di 2 euro. Se, invece, l’importo è inferiore a tale cifra o non si indica l’importo da saldare, non serve alcuna marca da bollo.
Fac simile sollecito di pagamento: esempi già pronti
Vediamo adesso tre modelli già pronti di lettere di sollecito, da cui poter trarre spunto e adattare in base alla propria situazione o necessità.
Primo sollecito, tono cordiale
Se si sta scrivendo un primo sollecito è bene tenere presente che solitamente ci si pone in modo bonario e la lettera deve essere redatta come se fosse una nota informativa. Il mancato pagamento di una fattura, infatti, può essere imputabile anche ad una svista.
- Oggetto: promemoria di pagamento - Fattura (N°_)
Gentile [Nome Cliente],
desideriamo informarla che, a seguito di una verifica contabile, risulta ancora aperta la fattura n. [Numero] emessa il [Data], con scadenza il [Data].
L’importo dovuto è pari a € [Importo], da versare tramite bonifico sul seguente IBAN: [IBAN Azienda].
In caso di avvenuto pagamento, la preghiamo di considerare nulla la presente comunicazione.
Restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento e Le porgiamo cordiali saluti.
[Nome Azienda]
Responsabile Amministrativo
Secondo sollecito, tono più fermo
- Oggetto: Sollecito urgente – Fattura [N°_] ancora non saldata
Gentile [Nome Cliente],
facendo seguito alla nostra precedente comunicazione del [Data], notiamo con dispiacere che la fattura n. [Numero] del [Data] per un importo di € [Importo] non risulta ancora saldata.
La invitiamo cortesemente a regolarizzare il pagamento entro 5 giorni dalla presente.
In caso contrario, ci riserviamo di procedere secondo quanto previsto dal contratto.
Cordiali saluti,
[Nome Azienda]
Ufficio Crediti
Terzo sollecito, diffida formale
- Oggetto: Diffida formale per mancato pagamento – Fattura [N°_]
Gentile [Nome Cliente],
in assenza di riscontro ai precedenti solleciti, la invitiamo formalmente a saldare l’importo di € [Importo] relativo alla fattura n. [Numero] del [Data], scaduta in data [Data].
Qualora il pagamento non avvenga entro 10 giorni dal ricevimento della presente, saremo costretti ad attivare le procedure legali previste per il recupero del credito.
La presente costituisce messa in mora ai sensi dell’art. 1219 del Codice Civile.
Distinti saluti,
[Nome Azienda]
Direzione Legale o Amministrazione
Cosa fare se il cliente non paga dopo il sollecito
Se hai provveduto con l’invio di più solleciti, ma il cliente ancora non effettua il pagamento, puoi procedere con modalità differenti.
Per prima cosa (solo se non lo hai già fatto), puoi inviare una diffida con messa in mora o, se lo ritieni opportuno, attivare direttamente una procedura legale, coinvolgendo quindi gli organi competenti.
In quest’ultimo caso, sarà bene rivolgersi ad un avvocato o a una società di recupero crediti, che potrà attivare le procedure legali necessarie come il decreto ingiuntivo o l’azione giudiziaria.
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