Imprenditori e professionisti possono scaricare le spese sostenute per i viaggi? Come evitare errori con le nuove norme? Ecco una guida per scaricare le spese delle vacanze senza commettere errori.
Nel 2025 si possono scaricare dalle tasse le spese per le vacanze? Professionisti e imprenditori non vanno mai realmente in vacanza perché ogni occasione di nuove conoscenze può portare potenziali clienti.
Si ha nella maggior parte dei casi una commistione tra lavoro e vacanza vera e propria. Per questo professionisti e imprenditori titolari di partita Iva si chiedono se vi sono costi connessi ai viaggi (di piacere) che è possibile portare in deduzione o detrazione. Quali sono, inoltre, i limiti a deduzioni e detrazioni?
Conoscere questi aspetti può aiutare in una buona pianificazione fiscale che consenta ai lavoratori autonomi di ottenere una tassazione adeguata, o comunque più bassa, attraverso un attento studio dei costi affrontati che possono essere portati in deduzione, in modo da ridurre la base imponibile, o in detrazione, misura che va a ridurre l’imposta lorda.
Ecco in quali casi la pianificazione fiscale può prevedere che lavoratori autonomi e titolari di partita Iva possano scaricare nella dichiarazione 2025, relativa all’anno 2024, anche i costi delle vacanze, in particolare per viaggi e trasferte.
Quali costi per viaggi e vacanze si possono scaricare?
Un lavoratore autonomo che nel periodo di vacanza segue corsi, partecipa a convegni, conferenze, può considerare le spese sostenute come «spese di rappresentanza» e di lavoro?
Per rispondere a questa domanda occorre fare delle premesse.
Affinché la propria attività abbia successo oggi è necessario stare sempre sul pezzo, sfruttare tutte le possibili occasioni, occorre tanta creatività e formazione. Proprio per questo un imprenditore difficilmente ha delle vere e proprie vacanze, sono frequenti i casi in cui si ritagli degli spazi per lavorare e mantenere contatti, espanderli, anche durante le ferie.
Per capire quali costi relativi alle vacanze i lavoratori autonomi possono scaricare dalle tasse devono tenersi in considerazione due elementi, il primo è che tale operazione può essere compiuta solo da coloro che aderiscono al regime ordinario e che di conseguenza portano in deduzione le spese con il metodo analitico. Chi, invece, ha optato per il regime forfettario dovrà applicare il metodo a forfait tenendo in considerazione il coefficiente di redditività stabilito in base al proprio codice Ateco.
Il secondo elemento da tenere in considerazione riguarda il principio di inerenza, cioè le spese che è possibile portare in deduzione devono essere inerenti all’attività posta in essere. Deve essere presente una correlazione tra la spesa sostenuta e il ritorno di reddito che può derivare dalla stessa. Non deve generare effettivamente ricavi tangibili, ma deve potenzialmente essere in grado di migliorare le prestazioni del lavoratore autonomo/titolare di partita Iva.
Tra le spese che possono essere portate in deduzione vi sono quelle per viaggi e trasferte, naturalmente deve trattarsi di viaggi e trasferte che rispettino il principio di inerenza all’attività di lavoro. Ad esempio, è possibile portare in deduzione le spese sostenute per un week end fuori città per partecipare a un corso di formazione, a un convegno, per incontrare soci o potenziali clienti, partecipare a fiere. Naturalmente anche i regali aziendali ai propri clienti possono rientrare tra i costi da portare in deduzione.
Occorre però fare una precisazione, infatti, molti commercialisti ritengono che nel caso di commistione tra un viaggio di vacanza e di lavoro le spese possano essere scaricate soltanto in parte. In caso di controllo da parte del Fisco diventa, infatti, difficile giustificare perché l’imprenditore “X” ha scaricato le spese di albergo per una settimana anche se il convegno a cui dice di aver partecipato dura due giorni.
Se però nell’arco della settimana oltre a partecipare al convegno in oggetto, l’imprenditore “X” ha avuto anche altri incontri di lavoro, come nel caso in cui nei giorni precedenti e/o successivi al convegno abbia incontrato potenziali clienti, abbia visitato strutture in cui si vogliono aprire nuove sedi, può tranquillamente dimostrare che l’intera settimana è stata dedicata al lavoro e che i momenti di relax extra erano semplicemente pause dal lavoro, come quotidianamente avviene anche quando si lavora in azienda.
Per beneficiare delle deduzioni vacanze 2025 a cosa si deve stare attenti?
Come visto, portare in deduzione/detrazione le spese per le vacanze dei lavoratori autonomi è possibile, ma si deve prestare molta attenzione ai giustificativi.
Naturalmente tutti i costi devono essere fatturati ed è bene conservare anche documenti che possano attestare l’inerenza della spesa rispetto alla propria attività. Ad esempio, nel caso in cui si partecipi a un convegno a Roma è necessario conservare gli atti che attestino l’effettiva partecipazione. Se si visitano delle strutture (ad esempio perché si sta pensando di aprire nuove sedi), è bene conservare una documentazione fotografica oppure farsi rilasciare dall’agenzia immobiliare a cui ci si è rivolti un documento che provi tale visita.
A questo punto sarà possibile scaricare anche i costi per il viaggio (treno, aereo, pedaggio autostradale, carburante, taxi), i costi di pernottamento e di soggiorno in città. L’onere della prova ricade sul contribuente, quindi se in caso di controlli, il Fisco dovesse avere dei dubbi sull’inerenza, potrebbe chiedere ragione di essa.
Le spese per le vacanze 2025 per poter essere portate in deduzione devono essere certe e determinate. Questo implica che devono esservi atti che attestino l’esistenza della spesa, ad esempio il contratto (ricordiamo che anche un biglietto aereo è un contratto). Il costo sostenuto deve essere di ammontare determinato, in questo caso scontrini e fatture sono un elemento abbastanza rilevante.
Ci sono limiti alla deducibilità dei costi per viaggi e trasferte?
Per la deduzione delle spese di viaggio/vacanze il lavoratore autonomo deve adottare il principio di cassa, quindi solo i costi effettivamente pagati nel 2024 potranno essere portati in deduzione nella dichiarazione del 2025.
Occorre sottolineare che per alcune categorie di spese vi sono dei limiti alla deducibilità, ad esempio le spese per l’autovettura inerenti la manutenzione e i carburanti sono deducibili al 20%, mentre l’Iva applicata ai costi dell’autovettura sono deducibili al 40%. L’ammortamento del costo dell’autovettura è deducibile annualmente al 20% nel limite di costo del bene di 18.075,99 euro.
Le spese di vitto e alloggio sono deducibili al 75%, ma a condizione che il totale nell’anno, non sia superiore al 2% dei compensi registrati nello stesso anno di imposta. L’Iva sulle relative fatture è totalmente detraibile.
Le spese di rappresentanza quali viaggi turistici o promozionali, per la partecipazione a mostre e fiere sono interamente deducibili nel limite dell’1% del totale dei ricavi e compensi maturati nell’anno di imposta. L’Iva in questo caso è indetraibile.
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Legge di Bilancio 2025, le novità per la deduzione delle spese per le vacanze
La Legge di Bilancio per il 2025 porta un’importante novità: l’obbligo di tracciabilità delle spese per i titolari di partita Iva che desiderano portare in deduzione o detrazione le spese sostenute.
Tale obbligo entra in vigore dal 1° gennaio 2025, per le spese effettuate da tale data. Questo implica che nella dichiarazione dei redditi 2025, relativa ai redditi 2024, è ancora possibile scaricare le spese per le vacanze anche se effettuate con strumenti di pagamento non tracciabili, contanti. A partire dalla spese sostenute nel 2025, dichiarazione dei redditi 2026, invece, non sarà possibile scaricare le spese pagate con strumenti non tracciabili.
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