Fatturazione elettronica, PEC e Firma Digitale: cosa sono e come ottenerle con Aruba

Fattura elettronica, PEC e Firma Digitale sono tre strumenti divenuti, nel corso degli ultimi anni, parte della quotidianità di imprese e professionisti.

La fatturazione elettronica, obbligatoria dal 2015 nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e dal 2019 per i rapporti tra privati, ha contribuito a velocizzare e snellire la gestione organizzativa della vita d’impresa, ed è indubbiamente una delle innovazioni del Fisco digitale maggiormente apprezzate dai titolari di partita IVA.

La digitalizzazione diventa sinonimo di semplificazione, anche per quel che riguarda la PEC e la Firma Digitale.

La PEC, Posta Elettronica Certificata, è ormai essenziale non solo per imprese e professionisti, ma anche per i cittadini.
Sostituisce a tutti gli effetti la raccomandata A\R, in quanto assume validità legale ed utilizza elevati standard di sicurezza. Dotarsi di una PEC è inoltre particolarmente conveniente in quando il costo di attivazione di una PEC è di pochi euro per un abbonamento annuale che permette di inviare e ricevere un numero illimitato di comunicazioni certificate.

Le stesse considerazioni valgono per la Firma Digitale, strumento che sostituisce la firma autografa su carta e che, oltre ad assumere validità legale, garantisce l’autenticità del sottoscrittore e dei documenti sottoscritti.

Soffermiamoci quindi nel dettaglio su fatturazione elettronica, PEC e Firma Digitale, per valutarne i vantaggi e vedere come ottenerle con Aruba.

Fattura elettronica: definizione e vantaggi fiscali ed amministrativi

Partiamo dalla definizione: la fattura elettronica è un documento informatico, in formato XML (eXtensible Markup Language) e che viene trasmesso al Sistema di Interscambio (SdI) e da questo poi inviato in automatico al soggetto ricevente.

Soltanto dopo l’invio e la convalida del SdI la fattura elettronica potrà definirsi ufficiale.

La fattura elettronica ha consentito e consente di ottenere una molteplicità di vantaggi amministrativi e fiscali.

Dal punto di vista amministrativo essa consente di:

• velocizzare i processi aziendali e ridurre i tempi delle attività amministrative e conseguentemente i relativi costi;
• ottimizzare il sistema di archiviazione, finalmente basato sul digitale e non sulla carta.

Dal punto di vista fiscale, invece, la fattura elettronica consente di:

• esonerare i contribuenti dalla tenuta dei registri IVA;
• ridurre di due anni i termini di accertamento fiscale per tutti i contribuenti titolari di partita IVA che emettono fatture elettroniche, ricevendo ed eseguendo pagamenti in modalità tracciata per importi superiori ai 500,00 euro;
• diverse altre semplificazioni in tema di emissione, registrazione, conservazione e annotazione delle fatture.

La fattura elettronica con Aruba: semplice, completa e conveniente

La gestione della fattura elettronica con Aruba è semplice, completa e conveniente.

Il servizio di fatturazione elettronica di Aruba include infatti 1GB di spazio per i documenti fiscali (in termini pratici ciò significa gestire fino a 100.000 fatture!). È comunque possibile richiedere un’estensione di questo spazio.

I servizi disponibili sono davvero tanti e consentono una gestione davvero semplice e veloce di tutte le attività connesse alla fattura elettronica ovvero:

• creazione, invio e ricezione di fatture;
• gestione tramite app;
• gestione dello stato contabile delle fatture;
• conservazione a norma di fatture e notifiche;
• import anagrafiche e fatture già transitate da SdI e ricevute con altri sistemi;
• collaborazione in tempo reale con il commercialista;
• ricerca automatica nel Registro delle imprese per inserire i dati in fattura.

Posta elettronica certificata (PEC): cos’è, come funziona e quali sono i vantaggi

La PEC (Posta Elettronica Certificata) è una casella mail a tutti gli effetti, con la fondamentale differenza che nel caso della posta elettronica certificata la comunicazione ha valore legale, come se fosse una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Quali soggetti intervengono nel processo di creazione, invio e ricezione di una PEC e quali sono le relative fasi?

Si tratta ovviamente di diversi attori, tutti fondamentali per garantire che la comunicazione sia valida ed efficace:

• il mittente della comunicazione, che materialmente scrive la mail ed eventualmente carica gli allegati, se necessario (a questo proposito è bene sottolineare che il testo del messaggio ha valore legale, mentre gli allegati sono validi legalmente solo se firmati digitalmente);
• il gestore della casella PEC di cui il mittente è intestatario, che impacchetta il messaggio preparato dal mittente;
• il destinatario della comunicazione, il quale a sua volta deve appoggiarsi ad un gestore di posta elettronica certificata;
• il gestore della casella di posta elettronica certificata intestata al destinatario.

Sia il mittente che il destinatario possono essere soggetti privati o pubblici, imprese, enti, associazioni.
Quali sono invece le fasi del processo di trasmissione di una PEC?

Il gestore del servizio, dopo l’invio, rilascia al mittente una ricevuta, vera e propria prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e degli eventuali allegati. Al mittente è inoltre inviata una ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore della casella PEC del destinatario.

Le ricevute dei gestori del servizio di posta elettronica certificata attestano, a seconda delle circostanze, che il messaggio:

• È stato spedito;
• È (o non è) stato consegnato;
• Non è stato alterato.

Gli avvisi inviati dal soggetto gestore riportano, inoltre, un riferimento temporale, che certifica data e ora delle operazioni. Inoltre, il gestore invia avvisi nel caso di errore in una delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna), di modo da dare certezza al mittente dell’avvenuta spedizione del messaggio.

La sicurezza e l’affidabilità della PEC sono garantite anche dalla conservazione delle ricevute da parte del gestore del servizio, per un totale di 30 mesi. Sarà così possibile richiederne la riproduzione nel caso di smarrimento.

Si ricorda infine che la PEC è obbligatoria per i titolari di partita IVA ed è indispensabile per attivare il domicilio digitale, obbligatorio per imprese e professionisti dallo scorso 1° ottobre 2020.

Il servizio di Posta Elettronica Certificata con Aruba

La gestione della PEC con Aruba è semplice ed intuitiva, anche grazie all’app Aruba PEC Mobile, gratuita e disponibile per tutti i clienti e su tutti gli store online.

Il costo di attivazione della PEC con Aruba è davvero competitivo e varia a seconda delle soluzioni disponibili.

La PEC Standard, con una spesa di 5 euro (+ IVA), consente di avere a disposizione per 12 mesi 1 GB di spazio per l’invio e la ricezione di messaggi certificati (ulteriormente estendibile).

La PEC Pro, particolarmente adatta per un uso professionale, consente di avere a disposizione 2 GB di spazio sulla casella e ulteriori 3GB di spazio archivio, con una spesa pari a 25 euro all’anno (+ IVA).

Per chi gestisce un numero elevato di PEC, è inoltre disponibile la versione Premium, che consente di avere a disposizione 2 GB di spazio e 8 GB di archivio.

Tutte e tre le soluzioni per la PEC di Aruba includono il servizio Leggi Fatture, soluzione innovativa che consente di visualizzare e leggere le fatture elettroniche ricevute, che verranno raccolte in una casella automaticamente creata nella propria Webmail PEC e contrassegnate da un’apposita icona.

Mentre la casella Standard include la funzionalità di avviso tramite email nel caso in cui vi siano PEC non lette sulla casella, sia la tipologia Pro che la tipologia Premium invece includono la comoda funzionalità di avviso SMS in grado di mettere a conoscenza il titolare della casella di eventuali PEC non lette attraverso un SMS inviato con le modalità scelte dal cliente stesso.

Inoltre, sia la PEC standard che la PEC pro e premium sono valide ai fini dell’ottenimento del domicilio digitale.

Firma Digitale: cos’è e come funziona

Passiamo quindi alla Firma Digitale. Si tratta di uno strumento divenuto ormai imprescindibile per imprese e professionisti, ma necessario anche per i soggetti privati.

La Firma Digitale è spesso erroneamente confusa con la firma elettronica. Si tratta di un’associazione sbagliata, in quanto la prima si caratterizza per garantire validità legale a documenti informatici ed atti amministrativi.

A spiegare cos’è e come funziona la Firma Digitale è l’articolo 23 del decreto legislativo n. 82/2005, il Codice dell’amministrazione digitale (CAD).
La Firma Digitale si riferisce in maniera univoca ad un solo soggetto e al documento al quale è apposta o associata; apporre la Firma Digitale consente di integrare e sostituire sigilli, marchi, contrassegni e timbri, per tutte le finalità previste in ambito fiscale ed amministrativo.

Per semplificare, la Firma Digitale consente di firmare digitalmente qualsiasi documento informatico o atto, sostituendo e producendo gli stessi effetti della firma autografa.

La Firma Digitale con Aruba: vantaggi e come ottenerla

Ottenere la Firma Digitale con Aruba è facile e conveniente.

I kit di Firma Digitale Aruba sono dispositivi composti da un lettore (USB o da tavolo) e da una Smart Card (in formato SIM o carta di credito). Quest’ultima contiene due certificati:

• il certificato di Firma qualificata, che identifica il titolare e grazie al quale è possibile firmare documenti a valore legale;
• il certificato di autenticazione CNS (Carta Nazionale dei Servizi), che permette al titolare di accedere ai servizi online della Pubblica Amministrazione.

Così come prescritto dalla normativa di riferimento, la Firma Digitale di Aruba rispetta le caratteristiche di:

• Autenticità: garantisce l’identità del sottoscrittore;
• Integrità: assicura che il documento non sia stato modificato dopo la sottoscrizione;
• Validità legale: attribuisce pieno valore legale al documento firmato.

Per avere la Firma Digitale con Aruba bastano pochi e semplici passaggi, ed in base al metodo di riconoscimento prescelto in fase d’ordine, i tempi d’attesa vanno da 5 ad un massimo di 15 giorni. L’intero kit viene spedito direttamente al proprio indirizzo.

Aruba offre inoltre il servizio di Firma Digitale Remota, una tipologia di firma digitale che non prevede l’installazione di hardware, permettendo così di firmare digitalmente documenti in modo più semplice e rapido, pur mantenendo le stesse caratteristiche di autenticità, non ripudio, integrità e valore legale.

I kit di Firma Digitale Remota sono composti da un dispositivo OTP (One Time Password) per generare password temporanee e da un certificato di firma; non è incluso in questo caso il certificato di autenticazione CNS.

Anche per la Firma Digitale Remota, i tempi di attesa per ricevere il kit a domicilio dipendono dalla modalità scelta per effettuare il riconoscimento e vanno da 5 a 15 giorni, fatta eccezione per OTP Mobile, che essendo attivata sullo smartphone non necessita di spedizione, consentendo un’attivazione più rapida.

Tutti i documenti digitali possono essere firmati in modo veloce e sicuro.
Nome utente e password del proprio account di Firma Digitale Remota, unitamente al codice OTP generato con l’apposito dispositivo consentono di firmare digitalmente i documenti tramite smartphone, computer o tablet connessi ad internet.

Con la Firma Digitale Remota di Aruba, vengono inoltre fornite, su ogni device utilizzato, le applicazioni gratuite Firma Digitale Aruba, Aruba OTP e il software ArubaSign, per poter firmare tutti i documenti in modo semplice, veloce e sicuro.

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