Busta paga smarrita: cosa fare?

Quello alla consegna della busta paga rappresenta uno dei diritti tipici del lavoratore subordinato, cui corrisponde l’obbligo del datore di lavoro di fornirla a una scadenza prefissata. Non una facoltà dell’azienda, ma un vero e proprio dovere stabilito dalla legge, che scatta dal momento del versamento dello stipendio.

Ricorda infatti che, in ipotesi di controllo da parte dell‘Ispettorato Nazionale del Lavoro, il tuo datore di lavoro è tenuto a provare l’avvenuta consegna del documento in oggetto. Ciò eviterà eventuali provvedimenti a suo danno.

Sul piano del metodo di consegna della busta paga, le regole vigenti consentono discrezionalità. Infatti è ammessa la consegna della copia con carta ma anche via posta elettronica (Pec o anche con la mail del consulente del lavoro indicato dal datore al fine di svolgere l’elaborazione del cedolino). La consegna della busta paga è effettuabile anche attraverso il sito web dell’azienda, laddove ne abbia uno.

Ciò che abbiamo detto finora attiene al ruolo del datore di lavoro, ma ciò che vogliamo considerare qui riguarda quanto succede a seguito della consegna della busta paga. Come tutti i documenti, infatti, anche questo potrebbe andare perso, anche per una banale disattenzione o distrazione. Comprenderai allora che, in caso di smarrimento di questo importante documento contabile, che prende anche il nome di cedolino o prospetto paga, potrai certamente attivarti al fine di porre rimedio.

Focalizziamoci allora su come comportarsi nel caso si verifichi un caso di smarrimento della busta paga. Che fare? Qual è la soluzione in queste circostanze? Scopriamolo insieme nel corso di questo articolo.

Busta paga e obbligo di consegna da parte del datore di lavoro: il contesto di riferimento

Perdere la busta paga perché, ad esempio, di ritorno alla propria abitazione da una lunga giornata di lavoro, viene smarrita la borsa nella quale era contenuta la copia cartacea, oppure perché - per errore - viene cancellata dalla posta elettronica, sono due casi classici e nient’affatto infrequenti nei quali il dipendente si ritrova a dover rimediare allo smarrimento del cedolino. Quest’ultimo infatti potrebbe servirgli in futuro, ad esempio per chiedere un mutuo o un finanziamento.

D’altronde basta dare una semplice occhiata alla struttura della busta paga per rendersi conto della sua importanza in una pluralità di situazioni diverse. Detto documento rappresenta infatti una sorta di sintesi in forma scritta di tutte le operazioni economiche riguardanti la posizione di un singolo lavoratore in azienda o nella Pa. Grazie a essa, il lavoratore può individuare la sua retribuzione netta in un dato mese di riferimento.

Non solo. In virtù di questo documento, che funge da vero e proprio resoconto mensile, può leggere e verificare la correttezza dei conteggi e delle somme indicate e accreditate a titolo di stipendio. Analogamente, può verificare che le trattenute per ragioni fiscali e contributive siano state effettuate nel modo corretto.

Insomma la busta paga è un atto che permette di capire se l’azienda rispetta il principio di buona fede e si comporta secondo trasparenza, rispettando tutti i diritti del lavoratore.

Ecco perché converrà fare in modo di non perdere le buste paga, e anzi conservarle nel corso del tempo, anche se il rischio di smarrimento è sempre dietro l’angolo.

Come comportarsi in caso di smarrimento della busta paga?

Che cosa fare allora se il cedolino viene perso o smarrito? Ebbene, la soluzione c’è ed è molto più semplice di quanto si possa credere. Al lavoratore basterà fare richiesta formale e scritta di un duplicato della busta paga al suo datore di lavoro.

Da questo punto di vista, la risposta dell’ufficio personale non potrà che essere pronta e celere. Gli impiegati infatti sanno già cosa fare in questo di tipo di evenienze e non dovrebbero avere particolari problemi a rintracciarla negli archivi.

Anzi, in dette circostanze scatta un vero e proprio dovere di consegnarla una seconda volta. D’altronde, nelle circostanze di una visita ispettiva del lavoro, gli incaricati potrebbero chiedere di dimostrare l’emissione e la distribuzione dei cedolini, a suo tempo avvenuta. Ecco perché l’archiviazione di questi documenti contabili è più che dovuta.

Vero è tuttavia che in queste situazioni, la tua azienda deve aver archiviato la documentazione in modo impeccabile, altrimenti qualche difficoltà a ritrovare velocemente la busta paga che ti serve e che hai smarrito, potrebbe emergere.

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Busta paga smarrita e archiviazione online dei cedolini paga

Dal punto di vista pratico, tra conservazione cartacea e digitale non c’è molta differenza, ma è assai preferibile che gli addetti abbiano ordinato tutti i cedolini, per nome e data. Altrimenti il rischio concreto è quello di mettere a repentaglio tutta l’organizzazione, con la conseguenza di rendere problematica l’individuazione della busta paga che ti interessa e che hai smarrito.

Proprio per evitare eventuali grattacapi in fase di ricerca di documenti archiviati, non poche aziende hanno adottato un sistema diverso dall’archiviazione classica, ovvero permettono al dipendente di recuperare le proprie buste paga in autonomia, grazie a un software ad hoc cui può accedere il singolo lavoratore.

Il programma consentirà di entrare nel proprio profilo personale e di scaricare la busta paga che serve in modo rapido e veloce, evitando l’intermediazione con l’impiegato dell’ufficio personale e risparmiando tempo. L’archivio online è sempre consultabile in qualsiasi luogo vi sia un collegamento internet attivo e ciò è di grossa utilità proprio nel caso di busta paga smarrita.

Ovviamente però sarà compito dell’azienda munirsi del software per questo tipo di operazione, in quanto sarà il datore di lavoro a fornire le credenziali per poter accedere all’area personale e compiere le azioni desiderate.

Conservare con cura la busta paga conviene: ecco perché

Conseguita la nuova copia della busta paga, è bene non smarrirla una seconda volta, anche perché - come abbiamo sopra ricordato - si avrà in mano un documento importantissimo, in particolare in caso di controversia legale con il datore. Il cedolino infatti rappresenta una prova fondamentale di possibili crediti vantati dal dipendente e può costituire la base di calcolo per il conteggio di differenze contributive e retributive.

Pensiamo al caso non infrequente dell’azienda che non versa la retribuzione o il Tfr: sulla scorta di quanto emerge in busta paga, il dipendente potrà conseguire dal magistrato un ordine di versamento nei confronti dell’azienda per il recupero della somma spettante.

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