Come scrivere un reclamo, guida e modello fac-simile

Ecco come scrivere un reclamo in maniera efficace per lamentare un disservizio, cosa deve contenere ed entro quanto tempo inviarlo.

Il reclamo è uno strumento molto efficace nella sua semplicità, perché permette di tutelare i propri diritti e far valere le proprie ragioni nei confronti di un soggetto in modo autonomo e veloce. Per scrivere un reclamo, infatti, non serve affidarsi a un avvocato e non sono richieste particolari formalità per la sua efficacia. L’importante è che la comunicazione sia completa, dettagliata e precisa al fine di far valere le proprie pretese.

Le situazioni in cui è utile fare un reclamo sono delle più disparate, generalmente riguardanti servizi o beni acquistati che presentano difetti, difformità o disservizi di vario tipo. Una bolletta dall’importo errato, il malfunzionamento della linea telefonica, il cibo scadente ricevuto in consegna al domicilio, sono soltanto alcuni dei possibili campi di applicazione.

Il reclamo viene esposto anche contro gli enti pubblici, per esempio il Comune per la negligenza nella manutenzione del verde. Spesso, si parla di reclamo quando un cittadino lamenta una condotta scorretta da parte di una persona giuridica, chiedendo la risoluzione del problema. Non deve essere confuso con la diffida, che intima al destinatario di eseguire un’azione, cessarla o astenersi dal compierla. Nella vita quotidiana, però, i due strumenti sono spesso combinati e questo è molto utile, soprattutto in caso di richieste di risarcimento del danno.

Come scrivere un reclamo correttamente, contenuto e invio

Il reclamo può essere scritto a mano oppure al pc, stampato o meno a seconda della modalità di invio. Molte società mettono a disposizione dei moduli predisposti per il reclamo completi di intestazione (sotto trovate anche un modello fac-simile generico da adattare alle esigenze), ma si può procedere anche in completa autonomia.

Il primo passaggio è l’indicazione del destinatario. Deve essere indicato il suo nominativo (sia che si tratti di un privato, sia che si tratti di una persona giuridica) preferibilmente anticipato da formule di cortesia. Il campo del destinatario deve essere corredato dal suo indirizzo.

A questo punto bisogna contestualizzare la lettera anticipando il contenuto della stessa, cioè motivando in modo sintetico l’oggetto del reclamo. Per farlo è sufficiente scrivere “Reclamo” seguito dal problema a cui si riferisce, come una determinata bolletta, il disservizio o una certa zona del territorio. Si passa poi al contenuto vero e proprio, dove sarà necessario descrivere in modo chiaro il problema sopportato, chiedendo una risoluzione.

In questa sede non si chiede di norma alcun risarcimento danni (anche se non è vietato), ma è possibile pretendere rimborsi o pagamenti spettanti. Documentare le proprie affermazioni con delle prove oggettive (scontrini, copia delle bollette, fotografie, reclami precedenti e similari) non è obbligatorio, ma resta molto utile per evitare dibattiti ulteriori e ottenere una rapida risoluzione. Senza contare che le prove si renderanno indispensabili in un eventuale causa per il risarcimento.

Modello fac-simile reclamo

(Fonte: aecilazio.com)

Non è necessario dilungarsi o spiegare le proprie pretese dal punto di vista legale, sarà sufficiente spiegare in modo esaustivo l’accaduto e pretendere quanto dovuto dal responsabile. È infine fondamentale indicare con precisione il mittente della lettera (anche in questo caso è meglio specificare nominativo e indirizzo) e sottoscriverla dopo aver appuntato luogo e data.

A questo punto il reclamo può essere inviato, preferibilmente tramite raccomandata a/r (o pec se il destinatario possiede un indirizzo di posta elettronica certificata) per attribuire data certa alla sua notifica. Ciò si rivela fondamentale quando il reclamo ha anche valore di diffida, ma anche per alcuni diritti dei consumatori che hanno una prescrizione più breve di quella decennale, per esempio:

danno da vacanza rovinata a causa del tour operator, entro 10 giorni dal ritorno del viaggio;
acquisto di un bene difettoso entro 8 giorni dalla scoperta del difetto/guasto;
fatture luce, gas, telefono, acqua, prima della scadenza indicata sulla bolletta;
irregolarità nell’estratto conto, entro 60 giorni dalla ricezione dell’estratto conto stesso.

In caso di mancata risposta (o risposta insoddisfacente) sarà comunque necessario adire le vie legali, se ve ne sono i presupposti giuridici.