Come si invia una denuncia Uniemens all’Inps?

L’Inps (Istituto Nazionale Previdenza Sociale) ha l’obiettivo di garantire una serie di prestazioni economiche a fronte di eventi che possono interessare la vita del lavoratore, impedendogli di svolgere l’attività lavorativa manuale e / o intellettuale e, pertanto, di percepire lo stipendio.

Oltre alla copertura di eventi come vecchiaia e invalidità, l’Inps si preoccupa di erogare apposite indennità a fronte delle assenze del dipendente per malattia, gravidanza, donazione sangue, assistenza al familiare disabile.

Le molteplici prestazioni garantite dall’Inps vengono finanziate dal versamento di contributi a carico dell’azienda e, in misura inferiore, del dipendente.

Il calcolo dei contributi dovuti all’Inps avviene, di norma:

• applicando un’apposita aliquota percentuale, a carico dell’azienda, alla retribuzione imponibile ai fini previdenziali, maturata dal dipendente nel singolo periodo di paga;
• applicando l’aliquota percentuale a carico del dipendente, alla retribuzione imponibile ai fini previdenziali, come sopra descritta.

La quota di contributi a carico dell’azienda è versata dalla stessa con modello F24. Per quanto riguarda invece la parte in capo al lavoratore, viene effettuato una trattenuta in busta paga e l’importo stesso dei contributi è versato dal datore di lavoro all’Inps, sempre con modello F24.

Sull’ammontare dei contributi da versare all’Istituto, il datore di lavoro recupererà le indennità a carico Inps anticipate in busta paga, ad esempio le somme corrisposte per gli eventi maternità, malattia e permessi per assistenza familiari disabili.

Il dettaglio delle operazioni effettuate nel singolo periodo di paga:

• contributi previdenziali e assistenziali a carico azienda e dipendente;
• recupero delle indennità anticipate in busta paga;
• versamento del Tfr maturato al Fondo tesoreria Inps;
• altri contributi dovuti all’Inps;

Viene dettagliato in un’apposita denuncia da inviare telematicamente all’Istituto. La denuncia in questione prende il nome di Uniemens e riunisce ciò che prima era separato in due modelli: Dm10/2 ed Emens.

La Legge 24 novembre 2003 numero 326, stabilisce infatti che i datori di lavoro devono comunicare mensilmente all’Inps i dati retributivi e le informazioni utili al calcolo dei contributi.

L’Uniemens individuale contiene quindi sia i flussi contributivi che quelli retributivi dei singoli lavoratori.

La scadenza per l’invio all’Inps dell’Uniemens, coincide con l’ultimo giorno del mese successivo quello in cui è scaduto il periodo di paga di competenza della denuncia stessa. Ad esempio, il flusso Uniemens relativo al mese di ottobre 2022 dev’essere inviato obbligatoriamente entro il 30 novembre prossimo.

Analizziamo in dettaglio come si trasmette la denuncia Uniemens all’Inps.

Creazione del file xml

Qualsiasi software paghe ha un’apposita funzionalità che permette, una volta conclusa l’elaborazione dei cedolini, di creare la denuncia Uniemens sotto forma di file in formato «-xml», da sottoporre poi al successivo controllo del software Inps.

Dal momento che gli aggiornamenti dei programmi paghe procedono di pari passo con le novità normative e con gli adeguamenti del file Uniemens, è bene controllare che il programma stesso sia aggiornato, prima di procedere alla creazione del file xml.

Una volta concluso il processo di generazione della denuncia Uniemens, il file dev’essere salvato in un’apposita cartella, salvo poi essere prelevato in sede di controllo con il software Inps.

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Controllo con il software Inps

Una volta che il software paghe ha creato il file in formato «.xml» è necessario utilizzare i programmi rilasciati dall’Inps, al fine di validare il flusso Uniemens e trasformarlo nel formato «.UniEM» che sarà poi trasmesso all’Istituto.

I software di controllo possono essere scaricati gratuitamente dal portale «inps.it - Prestazioni e Servizi - Software». L’utente può scegliere se installare:

• il «Software di controllo UniEMens individuale» e il «Software di controllo UniEMens automatico», programma storicamente utilizzato per creare i file da trasmettere all’Inps, detto anche in gergo «validatore»;
• il «Nuovo Software di controllo UniEMens Multi-piattaforma» di ultima generazione, con cui viene garantita una maggiore velocità di validazione e creazione del file.

In entrambi gli applicativi, è necessario selezionare il file xml da sottoporre all’elaborazione.

Quest’ultima può concludersi:

• in assenza di errori, con la creazione del file in formato «.UniEM» da caricare poi sul sito Inps;
• in presenza di errori, non sarà creato alcun file e il programma proporrà la lista delle anomalie, dettagliate in base al singolo dipendente / collaboratore interessato.

Gli errori segnalati dal programma si dividono in:

• errori bloccanti, tali, come dice la parola stessa, da impedire la creazione del file;
• errori forzabili, per i quali si chiede una conferma da parte dell’utente al fine di creare comunque il file.

Per correggere gli errori, l’utente deve tornare nel software paghe e modificare il campo oggetto dell’anomalia.

A questo sarà necessario ricreare il file xml e sottoporlo al controllo del software Inps, e così via sino a quando non ci saranno più errori e sarà disponibile il tracciato in «.UniEM».

Collegamento al sito Inps

Una volta creato il file per il caricamento sul sito Inps, è necessario collegarsi all’apposita piattaforma online dell’Istituto, disponibile su «inps.it - Prestazioni e Servizi - Prestazioni - Accesso ai servizi per aziende e consulenti», in possesso delle credenziali Spid, Cie o Cns.

Effettuato l’accesso, il sistema chiede se si intende operare con il profilo:

• personale, necessario per tutti quegli adempimenti legati al singolo utente;
• aziende, utile per le operazioni che riguardano aziende e professionisti.

Pertanto, la seconda è l’opzione da selezionare per l’invio dell’Uniemens.

Invio della denuncia

Dal cruscotto della piattaforma «Servizi per aziende e i consulenti», è necessario selezionare, dalla colonna a sinistra, la voce «Uniemens».

A questo punto si apre un sotto-menu nel quale cliccare su «Invio denunce individuali».

Il sistema chiede allora di selezionare, tra i file presenti nel pc, quello da inviare all’Inps.

Una volta individuato il file, il sistema effettua un controllo preliminare, esponendo in maniera sintetica il totale degli importi a debito e di quelli a credito denunciati dall’azienda.

I dati sono divisi tra la parte Uniemens riguardante i lavoratori dipendenti (quest’ultima, a sua volta distinta in ragione della matricola Inps) e quella dedicata alla Gestione separata (di norma per i collaboratori coordinati e continuativi).

Una volta verificati i totali, l’utente può confermare l’invio. A questo punto il sistema rilascia:

• codice di trasmissione, da conservare per future consultazioni del flusso inviato;
• ricevuta di trasmissione, con tutti i dati descritti nel controllo preliminare.