Ecco come scrivere una lettera commerciale efficace. Struttura, impostazione, fac simile, modelli e esempi pratici da cui prendere ispirazione.
La lettera commerciale è ancora uno strumento fondamentale nel mondo del lavoro. In ambito professionale, infatti, è spesso necessario dover comunicare in maniera formale, soprattutto quando si tratta di comunicazioni ufficiali o richieste importanti. In questi casi, una lettera commerciale scritta con cura e precisione, può fare la differenza.
Che ti serva per richiedere informazioni o collaborazioni, formalizzare un accordo o esprimere un reclamo, una lettera ben scritta ti aiuterà a esprimere affidabilità, serietà e competenza. Insomma, saper scrivere una buona lettera commerciale è ancora indispensabile per ogni professionista che si rispetti.
Per questo motivo, all’interno di questo articolo troverai una guida completa su tutto quello che c’è da sapere su questo strumento comunicativo. Partendo da cos’è, imparerai a scriverla in modo corretto, quali elementi inserire, cosa evitare e, soprattutto, troverai degli esempi e dei modelli pronti all’uso da cui prendere ispirazione.
Cos’è una lettera commerciale e a cosa serve
La lettera commerciale è una comunicazione formale utilizzata in ambito aziendale per gestire rapporti professionali. Al giorno d’oggi, a differenza del passato, può essere inviata sia in formato digitale che cartaceo, ma realizzarla richiede più attenzione rispetto a una semplice e-mail. Infatti, questo tipo di lettera segue degli schemi precisi, da rispettare per far sì che risulti il più efficace possibile.
Una lettera commerciale in ambito aziendale può avere scopi differenti e, in base a questi, verrà costruita con una struttura ad hoc. Ecco quali sono tutti i possibili obiettivi:
- avviare nuovi rapporti lavorativi;
- richiedere informazioni specifiche o generali;
- fare un’offerta d’acquisto;
- effettuare un ordine;
- sollecitare un pagamento;
- gestire reclami;
- formalizzare un accordo in via ufficiale;
- avviare o rafforzare una collaborazione.
Inoltre, è importante sottolineare che la lettera commerciale ha anche un valore legale in caso di eventuali controversie. Per questo motivo, è molto importante scriverla con attenzione, chiarezza e attenendosi sempre alla verità.
Come scrivere una lettera commerciale: impostazione e struttura
Una lettera commerciale è caratterizzata da una serie di regole che ne garantiscono leggibilità, chiarezza e professionalità. Approfondiamo quindi le sezioni che non possono mai mancare.
Intestazione e dati aziendali
In primis, nella parte superiore della lettera va inserita l’intestazione dell’azienda o del mittente. Questa deve contenere una serie di informazioni che elenchiamo di seguito:
- nome e cognome o ragione sociale;
- indirizzo completo;
- contatti (numero di telefono ed e-mail);
- codice fiscale e/o partita IVA;
- numero di iscrizione al Registro delle Imprese o alla C.C.I.A.A. (se applicabile);
- eventuale capitale sociale (per le società di capitali).
Data e indirizzo del destinatario
La data va inserita sulla destra, separata da 3 o 4 interlinee rispetto all’intestazione. Questa deve necessariamente indicare la località al momento della scrittura, il giorno, il mese in lettere minuscole e l’anno: ad esempio “Roma, 15 aprile 2025”.
L’indirizzo del destinatario, invece, va scritto in alto a sinistra, qualche riga sotto la data, preceduto da espressioni formali come “Spett.le”, “Egregio” o “Gentile”. Questo è molto importante, e serve a garantire un tono di educazione e rispetto professionale. Per quanto riguarda l’indirizzo, questo deve includere:
- nome del destinatario o ragione sociale;
- via e numero civico;
- CAP, città e provincia.
Oggetto della lettera
Pur non essendo obbligatorio, è fortemente consigliato inserire l’oggetto all’interno di una lettera commerciale. Questo, infatti, serve per riassumere il contenuto della comunicazione in modo sintetico, facilitando la comprensione al destinatario. L’oggetto va posizionato due o tre righe sotto l’indirizzo, allineato sulla sinistra.
Esempio:
Oggetto: Conferma dell’ordine di fornitura materiale informatico
Corpo del testo
Il corpo è la parte centrale della lettera. Deve essere una parte contenutistica chiara, sintetica ed esplicativa, strutturata in tre sezioni:
- introduzione, dove si spiega in poche righe il motivo della comunicazione;
- sviluppo, si approfondisce il tema, aggiungendo eventuali dati, richieste o riferimenti;
- conclusione, la sezione finale in cui si invita a compiere un’azione (la cosiddetta “call to action”), si ringrazia o si ribadisce la propria disponibilità.
Durante la scrittura, i paragrafi devono risultare separati tra loro (ad esempio da una riga bianca) e, per quanto riguarda lo stile, è preferibile usare la forma attiva, evitando periodi troppo lunghi, complessi o forme passive.
Formula di chiusura e firma
In una lettera commerciale, anche la conclusione si adegua allo stile formale adottato nel corpo del testo. La chiusura, quindi, deve comprendere saluti cordiali ed eventuali ringraziamenti. Le espressioni più diffuse per concludere una comunicazione di questo tipo sono:
- distinti saluti;
- cordiali saluti;
- in attesa di un vostro cortese riscontro, porgiamo i nostri più distinti saluti (una versione un po’ più lunga).
Ancora più sotto, dopo circa due o tre righe di spazio, si inserisce la firma sulla destra, accompagnata dal nome dell’azienda, un eventuale timbro aziendale e, se necessario, la qualifica del mittente.
Elementi facoltativi
A seconda della situazione, si possono aggiungere anche altri elementi, tra cui:
- allegati, da indicare con la sigla “All.” seguita dall’elenco;
- riferimenti, ad esempio “Vs. rif”. o “Ns. rif.” seguiti da codice o numero di pratica;
- diciture particolari, come “Riservata”, “Personale”, “Espresso”, in alto a sinistra o sulla busta.
Fac simile lettera commerciale: aspetti grafici e layout
Una lettera commerciale efficace non si giudica solo dal contenuto, ma anche dall’aspetto visivo. La forma con cui è scritta, infatti, contribuisce a trasmettere un’immagine ordinata e credibile dell’azienda.
Anche se non esiste un obbligo normativo rigido in merito all’impaginazione, negli ambienti professionali si è ormai consolidata una sorta di “criterio grafico” che tutti ormai si aspettano venga rispettato.
Formato e margini consigliati
Il formato standard è il classico foglio A4 verticale, ideale sia per l’invio cartaceo che per la distribuzione digitale (in particolare via PDF). Per garantire una leggibilità ottimale e una disposizione armoniosa degli elementi testuali, si consiglia di rispettare questi margini indicativi:
- superiore: 4,5 cm;
- inferiore: almeno 2,5 cm;
- sinistro: 2,5 cm;
- destro: circa 2 cm.
Questi spazi permettono una buona centratura del contenuto e rendono il documento più ordinato, facilitando eventuali stampe o archiviazioni in raccoglitori.
Scelta del font e grandezza del testo
Il font deve essere leggibile e professionale e non serve inventare nulla di stravagante. I caratteri classici come Arial, Times New Roman o Helvetica sono sempre adatti, ma ricorda che quello che conta di più è la chiarezza e la coerenza. Evita, però, font decorativi o troppo elaborati, che possono risultare poco leggibili o non adatti al contesto formale.
La dimensione consigliata è 12 pt, perfetta per la maggior parte delle lettere. Se il contenuto è particolarmente lungo, si può scendere fino a 11 pt, ma è bene non andare oltre. Infine, nel caso in cui l’azienda adotti un font personalizzato nel proprio branding, è opportuno adattarne la grandezza in modo che resti leggibile.
Elementi grafici opzionali: logo e slogan
La zona superiore del foglio é spesso utilizzata per dare identità visiva al documento. In questa area si possono inserire il logo aziendale o eventuali slogan distintivi, ricordando sempre di mantenere uno stile pulito e senza sovraccaricare la grafica. Il consiglio, quindi, è di collocarli nella parte sinistra o centrale, lasciando più libero il contenuto testuale.
Perché curare l’aspetto é importante?
Una lettera con impaginazione approssimativa o troppo diversa dagli standard rischia di risultare poco professionale, generando confusione o diffidenza. Al contrario, una presentazione ben fatta favorisce la leggibilità, esprime attenzione al dettaglio e migliora la percezione dell’immagine aziendale.
Tipi di lettere commerciali: elenco e spiegazione
Come accennato in precedenza, le lettere commerciali possono avere scopi differenti. Ecco quali sono le principali categorie.
- Lettera di reclamo: serve a segnalare disservizi o problemi su merce e servizi ricevuti. Richiede tatto e chiarezza.
- Promemoria o sollecito: viene usata per ricordare scadenze o pagamenti in sospeso, spesso con tono formale ma fermo.
- Lettera di offerta: è una proposta commerciale vincolante che include dettagli su prezzi, quantità e termini. Può essere sollecitata o spontanea.
- Richiesta informazioni: è sempre non vincolante e può riguardare listini, cataloghi o prodotti specifici. Può essere generica o dettagliata.
- Ordine o conferma di un ordine: formalizza l’accettazione di un’offerta e può contenere modifiche. La conferma è utile per evitare fraintendimenti.
- Bolla di consegna: accompagna la merce spedita e riporta le informazioni essenziali sull’ordine.
- Fattura: documento fiscale con valore contabile. Deve rispettare requisiti formali precisi.
- Dichiarazione provvisoria: aggiorna il cliente sullo stato di avanzamento di un lavoro o consegna, specie se dilatata nel tempo.
- Memorandum o lettera di intenti: sintesi breve per confermare una volontà comune tra le parti, in fase preliminare.
- Circolare: inviata a più destinatari contemporaneamente, spesso per comunicazioni aziendali interne o promozionali.
Un esempio di lettera commerciale
Per aiutarti a impostare correttamente una lettera commerciale, ecco un modello esempio basato sulla struttura professionale più utilizzata, conforme agli standard grafici e di contenuto descritti in precedenza.
Modello lettera commerciale
Fonte Money.it
Il contenuto del testo funge da esempio. Puoi adattarlo alle tue esigenze specifiche, al tipo di destinatario, all’oggetto della comunicazione o al tono richiesto, in modo tale da poter ottenere una lettera commerciale efficace e pronta all’uso.
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