Fattura elettronica estera, come emetterla? La procedura

Le fatture elettroniche verso l’estero seguono regole in certi casi differenti rispetto alla fatturazione elettronica nazionale: ecco cosa c’è da sapere.

Da qualche anno a questa parte, la fattura elettronica ha rivoluzionato il sistema fiscale italiano, semplificando i processi di emissione, gestione e conservazione dei documenti fiscali. Dal 2024 è diventata obbligatoria definitivamente anche per tutti i forfettari, indipendentemente dal reddito e dal settore. Ma se per le operazioni interne la fatturazione elettronica è ormai la norma, quando si tratta di emettere fatture verso clienti esteri la procedura può risultare più complessa e, per chi non è pratico, portare a diversi dubbi sulle modalità di compilazione.

Molti imprenditori e professionisti che operano con l’estero si trovano a dover affrontare nuovi adempimenti e normative specifiche. Ma come si emette una fattura elettronica estera? Quali sono le normative e i limiti da rispettare? E soprattutto, come compilare correttamente la fattura per un cliente estero con o senza partita IVA? Cerchiamo di rispondere a tutte queste domande, analizzando passo dopo passo nella procedura per emettere una fattura elettronica estera in conformità con la legge e le principali casistiche d’uso.

Fattura elettronica estero: cosa dice la legge e limiti da rispettare

Con l’evoluzione della normativa italiana riguardante la digitalizzazione dei processi fiscali, l’emissione della fattura elettronica verso l’estero è stata soggetta a importanti aggiornamenti negli ultimi anni.

Il quadro normativo è delineato dall’art. 1, comma 3-bis, del D.Lgs. 127/2015, successivamente modificato dalla legge di bilancio 2021, che ha introdotto nuove regole per la gestione delle transazioni con soggetti esteri. A partire dal 1° luglio 2022, l’uso della fatturazione elettronica è stato esteso anche alle operazioni internazionali, segnando un passo avanti verso la semplificazione e la trasparenza fiscale.

Trasmissione telematica anche per le fatture estere

La principale innovazione introdotta dalla normativa è l’obbligo di trasmissione dei dati relativi alle transazioni internazionali mediante il Sistema di Interscambio (SdI). Tutte le fatture estere, sia attive che passive, devono essere inviate in formato XML, la stessa struttura utilizzata per le fatture elettroniche nazionali.

Questo processo permette una gestione centralizzata e semplificata delle informazioni fiscali, eliminando vecchi adempimenti cartacei e garantendo un maggior controllo da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Abolizione dell’Esterometro

Un’altra delle novità più significative introdotte dalla nuova normativa è l’abolizione dell’Esterometro, il documento che fino a quella data era obbligatorio per la comunicazione delle operazioni transfrontaliere. Con l’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria anche per le transazioni con l’estero, l’Esterometro è stato completamente sostituito nei casi in cui:

sia stata emessa una bolletta doganale per delle operazioni extraeuropee;
sia stata emessa ricevuta o fattura elettronica mediante il Sistema di Interscambio (come visto precedentemente);
siano state eseguire delle operazioni relative ad acquisti di beni e servizi non rilevanti territorialmente ai fini Iva in Italia, se di importo inferiore a 5.000 euro.

Termini di trasmissione dei dati

La legge stabilisce dei tempi precisi entro i quali le informazioni devono essere trasmesse.

Operazioni attive (vendite): per le transazioni in uscita, la fattura elettronica deve essere inviata entro i termini previsti per l’emissione delle fatture ordinarie, ossia entro 12 giorni dalla data dell’operazione, o entro il giorno 15 del mese successivo per le fatture differite. Questo allineamento con la fatturazione domestica permette di evitare confusione tra le varie tipologie di transazioni.
Operazioni passive (acquisti): per le transazioni in entrata, i dati relativi alle fatture ricevute devono essere trasmessi entro il 15° giorno del mese successivo a quello in cui il documento è stato ricevuto o l’operazione effettuata. Anche in questo caso, la tempistica è uniforme rispetto a quella delle operazioni nazionali, facilitando la gestione amministrativa.

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Come compilare una fattura elettronica estera: la procedura passo passo

La compilazione di una fattura elettronica estera richiede alcuni controlli aggiuntivi rispetto a una normale fattura destinata al mercato interno. In ogni caso, accedi alla piattaforma che utilizzi per la fatturazione elettronica, che potrebbe essere quella dell’Agenzia delle Entrate o un software di gestione contabile abilitato alla creazione di file XML per la trasmissione tramite SdI.

Ecco la procedura da seguire, con particolare attenzione alle differenze tra clienti esteri con o senza partita IVA.

Fattura elettronica verso cliente estero con Partita IVA

Dati del cliente

Codice destinatario: poiché il cliente estero non è iscritto al Sistema di Interscambio italiano, inserisci il codice convenzionale «XXXXXXX» (7 volte X). Vale sia per i clienti UE che extra UE.
Paese: inserisci il codice ISO del Paese estero (es. «FR» per la Francia, «DE» per la Germania), vale a dire l’ID della nazione.
Partita IVA del cliente: compila il campo con la partita IVA comunitaria del cliente estero (VAT number) per i residenti in UE. Verifica che il formato sia corretto, in base al paese di residenza del cliente. Per i clienti residenti fuori dall’UE, va inserito il codice OO99999999999 (2 volte la lettera O maiuscola e 11 volte il numero 9).
CAP: vale a dire il CAP di residenza del cliente. Per le fatture estere si inserisce nell’apposito campo «00000», vale a dire 5 zeri consecutivi.
IdCodice: si tratta di un valore alfanumerico di massimo 28 caratteri di identificazione fiscale del committente, su cui SdI non esegue controlli di validità.
Codice fiscale: se il cliente non ha un codice fiscale italiano, lascia il campo vuoto o inserisci dati identificativi inseriti nell’IdCodice.
Indirizzo e dati anagrafici: compila i dati relativi all’indirizzo, al nome dell’azienda e alla città del cliente estero, come per una normale fattura nazionale.

Nel caso di fattura emessa a soggetto estero senza partita IVA, la procedura da seguire è la medesima tranne che per il codice destinatario, dove al posto delle 7 X bisognerà inserire 7 zeri (0, a numero), e per il codice IVA, nel quale si inserirà il codice fiscale del soggetto.

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Compilazione della fattura

Data e numero della fattura: inserisci la data di emissione e il numero progressivo della fattura, seguendo la numerazione interna della tua azienda.
Descrizione dei beni o servizi: compila il campo con la descrizione dettagliata dei beni venduti o dei servizi prestati, indicandone quantità e prezzo unitario.
Valuta: la fattura può essere compilata in euro o in altra valuta estera, ma deve essere chiaramente specificata.

Codici di Natura IVA

Per le operazioni verso l’estero che richiedono una fattura elettronica, vanno inseriti dei codici di Natura IVA specifici. Se il soggetto possiede una partita IVA si dovranno scegliere tra:

N3.1: non imponibili (esportazioni);
N3.2: non imponibili (cessioni intracomunitarie);
N3.3: non imponibili (cessioni verso San Marino).

Se il bene o servizio rientra nelle operazioni non imponibili o esenti da IVA in Italia per esportazione:

N4: non soggette, o altra causale corrispondente, per indicare l’esenzione dall’imposta.

In «Causale IVA», invece, inserisci il riferimento normativo (es. “Art. 41 D.L. 331/1993” per cessioni intracomunitarie oppure «Operazione non soggetta a IVA ai sensi dell’art. 7-ter del D.P.R. 633/1972»).

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Come inviare una fattura estera

Una volta completata la fattura, inviala tramite il portale o il software che genera il file XML. La fattura passa anche attraverso il sistema SdI, che verificherà la stessa e restituirà l’esito. Stesso discorso vale per fatture emesse verso clienti senza partita IVA. Rimane comunque obbligatorio conservarla in formato elettronico secondo le normative italiane per un periodo di 10 anni. Questo vale sia per le fatture emesse verso clienti intracomunitari che extracomunitari.

Inoltre, una volta completata l’operazione, la fattura deve essere inviata al cliente estero tramite i canali tradizionali, come email o posta. Se il cliente è dotato di sistemi elettronici per la ricezione delle fatture, puoi inviarla in formato XML o PDF a seconda delle esigenze.

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