Cos’è la fattura elettronica, come funziona e per chi è obbligatoria

Cos’è la fattura elettronica e come funziona? La rivoluzione digitale che interessa i titolari di partita Iva è iniziata dal 1° gennaio 2019 e può ora dirsi quasi conclusa, mancano pochi professionisti esclusi per motivi legati alla privacy, ma presto anche questo ostacolo sarà superato. Ecco cos’è e come funziona la fattura elettronica.

È dal 2019 che le partite Iva sono obbligate a emettere fattura elettronica (e non più cartacea). Dal 2022 l’obbligo viene esteso anche i forfettari (seppur con delle deroghe).
Dal 1° gennaio 2024, cadono, invece, tutti limiti e di conseguenza tutti i titolari di partita Iva, anche i forfettari senza limiti di reddito, devono adeguarsi alla nuova disciplina.

Tutte le fatture viaggiano esclusivamente tramite il SdI, Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Per consentire l’emissione e la ricezione dei documenti, le Entrate hanno messo a punto una serie di servizi: dal software fino all’App gratuita per la fatturazione elettronica.

Vediamo di seguito le regole basilari per approcciarsi in maniera corretta alla rivoluzione digitale della fatturazione B2B e B2C.

Cos’è la fattura elettronica

La fatturazione elettronica è un sistema di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture introdotto per due finalità: da un lato quella di combattere il fenomeno dell’evasione fiscale in materia di IVA e, in parallelo, per ridurre i costi e semplificare il sistema.

Ma cos’è la fattura elettronica? Si tratta di un documento informatico, in formato strutturato, trasmesso in modalità telematica al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate e recapitato tramite lo stesso mezzo al soggetto ricevente.

La definizione di cos’è la fattura elettronica è contenuta nel provvedimento pubblicato il 30 aprile 2018, all’interno del quale sono fornite tutte le regole e istruzioni su come funziona la fatturazione obbligatoria per le partite Iva.

L’obbligo di fattura elettronica è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2018 al fine di contrastare l’evasione e le frodi in materia di Iva: con l’invio digitale al SdI, l’Agenzia delle Entrate avrà a disposizione in tempo reale - o quasi - tutti i dati relativi alle operazioni di acquisto e cessione effettuate da ciascun soggetto Iva.

La fattura elettronica, ricordiamo, non è obbligatoria solo nel caso di operazioni tra soggetti Iva (operazioni B2B, cioè Business to Business), ma anche nel caso in cui venga effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale (operazioni B2C, cioè Business to Consumer).

Fattura elettronica, per chi è obbligatoria

A partire dal 1° gennaio 2024 tutte le partite Iva sono tenute a utilizzare la fatturazione elettronica.

Fino al 2022 le partite Iva in regime forfettario erano esonerate dall’obbligo, ma le regole sono cambiate.

Fino al 31 dicembre 2023 la fattura elettronica non è stata obbligatoria per le partite Iva con ricavi e compensi fino a 25.000 euro annui, ora la norma è cambiata e, di conseguenza, a partire dal 1° gennaio 2024, tutte le partite Iva sono assoggettate a tale obbligo.

Per chi non è obbligatoria la fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica non è obbligatoria per tutti.
Per alcuni professionisti c’è un’eccezione, infatti il decreto Milleproroghe ha previsto per odontoiatri e medici il divieto di fatturazione elettronica in caso di prestazioni effettuate nei confronti di persone fisiche non soggette a Iva.

Tale deroga è prevista a tutela del diritto di privacy dei “pazienti”. Ne consegue che tutti coloro che inviano i dati tramite il Sistema Tessera Sanitaria, non devono adottare la fattura elettronica per il 2024. Nel frattempo sono allo studio soluzioni volte a conciliare il diritto alla privacy con la fatturazione elettronica.

Dall’introduzione delle nuove norme derivano ulteriori conseguenze, in particolare viene meno, dall’anno di imposta 2024, dell’obbligo di ricevere la Certificazione Unica per i forfettari.

Cos’è il Sistema di Interscambio

Cos’è il Sistema di Interscambio? Si tratta di una sorta di “postino” che, oltre a consegnare la fattura al destinatario, sottopone a preventiva verifica i dati indicati nella fattura, l’indirizzo telematico del destinatario (codice univoco o indirizzo Pec).

Lo SdI sarà il primo controllore delle fatture elettroniche: verifica in via preliminare che il file trasmesso dal titolare di partita Iva contenga i dati minimi necessari e che la partita Iva della controparte o il codice fiscale del cliente siano esistenti.

Soltanto dopo aver superato il primo scoglio, la fattura verrà recapitata al destinatario e quindi potrà essere considerata effettivamente emessa. A preoccupare sono però i possibili casi di scarto, per i quali è prevista una procedura di correzione ad hoc.

Come funziona la fattura elettronica

Per capire come funziona la fatturazione elettronica bisogna analizzare le due fasi principali: quella dell’emissione e quella della ricezione.

Per quanto riguarda la compilazione e l’emissione della fattura elettronica, sarà necessario avere a disposizione:

• un pc ovvero di un tablet o uno smartphone;
• un programma (software) che consenta la compilazione del file della fattura nel formato xml.

Per i titolari di partita Iva, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione tre programmi gratuiti: un software da scaricare sul pc, una procedura web e l’app FatturAE.

In alternativa, è possibile utilizzare software privati individuabili in internet (soprattutto quelli rilasciati dagli stessi produttori dei software gestionali utilizzati dagli operatori per predisporre e registrare in contabilità le fatture).

Sono previste tre diverse modalità di ricezione delle fatture elettroniche:

• pec;
• hub o software di mercato;
• sito dell’Agenzia delle Entrate, utilizzando il servizio gratuito sul portale Fatture e Corrispettivi.

Tra i servizi gratuiti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate vi è quello di pre-registrazione dell’indirizzo telematico.

Questa funzione consiste in sostanza nella possibilità di comunicare in anticipo l’indirizzo telematico prescelto per la ricezione delle fatture elettroniche da parte dei propri fornitori.

Con la registrazione dell’indirizzo telematico è possibile abbinare alla propria partita Iva un indirizzo di posta elettronica certificata (pec) o un “codice destinatario” (nel caso di invio dei file delle fatture su canale web service o Ftp). Il servizio è disponibile all’interno del portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

In tutti e tre i casi le e-fatture verranno ricevute in formato xml e saranno recapitate al canale telematico indicato nella fattura una volta superati i controlli del Sistema di Interscambio (SdI).

Principali software di fatturazione e caratteristiche comuni

Si è detto che sono disponibili diversi software, gestionali per l’emissione delle fatture elettroniche. Tra questi il principale è quello messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, ma ve ne sono molti messi a disposizione da gestionali pivati. Tra questi:

• Aruba;
• Fatture in Cloud.

I vantaggi nell’uso di questi software sono determinati dall’intefaccia semplice da utilizzare grazie a un sistema di compilazione intuitivo che evita grandi errori. Ricordiamo che in caso di errori materiali il sistema di Interscambio li segnala e consente di correggerli in breve tempo.

I prezzi sono simili e prevedono generalmente un canone mensile. I vantaggi rispetto al software dell’Agenzia delle Entrate sono determinati da una serie di servizi aggiuntivi, come gli scadenzari, la possibilità di gestitre in contemporanea più fatture e un’interfaccia più intuitiva.

Un aspetto distintivo dei gestionali è la possibilità di condividere direttamente i documenti con il commercialista facilitando così la gestione e, infine, la possibilità di salvare le bozze e “ritornare a lavorci” in un secondo momento.

Come compilare una fattura elettronica

Come si compila una fattura elettronica e quali son o i dati da inserire? Usando i software disponibili per la compilazione della fattura elettronica, gli adempimenti risultano piuttosto facilitati, infatti, basta riempire i campi. Per una corretta compilazione di una fattura elettronica occorre inserire:

• la data di emissione;
• il numero progressivo che la identifichi in modo univoco,
• i dati di chi emette la fattura e del cliente;
• i beni o i servizi offerti;
• l’importo;
• l’IVA (se prevista).

Deve, inoltre, essere inserito il codice destinatario. Se il destinatario è un ufficio della Pubblica Amministrazione, si inserisce il Codice univoco per fattura elettronica. Si tratta di un codice di 6 caratteri che identifica ogni ufficio pubblico.

In caso di fattura elettronica B2C (cioè quella verso i consumatori, senza partita IVA), si deve inserire il codice fiscale del cliente. Il Sistema di Interscambio consegnerà la fattura nel suo Cassetto Fiscale. In questo caso, il consumatore potrà anche chiedere l’invio di una copia cartacea (o in PDF) della fattura. Altra possibilità per il consumatore è quella di comunicare una PEC cui inviare la fattura elettronica

Una volta che la fattura è pronta viene firmata digitalmente dal sistema tramite la firma digitale.

Tipologia di fatture elettroniche

Sono disponibili diverse tipologie di fattura elettronica da utilizzare in base alle esigenze di “comunicazione” che si hanno:
Fattura pro-forma: la fattura pro-forma, anche conosciuta come avviso di parcella in ambito professionale, anticipa la fattura ufficiale. Senza valore fiscale;
Fattura immediata: questo tipo di fattura è quella più comune. Deve essere emessa il giorno stesso della transazione, garantisce tempestività e trasparenza nella registrazione delle vendite o prestazioni di servizi;
Fattura d’acconto: la fattura d’acconto documenta l’importo già incassato a seguito di un acconto da parte del cliente, si usa sia per lo scambio di beni sia per le prestazioni di servizi. Deve essere emessa entro la data di pagamento effettivo;
Fattura anticipata: la fattura anticipata prevede il pagamento anticipato prima che avvenga la transazione;
Fattura semplificata: è un’opzione comoda per alcuni contribuenti, prevista dall’art. 21-bis del DPR n. 633/72. Contiene meno informazioni rispetto a una fattura ordinaria, ma è altrettanto valida;
Fattura intracomunitaria: le fatture intracomunitarie si applicano alle operazioni con soggetti residenti nell’Unione Europea, seguendo regole specifiche per fatturazione e registrazione contabile;
Fattura per campioni gratuiti e omaggi: la fattura per campioni gratuiti non prevede l’applicazione dell’IVA, poiché si riferisce a campioni contrassegnati e di valore ridotto. Nella fattura per omaggi, l’applicazione dell’IVA dipende dal fatto che l’omaggio sia rilevante per l’attività dell’impresa;
Fattura cointestata: si emette quando sono coinvolti più soggetti;
Note di variazione: le note di credito e di debito vengono emesse per correggere importi superiori o inferiori rispetto agli accordi iniziali, regolando l’IVA e l’imponibile;
Fattura accompagnatoria e DDT: la fattura accompagnatoria integra dati fiscali con informazioni sul trasporto dei beni;

Ricordiamo che dal 1° settembre 2024 l’autofattura è stata sostituita da una comunicazione dati all’Agenzia delle Entrate.

Modalità di invio della fattura elettronica al SdI e controlli

Le fatture elettroniche dovranno essere trasmesse al SdI dell’Agenzia delle Entrate dal soggetto che lo emette, anche tramite un intermediario abilitato.

Le modalità di trasmissione della fattura elettronica sono le seguenti:

• posta elettronica certificata, PEC;
• servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, quali la procedura web e l’app dedicata;
• sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “web service”;
• sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.

I file delle fatture elettroniche trasmessi all’Agenzia delle Entrate saranno sottoposti a controlli e, in caso di mancato superamento, verrà recapitata entro 5 giorni una ricevuta di scarto.

Al contrario, a seguito del superamento dei controlli, la fattura elettronica verrà trasmessa al destinatario tramite indirizzo Pec, cooperazione applicativa o tramite la trasmissione dei dati tra terminali remoti tramite protocollo FTP.

I titolari di partita Iva potranno comunicare l’indirizzo presso cui si intende ricevere la fattura elettronica mentre, in caso contrario, i documenti verranno trasmessi sulla base delle indicazioni contenute nel campo “Codice Destinatario”.
Ricordiamo che dal 1° febbraio 2024 sarà operativa la versione 1.8 delle specifiche tecniche sui tracciati Xml delle e-fatture tra privati, rilasciata il 12 dicembre scorso.

Conservazione delle fatture elettroniche

Le fatture elettroniche potranno essere conservate utilizzando il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate che, già con il provvedimento del 30 aprile 2018, ha annunciato il lancio di un servizio di ricerca, consultazione e acquisizione delle fatture emesse e ricevute tramite l’area riservata del portale delle Entrate.

Nel rispetto della privacy, i dati contenuti nelle fatture potranno essere consultati e acquisiti soltanto dall’utente o da un intermediario abilitato, fatta eccezione delle attività di accertamento e controllo ammesse soltanto previa comunicazione formale al contribuente.

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