In che modo si possono correggere i dati e rettificare le fatture errate e quali sono le scadenze e le regole da rispettare?
La correzione di una fattura elettronica e la rettifica della stessa può essere complicata. Il processo da seguire in questo caso è diverso a seconda del tipo di errore effettuato e del momento in cui ci si accorge di questo. Può succedere di commettere degli errori, nel momento in cui si vanno a inserire i diversi dati all’interno di una fattura, e di avere poi la necessità di correggerli.
Infatti se la fattura digitale è stata compilata e a questo punto ci si rende conto dell’errore fatto prima che questa venga inviata al Sdi, ovvero il sistema di interscambio telematico che fa arrivare le informazioni all’Agenzia delle Entrate, allora la soluzione è semplice.
Se invece l’invio è stato già effettuato, a seconda dei dati che si dovrà correggere, ci si trova di fronte a strade differenti, più o meno lunghe e complicate. Ecco come comportarsi in ogni caso ed evitare problemi.
Come correggere i dati nelle fatture non ancora inviate
Nel caso più semplice, ovvero quello in cui ci si accorge di un errore in fattura prima dell’invio all’interno del sistema Sdi, la soluzione semplice: anche se il documento è già stato compilato - in modalità digitale - si può andare a modificare l’informazione sbagliata sostituendola con quella corretta.
In questo caso i dati inseriti e non ancora trasmessi telematicamente che si possono modificare sono:
- i dati essenziali della fattura, come il numero progressivo del documento o la partita Iva e la data;
- le informazioni relative al cliente, nome, cognome, denominazione, indirizzo, e partita Iva;
- l’importo della fattura, l’indicazione dell’Iva, e il calcolo dell’aliquota che viene applicata;
- la descrizione di servizi o prodotti che sono stati forniti;
- tutti gli altri dati, come l’Iban da utilizzare, eventuali sconti, o altro a seconda della situazione.
Una volta corretta la fattura si potrà procedere con l’invio.
Come correggere i dati nelle fatture inviate
Nel caso in cui ci si accorga della presenza di errori una volta che il documento è già stato inviato al sistema Sdi, allora l’iter da utilizzare è più lungo e cambia a seconda del tipo di errore che si dovrà andare a correggere. Questo perché, in linea generale, nel momento in cui una fattura è stata trasmessa questa viene acquisita dal sistema e diventa non modificabile.
Può accadere però sia il sistema stesso a scartare la fattura, in caso di riconoscimento di incongruenze o problemi, come l’inserimento di una partita Iva non corretta. In questo caso il documento non verrà accettato se prima non saranno stati corretti gli errori, e verrà reinviato con una notifica di scarto. Si dovrà andare a correggere gli errori e reinserire la fattura entro 5 giorni, mantenendo data e numero uguali.
In caso di fattura inviata e non scartata la situazione cambia. L’unico modo in cui si può andare a correggere una fattura che è stata inserita nel sistema è attraverso modalità indiretta, con l’emissione di una nota di variazione elettronica.
Bisognerà quindi registrare un’operazione di segno opposto a quella fatturata e, a seconda del tipo di errore, sarà emessa nei confronti del cliente una nota di credito o una nota di addebito. Anche questo documento dovrà essere inserito all’interno del sistema Sdi, così che venga consegnato telematicamente al destinatario. Si dovrà precisare nella causale la motivazione dello storno
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I casi in cui si deve procedere in questo modo sono quelli di errori nella parte fiscale della fattura, quella in cui vengono indicati gli importi dei beni o dei servizi venduti, dove avviene il calcolo dell’imponibile, dell’imposta (Iva) e del totale fattura.
Nel momento in cui si va a rettificare una fattura dovendo andare ad aumentare gli importi fatturati si dovrà emettere una nota di debito, o fattura integrativa. Trattandosi di una fattura dovrà seguire la stessa numerazione delle altre fatture emesse con i termini ordinari.
In caso, invece, di variazioni in diminuzione, il cedente o prestatore, in questo caso, ha facoltà di effettuare una variazione in diminuzione dell’Iva precedentemente fatturata, andando quindi a rettificare il documento precedente.
In questo caso il nome che prende è quello di nota di credito e dovrà sempre seguire le stesse regole delle normali fatture.
È sempre obbligatorio rettificare le variazioni in aumento, mentre per quel che riguarda quelle in diminuzione svolgere questa azione è facoltativo.
Infine, nel caso in cui fossero stati commessi errori nei campi non essenziali al fisco (come Iban o indirizzo Pec), allora non sarà necessario emettere una nota di variazione. Bisognerà però avvisare il cliente informandolo che la fattura è disponibile e fornendogli i dati corretti
Quali sono le scadenze da rispettare
In caso di fattura scartata dal sistema, sarà necessario correggerla e inviarla, con stesso numero e data, entro 5 giorni dal ricevimento della notifica, mentre il diritto alla detrazione dell’Iva può essere esercitato al più tardi con la dichiarazione relativa all’anno in cui si verifica la causa della variazione in diminuzione.
La nota di debito, che per legge va mandata ogni volta che ci sono delle variazioni in aumento, deve essere inviata entro il termine per la liquidazione periodica relativa alla fattura inesatta. In questo caso non si incorre in sanzioni.
Comunicazione errata oppure omessa: le sanzioni
In caso di comunicazione errate od omesse si rischia di incorrere in sanzioni ingenti di tipo amministrativo e pecuniario e sono:
- un minimo di 1.258 euro e un massimo di 2.065 euro per ogni fattura, nel caso in cui l’errore non incida sull’importo dell’Iva dovuta, tuttavia questa è stata corretta prima della dichiarazione annuale allora la sanzione viene ridotta a 25,80 euro;
- se invece l’errore pregiudica la base imponibile o l’imposta, allora si dovrà andare a pagare un importo variabile dal 100% al 200% dell’Iva non fatturata, che verrà considerata evasa, con un minimo di 2.516 euro per ogni fattura. Quando viene operata una correzione prima della dichiarazione Iva, la sanzione scende a un 10% dell’Iva che non era stata indicata, partendo da una base di 51,60 euro.
Nel caso di violazioni ripetute l’aumento delle sanzioni non si opera in base aritmetica, ma applicando l’istituto della continuazione, con una sanzione cumulativa calcolata in base alla violazione più grave aumentata da un quarto al doppio
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