Cosa sono i buoni pasto e a chi spettano? Una guida completa su gestione e utilizzo dei buoni pasto, uno strumento utilissimo per aziende e lavoratori.
I buoni pasto sono un benefit davvero utile - e molto diffuso - nel mondo del lavoro. Che sia nei settori privati o pubblici, questo strumento rappresenta una soluzione preferenziale per tante aziende ma anche per i dipendenti, tanto dal punto di vista pratico quanto da quello (come vedremo) fiscale.
Che li si voglia utilizzare per la pausa pranzo, situazione per i quali sono nati, oppure per la spesa di tutti i giorni, i cosiddetti ticket sono sicuramente un aiuto flessibile e conveniente in più per i lavoratori, che possono contare, in tante situazioni, su questo plus rispetto al classico stipendio mensile.
Ma a chi spettano realmente i buoni pasto? Come si utilizzano? Qual è la differenza tra cartacei ed elettronici? I buoni pasto sono tutti uguali? Cerchiamo di capire meglio come funziona questo benefit e perché può rappresentare una risorsa da sfruttare sia per i dipendenti che per le imprese.
Cosa sono i buoni pasto?
I buoni pasto, conosciuti anche come ticket restaurant, sono, in sostanza, dei voucher utili al pagamento dei pasti consumati durante la giornata lavorativa. Un valido sostitutivo dell’accesso alla mensa; la loro natura consente ai dipendenti di utilizzarli presso una vasta gamma di esercizi convenzionati, tra cui ristoranti, bar, supermercati e altri punti vendita di cibo. Ciò, non solo offre ai lavoratori la libertà di scegliere dove consumare i propri pasti, ma, in alcuni casi, contribuisce anche a stimolare l’economia locale attraverso la partnership con esercenti aderenti.
Come vedremo, questi ticket possono assumere forma cartacea, elettronica o digitale e vengono forniti dai datori di lavoro come parte integrante del pacchetto retributivo, rappresentando un’opzione vantaggiosa davvero per tutti gli attori coinvolti.
Cartacei
- I buoni pasto cartacei sono voucher in forma fisica emessi da diverse società specializzate. Possono essere utilizzati per l’acquisto di cibo e bevande presso esercizi convenzionati, garantendo ai lavoratori un pasto equilibrato durante la giornata lavorativa. Sono ancora utilizzati, sebbene siano un retaggio soprattutto dei primi ticket restaurant conosciuti. Possono avere importo variabile e possiedono un codice univoco: ogni buono deve solitamente essere firmato dall’intestatario al momento dell’utilizzo.
Elettronici
- I buoni pasto elettronici sono la versione moderna dei voucher cartacei. Solitamente distribuiti tramite carte prepagate, semplificano le transazioni e offrono una maggiore sicurezza. Anche questi sono spendibili presso esercizi aderenti e hanno un massimale molto simile a quelli fisici vecchio stampo, sebbene possano garantire maggiore flessibilità nonché praticità per il dipendente.
Digitali
- Con l’avvento delle tecnologie digitali, alcuni buoni pasto sono ora disponibili in formato computerizzato, permettendo ai dipendenti di utilizzarli attraverso app specifiche o piattaforme online. Con i ticket digitali si abbandona completamente il pagamento fisico, lasciando spazio ad applicazioni per gli smartphone utili non solo nell’utilizzo dei buoni presso gli esercizi convenzionati ma anche per la possibilità di ricevere sconti, offerte dedicate e tanti contenuti aggiuntivi.
Come funzionano i buoni pasto
In genere, l’azienda assegna ai dipendenti una determinata quantità di buoni pasto al mese, il cui valore è stabilito dall’accordo tra l’azienda stessa e la società emittente dei buoni. Questi buoni possono essere utilizzati in una rete di punti vendita affiliati, come ristoranti, bar, supermercati e altre attività alimentari, dove i titolari dei buoni possono scambiare ogni singolo ticket con cibo o bevande. È importante notare che i buoni pasto spesso hanno una data di scadenza e non possono essere convertiti in denaro contante.
I buoni pasto cartacei sono, solitamente, distribuiti attraverso un libretto dal quale è possibile staccare e consegnare agli esercenti ogni singolo buono (da datare e firmare), similmente a quanto avviene con il libretto degli assegni, se vogliamo fare un paragone.
Per gli elettronici e digitali, invece, cambia la fruizione ma non la modalità di utilizzo. La differenza è che l’importo è accreditato al dipendente su una carta magnetica provvista di un microchip, oppure attraverso un’app scaricabile direttamente sul proprio smartphone.
La carta dei ticket funziona come un bancomat o una carta di credito: il lavoratore pagherà la spesa per il servizio di mensa presso gli esercizi convenzionati tramite un terminale POS. La stessa cosa potrà fare direttamente con lo smartphone in caso di ticket digitali.
La legislazione italiana regolamenta l’utilizzo dei buoni pasto, garantendo una serie di diritti sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. È essenziale comprendere queste norme per evitare eventuali controversie.
La normativa in vigore che regola i buoni pasto: regole e tassazione
Quella che regola le funzioni del buono pasto è una normativa che, soprattutto negli ultimi anni, ha subito diverse modifiche. Una di queste ha portato a poter cumulare i buoni anche per fare la spesa e non solo per l’acquisto del pasto. Se ne possono utilizzare, infatti, fino ad 8 per volta in mercati, agriturismi, supermercati, bar, tavole calde, e negozi di alimentari.
Uno dei diktat principali che è bene ricordare, però, è che i buoni pasto non possono essere ceduti. Non possono essere lasciati, ad esempio, al coniuge, a figli o altri familiari, sia qualora siano buoni elettronici, sia che si tratti dei classici buoni cartacei. A spenderli deve essere sempre e solo il titolare.
Il decreto MISE n. 122/2017 ha introdotto importanti novità in merito ai buoni pasto e alle possibilità di gestione e uso. I ticket possono essere utilizzati per l’acquisto presso gli esercenti autorizzati alla “vendita al dettaglio e la vendita per il consumo sul posto dei prodotti provenienti dai propri fondi effettuata dagli imprenditori agricoli” e presso gli agriturismi, gli ittiturismi e negli spacci industriali.
Del passaggio ai buoni pasto elettronici e della nuova tassazione si è, invece, iniziato a parlare già dal 2015, quando con la Legge di Stabilità sono stati introdotti i buoni pasto elettronici. La novità riguardava soprattutto la tassazione prevista: con la card la soglia di esenzione dell’importo del buono pasto passa da 5,29 euro a 7 euro.
Il regime vigente, infine, è stato normato definitivamente con la Legge di Bilancio 2020, la quale ha certificato ulteriori modifiche alle esenzioni fiscali dei buoni pasto in favore dei dipendenti.
Per i buoni pasto cartacei il limite di esenzione fiscale scende da 5,29 euro a 4 euro, mentre per quelli elettronici sale da 7 a 8 euro. Il tutto, ovviamente, per favorire l’utilizzo dei buoni pasto elettronici, tracciabili, che rendono più difficile l’evasione fiscale.
Inoltre, la svolta in questione è stata fatta anche per non consentire l’utilizzo dei ticket da soggetti diversi dal titolare, visto che i cartacei sono più facilmente cedibili mentre con gli elettronici la cosa risulta più difficoltosa.
La differenza tra i buoni pasto e l’indennità sostitutiva di mensa
I buoni pasto, in qualsiasi forma, possono essere riconosciuti ai lavoratori quando essi, non essendoci presso la sede di lavoro una mensa interna o esterna, non possono fruire del vitto che l’azienda dovrebbe fornire. In questi casi, il lavoratore usa i buoni pasto presso bar, ristoranti e supermercati convenzionati.
Ma cosa fare se non è possibile utilizzare i ticket? Nel caso in cui la sede dell’azienda sia lontana da bar, ristoranti o supermercati convenzionati e agriturismi e, quindi, risulti impossibile o difficile utilizzare i buoni pasto, è possibile monetizzare l’importo garantito al lavoratore per il servizio di pranzo o cena.
Si tratta, appunto, dell’indennità sostitutiva di mensa: al lavoratore viene erogato in busta paga l’importo di denaro corrispondente al valore del buono pasto garantito dall’azienda.
Anche l’indennità sostitutiva di mensa è esente da tassazione, ma, secondo le indicazioni dell’INPS, solo ove ricorrano le seguenti condizioni:
- un orario di lavoro che comporti la pausa per il vitto;
- stabile assegnazione ad una unità produttiva;
- unità produttiva situata in un luogo che non consente di recarsi, senza l’utilizzo di mezzi di trasporto, al più vicino luogo di ristorazione per l’utilizzo di buoni pasto.
Come nel caso dei buoni pasto cartacei, l’indennità sostitutiva non è soggetta a tassazione fino ad un valore pari a 4 euro per i ticket restaurant cartacei e di 8 euro per i buoni pasto elettronici.
A chi spettano i buoni pasto e quando?
I buoni pasto spettano a tutti i dipendenti di aziende che aderiscono a questo beneficio. Solitamente, vengono distribuiti mensilmente o secondo modalità concordate tra datore di lavoro e dipendente.
I buoni pasto in formato cartaceo o elettronico possono essere erogati dal datore di lavoro ai propri dipendenti, sia quelli assunti a tempo pieno che con contratto part-time, con regole e limiti ben precisi. Ad emetterli è una società terza che, in regime di convenzione con l’azienda, garantisce al lavoratore la possibilità di consumare il pasto, sia per il pranzo che per la cena e di poter beneficiare di buoni fruibili anche per fare la spesa al supermercato.
Quello che in molti si chiedono è se i buoni pasti siano obbligatori o meno: chiariamo sin da subito che l’azienda non è obbligata all’erogazione, salvo diversa indicazione contenuta nel CCNL di categoria. Al contrario, i buoni pasto vengono spesso utilizzati come forma di premialità riconosciuta dal datore di lavoro ai propri dipendenti.
Come è stato già sottolineato, i buoni pasto vengono garantiti sia a lavoratori part-time che full-time e con il decreto MISE sopra citato è stato stabilito che possono essere erogati anche quando l’orario di lavoro non prevede pausa pranzo.
Il valore dei buoni pasto può variare a seconda dell’accordo stipulato tra datore di lavoro e società emittente. È importante comprendere gli importi assegnati e le eventuali commissioni applicate per garantire una gestione trasparente di questo beneficio.
I vantaggi dei buoni pasto per aziende e dipendenti
L’adozione dei buoni pasto può offrire alle aziende vantaggi fiscali significativi, contribuendo, inoltre, alla soddisfazione dei dipendenti, che hanno così la garanzia di avere un benefit supplementare alla busta paga ordinaria. I lavoratori stessi, quindi, possono beneficiare di un modo semplice e pratico per gestire i propri pasti giornalieri, senza per questo vedersi intaccata la sfera salariale.
Ma anche gli esercenti e i servizi convenzionati possono confidare su visibilità e opportunità di business, stipulando accordi con i partner erogatori dei buoni pasto e, all’occorrenza, riservando delle iniziative speciali ai clienti e puntando sulla fidelizzazione.
Ma quando parliamo di vantaggi dei buoni pasto, negli ultimi anni è bene riferirsi soprattutto a quelli elettronici. I plus fiscali previsti per i ticket elettronici non consistono soltanto nell’esenzione dalla tassazione fino al valore di 8 euro di ciascun buono pasto elettronico.
Infatti, questa soluzione può contare anche su delle novità da non sottovalutare:
- aziende: Iva al 4%. Con i buoni pasto elettronici l’azienda può detrarre integralmente l’Iva sui ticket. Indetraibile, invece, per i ticket restaurant cartacei;
- liberi professionisti: titolari d’azienda e soci, aziende individuali possono detrarre invece l’Iva al 10% e il 75% delle spese per un importo massimo pari al 2% del fatturato;
- persone giuridiche: Ires 100%. Possono detrarre al 100% l’importo dei buoni pasto sia elettronici che cartacei, secondo quanto previsto dalla Circolare Ministeriale n. 6/E del 3 marzo 2009.
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Buoni pasto e smart working
Con l’aumento del lavoro da remoto, molte società hanno esteso l’uso dei buoni pasto anche ai dipendenti in smart working, garantendo loro la stessa convenienza nel gestire i pasti anche fuori dall’ufficio.
In Italia, la questione dei buoni pasto per i lavoratori in smart working è disciplinata dalle normative vigenti e dagli accordi aziendali. Attualmente, non esiste una normativa specifica che obblighi le aziende a fornire buoni pasto ai dipendenti in lavoro agile; come principio di massima, la possibilità di ricevere ticket restaurant può essere stabilita attraverso accordi collettivi e sindacali, contratti aziendali o politiche interne dell’azienda stessa in cui si è assunti. Quindi, può variare da caso a caso e, se non espressamente evidenziato nel CCNL di riferimento, i diritti dei lavorati in smart working si equiparano a quelli dei dipendenti in presenza.
Tutto ciò vale, però, per i lavoratori del settore privato. Coloro che sono assunti nel pubblico, infatti, e non hanno, da contratto, vincoli di orario e luogo, non possono percepire ticket restaurant. I dipendenti che lavorano da remoto e che seguono lo stesso orario dei colleghi presenti in ufficio, invece, possono ricevere i buoni pasto alle medesime condizioni degli altri.
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