Come funziona il certificato di malattia e come gestire l'assenza dal lavoro

Cosa deve fare il lavoratore in caso di malattia? Come si ottiene il certificato di malattia? E gli orari di reperibilità? Ecco le linee guida per orientarsi.

Il certificato di malattia è un documento fondamentale per i lavoratori che si trovano nella necessità di giustificare un’assenza dal luogo di lavoro per motivi di salute. Questo certificato, rilasciato dal medico, attesta l’incapacità temporanea di svolgere l’attività lavorativa.

Nel corso degli anni, il processo per ottenere e inviare questo documento ha subito significative trasformazioni, soprattutto con l’introduzione del certificato telematico. Cerchiamo di capire, nel dettaglio, tutti gli aspetti legati al certificato di malattia: dalle caratteristiche a come richiederlo, passando per la comunicazione con il datore di lavoro e il regolamento da rispettare. Ecco cosa fare per evitare incomprensioni e, talvolta, anche sanzioni.

Come funziona il certificato di malattia? A chi si richiede?

In caso di evento morboso che non permetta al lavoratore di prestare temporaneamente la propria capacità lavorativa, esso può assentarsi dal posto di lavoro per malattia. In questi casi, il lavoratore conserva un particolare istituto, denominato “indennità di malattia”, che consente a quest’ultimo di ricevere comunque la retribuzione per le giornate di assenza. La tutela, però, è subordinata all’esibizione del certificato di malattia, ossia a quel documento – ormai telematizzato – nel quale si attesta effettivamente che il lavoratore è in uno stato di salute non idoneo per lavorare.

Il certificato di malattia è, quindi, un documento ufficiale, rilasciato da un medico abilitato, che attesta lo stato di salute di un lavoratore e ne certifica l’incapacità temporanea di svolgere le proprie mansioni. Questo documento è necessario per giustificare un’assenza dal lavoro dovuta a malattia, sia essa fisica o psicologica.

Ma a chi si richiede esattamente il certificato di malattia? La risposta è semplice: dipende dal tipo di lavoratore.

I lavoratori dipendenti devono ottenere il certificato dal proprio medico di famiglia o dal pronto soccorso in caso di emergenza.
I lavoratori autonomi, invece, devono rivolgersi al proprio medico per ottenere il certificato e poi gestire autonomamente la comunicazione agli enti previdenziali, come l’INPS.
Nel caso di lavoratori pubblici, la procedura è simile a quella dei privati, ma può variare in base all’ente di appartenenza.

Una volta ottenuto il certificato, la sua comunicazione al datore di lavoro e all’INPS (se sei un lavoratore dipendente) è obbligatoria. Questa comunicazione può avvenire tramite diversi canali, come vedremo più avanti. La tempestività nella consegna del certificato è fondamentale per evitare conseguenze come la decurtazione dello stipendio o, in casi estremi, provvedimenti disciplinari.

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La differenza tra il certificato di malattia telematico e cartaceo

Nel corso degli ultimi anni, la digitalizzazione ha rivoluzionato anche il processo di gestione del certificato di malattia. Oggi, nella maggior parte dei casi, i certificati vengono rilasciati in formato telematico, rendendo il procedimento più rapido ed efficiente. Tuttavia, esiste ancora una differenza sostanziale tra il certificato cartaceo e quello telematico.

Il certificato di malattia cartaceo - la norma, fino a qualche anno fa - veniva rilasciato dal medico e doveva essere consegnato fisicamente al datore di lavoro e inviato all’INPS (nel caso di lavoratori dipendenti). Questo metodo, seppur semplice, presentava diverse problematiche, soprattutto legate ai tempi di consegna e alle possibili perdite del documento. L’invio tardivo del certificato poteva comportare anche la sospensione della retribuzione durante il periodo di malattia.

Con l’introduzione del certificato telematico, la situazione è cambiata radicalmente.

Oggi, una volta che il medico ha accertato lo stato di malattia del paziente, invia il certificato direttamente all’INPS tramite una piattaforma digitale. Il lavoratore non deve più preoccuparsi di gestire l’invio, poiché l’INPS trasmette automaticamente il certificato al datore di lavoro. Questo sistema non solo elimina il rischio di smarrimento, ma garantisce anche una maggiore trasparenza e rapidità nel processo.

Nonostante la maggior parte dei certificati di malattia sia oggi in formato telematico, ci sono ancora alcuni casi in cui viene utilizzato il certificato cartaceo, come in situazioni di malfunzionamento della piattaforma digitale o se il medico non ha accesso agli strumenti informatici. In questi casi, il lavoratore deve provvedere a consegnare fisicamente il certificato al proprio datore di lavoro.

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Assenza per malattia: cosa fare e come comunicare la malattia al datore di lavoro

Innanzitutto, la prima cosa da fare quando insorge un evento di malattia è preavvisare il datore di lavoro dell’assenza, con qualsiasi mezzo, anche informale. Il modo più comune per notificare la malattia è via telefono, e-mail o attraverso altri canali stabiliti dall’azienda, come una piattaforma gestionale interna.

Questa comunicazione deve avvenire entro i tempi stabiliti dal contratto collettivo applicabile, solitamente entro le prime ore del primo giorno di assenza. Nel caso in cui il lavoratore non comunichi tempestivamente l’assenza, rischia di incorrere in sanzioni disciplinari o nella decurtazione della retribuzione.

Dopodiché il lavoratore deve recarsi presso il proprio medico curante. Quest’ultimo ha il compito di:

redigere il certificato di malattia;
trasmetterlo all’INPS con modalità telematica, immediatamente o al più il giorno dopo se la visita è avvenuta presso domicilio del lavoratore.

Da notare che anche il medico libero professionista può rilasciare il certificato di malattia telematico, poiché dispone delle credenziali di accesso al servizio telematico INPS.

È buona norma prendere sempre nota del numero di protocollo del certificato, ovvero chiedere al medico una copia cartacea del certificato stesso. Inoltre, bisogna controllare la correttezza dei seguenti dati obbligatori, al fine di non correre il rischio che non venga indennizzato l’evento di malattia:

dati anagrafici;
indirizzo di reperibilità durante la malattia e ogni informazione ritenuta utile (specificando eventuale località, frazione, borgo, contrada, precisando se si tratta di via, piazza, vicolo e aggiungendo, se occorre, palazzina, residence, ecc.).

Inoltre, è prassi fornire anche i dati del certificato, come il numero di protocollo telematico, che consente al datore di lavoro di consultare lo stato del certificato sul portale dell’INPS.

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Il regolamento per il lavoratore in caso di malattia: diritti e obblighi

Quando un lavoratore si ammala, entrano in gioco una serie di diritti e obblighi che regolano il periodo di assenza dal lavoro. Conoscere queste regole è essenziale per tutelare la propria posizione e garantire il rispetto delle normative.

Diritti del lavoratore

Il principale diritto del lavoratore in malattia è quello di ricevere la retribuzione durante l’intero periodo di assenza, purché il certificato sia stato rilasciato correttamente e consegnato nei tempi previsti. La retribuzione viene generalmente erogata dall’INPS, che copre una percentuale del salario, e, in alcuni casi, dal datore di lavoro, che integra l’indennità INPS fino a coprire l’intero stipendio.

Un altro diritto fondamentale è quello di non subire discriminazioni o penalizzazioni a causa della malattia. La legge tutela il lavoratore affinché l’assenza per motivi di salute non incida negativamente sul suo percorso professionale, sia in termini di retribuzione che di carriera.

Obblighi del lavoratore

Accanto ai diritti, il lavoratore ha anche una serie di obblighi. Oltre alla tempestiva comunicazione dell’assenza e alla consegna del certificato di malattia, il lavoratore deve rispettare le fasce di reperibilità per le eventuali visite fiscali. Le visite mediche di controllo possono essere disposte d’ufficio dall’INPS o su richiesta dei datori di lavoro per i propri dipendenti.

Gli orari di reperibilità sono generalmente suddivisi in due fasce: dalle 10:00 alle 12:00 e dalle 17:00 alle 19:00, con alcune differenze in caso di esenzione ed esonero. È fondamentale essere presenti presso il proprio domicilio durante questi orari, salvo circostanze particolari che giustifichino l’assenza (come visite mediche programmate).

Non essere reperibile durante questi controlli può comportare la perdita dell’indennità di malattia.

Inoltre, è importante che il lavoratore non svolga attività incompatibili con lo stato di malattia. Se, durante il periodo di assenza, il lavoratore viene scoperto a svolgere attività che potrebbero compromettere il recupero o che dimostrano che la malattia è stata simulata, rischia pesanti sanzioni, inclusa la risoluzione del contratto di lavoro.

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Come visualizzare e scaricare il certificato di malattia telematico

Il primo passo per scaricare il certificato di malattia telematico è accedere al portale dell’INPS. Il lavoratore può farlo utilizzando una delle seguenti credenziali:

SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale);
CIE (Carta d’Identità Elettronica);
CNS (Carta Nazionale dei Servizi).

Una volta effettuato l’accesso al portale, bisogna cercare la sezione dedicata ai servizi per il cittadino. Qui, si troverà la voce relativa al «certificato di malattia», che permette di visualizzare tutti i certificati telematici emessi a proprio nome.

Scaricare e salvare il certificato

Nella sezione dedicata al certificato di malattia, il lavoratore può visualizzare sia i certificati attuali sia quelli rilasciati in passato. Se si desidera scaricare una copia del certificato, è sufficiente selezionare il documento desiderato e cliccare sull’opzione di download. Il file sarà disponibile in formato PDF, che può essere salvato o stampato per eventuali esigenze future.

Oltre al certificato, il portale INPS permette di consultare anche lo stato della pratica, fornendo dettagli utili come la data di emissione del certificato e l’eventuale trasmissione al datore di lavoro.

In alternativa: consultazione tramite app INPS Mobile

L’INPS ha anche sviluppato un’applicazione mobile, disponibile per dispositivi iOS e Android, che permette ai lavoratori di accedere rapidamente ai propri certificati di malattia. Dopo aver effettuato l’accesso con SPID, CIE o CNS, è possibile visualizzare e scaricare il certificato direttamente sul proprio smartphone.

L’uso della piattaforma telematica garantisce maggiore sicurezza e rapidità, consentendo ai lavoratori di gestire in modo autonomo la propria situazione di malattia senza dover affrontare lunghe attese o processi burocratici complessi.

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