Come inviare una PEC, l’email di posta elettronica certificata

Sapere come inviare una PEC è sempre più importante visto che l’email di posta elettronica certificata ha valore legale e è obbligatoria per alcune pratiche burocratiche.

In sintesi, per mandare un messaggio via PEC è innanzitutto necessario scegliere un gestore, pagare la quota annuale di abbonamento e creare un account di posta elettronica certificata, con una propria password e nome utente.

Chi ne ha bisogno per un singolo invio può sfruttare la possibilità di utilizzarla gratuitamente per un unico utilizzo, con alcune limitazioni.

L’impiego ormai molto diffuso della email certificata si è tradotto in una ampia offerta di provider attualmente sul mercato. Scegliere la soluzione più adatta alle esigenze professionali e private per mandare e ricevere una PEC è davvero facile. Di seguito, una breve guida su come inviare una mail certificata.

Perché inviare una PEC?

Le email inviate con un indirizzo PEC, a differenza di quelle normali, hanno sempre valore legale in quanto garantiscono la consegna, l’integrità e la conservazione del messaggio.

La ricevuta di avvenuta consegna e la completezza del contenuto sono infatti tracciate e registrate, in modo da offrire una maggiore sicurezza rispetto alla posta elettronica tradizionale.

La PEC è obbligatoria per professionisti e Pubbliche Amministrazioni, per le società e per le ditte individuali. Generalmente è usata per:

• trasmettere documenti legali (fatture, contratti, avvisi e comunicazioni ufficiali);
• comunicare con la Pubblica Amministrazione;
• rispondere a bandi di concorsi pubblici;
• garantire validità legale agli avvisi di giornalisti, avvocati, notai, medici, commercialisti
• convocare giunte, consigli, assemblee;
• compilare questionari ISTAT

L’avviso di avvenuta ricezione della mail rende inoltre la PEC utile come una raccomandata A/R.

Come inviare una PEC passo dopo passo

Ottenere un indirizzo PEC è il primo passo necessario per poter inviare email certificate. Farlo non è difficile anche se i passaggi da seguire sono diversi:

• Scegliere un fornitore Pec: alcuni provider noti sono Aruba, Register, Poste Italiane, e molti altri. È consigliabile confrontare le offerte e i piani tariffari di ciascun provider per trovare quello più adatto alle tue esigenze;

• Registrarsi: visita il sito web del provider scelto e cerca la sezione dedicata alla registrazione della PEC. Compila il modulo di registrazione fornendo le informazioni richieste;

• Fornire i documenti richiesti: in genere, durante la registrazione, è richiesto di fornire una copia di un documento di identità valido;

• Scegliere il nome utente: occorre scegliere il nome utente da anteporre al dominio, che generalmente è “@pec.it”;

• Pagare la quota: la registrazione della PEC di solito comporta un costo annuale. I prezzi variano a seconda del provider e del piano scelto;

• Configurare la PEC: segui le istruzioni del provider per configurare correttamente la tua PEC. Questo potrebbe includere la scelta di un certificato digitale e l’attivazione di servizi aggiuntivi;

Il costo medio di un indirizzo di posta elettronica certificata varia soprattutto in base all’utilizzo che se ne fa e, quindi, dal tipo di servizio che si sta cercando.

A questo punto, inviare una PEC risulta davvero semplice. Quasi tutti i provider oggi dispongono di servizi di Web Mail. In pratica, basta collegarsi alla pagina specifica Web Mail del provider, effettuare l’accesso con le proprie credenziali e gestire la casella di posta come qualsiasi altra tradizionale.

Quali sono i provider per PEC e quanto costano

Oggi ci sono diversi provider tra i quali scegliere per gestire la posta elettronica certificata. Ognuno propone anche più di una opzione di abbonamento, con costi che differiscono in base ai servizi offerti.

LegaImail InfoCert, per esempio, offre 5 abbonamenti differenti, a seconda del grado di sicurezza desiderato e dello spazio a disposizione necessario. Aruba, invece, ha tre opzioni per i suoi clienti.

Si parte, solitamente, da una media 5€ all’anno, arrivando a 40,00€ e oltre. Per farci un’idea sui costi, vediamo le tariffe standard dei principali gestori:

• Aruba: 5€ prima sottoscrizione, 9,99€ il rinnovo;
• Infocert: 5,90€ + Iva per invii limitati;
• Poste Italiane: 7,00€ + Iva;
• Register: in offerta gratis per i primi 6 mesi;
• Fastweb: 14,99€

Per una scelta davvero ottimale è bene consultare il sito di ogni gestore, per trovare anche altre soluzioni di abbonamenti e usufruire di offerte che cambiano con una certa frequenza.

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Inviare una PEC senza averla è possibile?

Come visto finora, l’invio della PEC richiede il pagamento di un abbonamento, generalmente annuale ma che può essere anche mensile, bimestrale, o di altre tipologie a seconda del provider in questione.

Questo potrebbe far pensare che non sia possibile utilizzare questa tipologia di servizio senza sottoscrizione di un abbonamento, ma non è sempre vero. Esistono, infatti, alcune opzioni attraverso le quali poter inviare mail certificata senza necessariamente sottoscrivere un abbonamento con un provider. Le opzioni sono essenzialmente due:

• inviare raccomandate online;
• usufruire del periodo di prova dei provider

Vediamo nel dettaglio le due opzioni a disposizione per chi, non avendo bisogno di utilizzare la PEC per un anno, vuole trovare una soluzione senza sottoscrivere abbonamenti.

Se ciò di cui si ha bisogno è l’invio di una sola PEC una tantum ci si può appoggiare a uno dei servizi disponibili, ad esempio, su “Lettera senza busta”. In questo modo si può inviare un’email certificata senza possedere un proprio account.

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Si può ignorare una Pec?

Un’altra possibilità è quella di utilizzare una PEC a pagamento che permetta un periodo di prova gratuito. Alcuni provider possono richiedere un periodo minimo di abbonamento, per poter usufruire del periodo gratuito, o di un costo base di attivazione, per esempio.

Nel caso si scegliesse questa opzione bisognerà fare attenzione a:

• assicurarsi che non siano comunque previsti dei pagamenti;
• leggere attentamente il contratto;
• cancellare l’abbonamento prima del rinnovo automatico

Oppure, si può procedere con SPID.

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