Come scrivere una lettera di richiamo o contestazione (modello Fac-Simile)

La lettera di richiamo è quello strumento con cui il datore di lavoro ammonisce il dipendente per il mancato assolvimento degli obblighi previsti dal contratto di lavoro, anticipando in alcuni casi l’applicazione di una sanzione disciplinare.

Ad esempio per un reiterato ritardo al lavoro, oppure per scarso rendimento: ragioni più o meno gravi a cui il datore vuole assolutamente porre rimedio valutando la possibilità che possa essere necessario prendere un provvedimento.

Si tratta di un passaggio molto importante, anche perché la lettera di richiamo può essere contestata dal lavoratore. A tal proposito, è fondamentale che il datore di lavoro sappia come scrivere la lettera di richiamo o contestazione, in modo che questo strumento possa davvero risultare efficace.

La lettera di richiamo, infatti, va intesa come il primo passo che porta all’apertura di un “processo” disciplinare ai danni del dipendente, al termine del quale si valuta la possibilità che possa essere comminata una sanzione ai suoi danni. Ma è anche una prova del fatto che il dipendente ha effettivamente commesso quanto gli si contesta, la quale potrebbe risultare utile in un secondo momento per giustificare un licenziamento.

Per questo motivo bisogna stare attenti quando si scrive una lettera di richiamo, avendo premura che non manchino le caratteristiche e le informazioni adeguate a rendere valido il modello.

A tal proposito, di seguito trovate una guida, utile per i datori di lavoro, con le istruzioni per la realizzazione di una lettera di contestazione e il modello da scaricare e compilare in caso di bisogno.

Come scrivere una lettera di richiamo

Prima di scrivere una lettera di richiamo è importante sapere che questa deve presentare tre caratteristiche fondamentali:

• deve essere dettagliata. Il datore di lavoro deve quindi specificare qual è la ragione per cui viene utilizzato un tale strumento, descrivendo nella maniera più precisa (e chiara) possibile quanto viene contestato. È importante ad esempio inquadrare l’evento, descrivendo quando è successo (data e ora non possono mancare) e dove.

• la lettera di richiamo, poi deve essere immediata. Dall’evento contestato all’invio della stessa, infatti, deve essere trascorso un periodo di tempo limitato. Giusto il necessario per far sì che il datore di lavoro potesse essere certo di quanto accaduto e decidere di procedere con l’invio della contestazione;

• inoltre, è importante sapere che una volta inviata la lettera di richiamo non può essere modificata. Il contenuto è inalterabile: al termine del processo semmai dovesse esserci una sanzione a carico del dipendente non potrà essere per motivi differenti da quelli contestati.

Detto questo, possiamo riepilogare dicendo che la lettera di richiamo per essere valida deve necessariamente contenere tutte le seguenti informazioni:

• luogo e orario in cui viene scritta;
• dati del datore di lavoro;
• dati del lavoratore dipendente;
• descrizione dettagliata dell’evento (o comunque della condotta) che dà luogo alla lettera di richiamo. Qui è anche sì importante che ci siano i riferimenti normativi delle violazioni contestate;
• conseguenze, specificando quali sono le azioni che il datore di lavoro si riserva di compiere laddove la contestazione non dovesse essere adeguatamente giustificata o comunque nel caso in cui si ripetesse in futuro;
• termine entro cui ci si aspetta una risposta, che solitamente è pari a 5 giorni dalla consegna (un termine inferiore rischia di non essere considerato legittimo).

Queste informazioni non dovrebbero mancare quindi in una corretta lettera di richiamo. A tal proposito, le trovate tutte nel modello che trovate di seguito realizzato dal team di esperti di Money.it, gli stessi autori del nostro corso dedicato a coloro che vogliono acquisire gli strumenti necessari per assicurarsi una carriera vincente.

Come inviare la lettera di richiamo

Un altro elemento che non deve mancare nella lettera di richiamo è la firma da parte del datore di lavoro. A tal proposito, sarebbe importante anche che ci fosse anche quella del dipendente così da confermare l’avvenuta ricezione.

Ecco perché solitamente si procede alla consegna a mano della lettera, realizzata in due copie di cui una resta al datore di lavoro e l’altra al dipendente. Entrambe devono essere firmate dalle parti.

Tuttavia, laddove non si potesse procedere con questo sistema si potrebbe optare per l’invio della lettera di richiamo attraverso uno di quei sistemi che prevedono la conferma di ricezione da parte del destinatario. Le alternative sono due: o la raccomandata con ricevuta di ritorno oppure la posta elettronica certificata.

Quando scrivere una lettera di richiamo

Come già anticipato, la lettera di richiamo è importante in quanto rappresenta un atto scritto che viene firmato dalle parti (o che comunque contiene una prova di notifica al dipendente), configurandosi così come la prova che giustifica l’applicazione di una sanzione disciplinare.

Laddove il dipendente dovesse tenere una condotta inadeguata allora il datore di lavoro glielo farà presente attraverso l’invio di questo strumento dandogli la possibilità di difendersi. Nel caso in cui le ragioni presentate in propria difesa non fossero considerate valide, allora il datore di lavoro potrà scegliere se limitarsi all’ammonimento oppure procedere con l’applicazione di una sanzione disciplinare che in ogni caso dovrà essere commisurata alla gravità della contestazione.

Più lettere di richiamo però possono anche portare a sanzioni più severe rispetto al fatto di per sé contestato. Se esiste l’elemento della recidiva, infatti, viene meno il rapporto di fiducia tra le parti, autorizzando così anche il licenziamento per futili motivi.

Detto questo, la lettera di richiamo può essere inviata per tutti quei motivi che si configurano come una violazione del contratto di lavoro o comunque del regolamento aziendale.

Ritardi costanti, assenze ingiustificate, scarso rendimento, mancato rispetto delle norme sulla sicurezza sul lavoro sono tutte casistiche che possono portare a ricevere una lettera di richiamo. Come pure il non rispettare i colleghi, l’utilizzo dello smartphone al lavoro o anche la divulgazione di informazioni riservate.

Insomma, può essere inviata per qualsiasi ragione, l’importante è che:

• venga data indicazione della fonte normativa violata dal dipendente;
• l’eventuale sanzione risulti commisurata al fatto contestato;
• al lavoratore venga dato il tempo per difendersi ed evitare una sanzione.

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