Indennità di trasferta, quando spetta e come si calcola il rimborso

Cos’è l’indennità di trasferta e quando spetta? Se sei un lavoratore dipendente o autonomo dovresti conoscere la risposta a queste domande, così come l’entità del rimborso spese al quale hai diritto in caso di lavoro fuori sede.

Occorre subito precisare che l’indennità di trasferta è quell’emolumento con cui l’azienda va a “rimborsare” il lavoratore subordinato del maggior stress psico-fisico generato da una trasferta, come pure delle spese affrontate per spostarsi.

Su questo tema, tra l’altro, la Legge di Bilancio 2025 introduce una novità: dal 2025 le spese di trasferta dovranno essere obbligatoriamente tracciabili, anche ai fini delle deducibilità per il datore di lavoro.

Conoscere la materia, quindi, è davvero importante. Queste indennità non sono tutte uguali e generalmente è il contratto nazionale di categoria a indicarne modalità e termini di pagamento.

A tal proposito, ci sono diverse tipologie d’indennità di trasferta, in quanto abbiamo dei casi in cui spetta un importo forfetario, con le spese per vitto, alloggio e viaggio che sono a carico del lavoratore, e altri - piuttosto rari - dove invece il datore di lavoro si limita a riconoscere un rimborso delle spese affrontate durante la trasferta.

Appunto è il CCNL il punto di riferimento normativo, con le regole sull’indennità di trasferta che cambiano a seconda del settore d’impiego.

Vediamo di seguito quando spetta l’indennità di trasferta di lavoro, i casi specifici e come si calcola il rimborso.

Indennità di trasferta: cos’è?

Il motivo per cui il lavoratore può avvalersi di questa indennità è contenuto nel suo stesso nome. Detta somma integrativa dello stipendio - detta anche ’diaria giornaliera’ - consiste in una particolare indennità assegnata al lavoratore, in aggiunta o al posto del rimborso delle spese, per l’ipotesi del temporaneo svolgimento dell’attività lavorativa in luogo differente dalla sede di lavoro di cui al contratto.

Nel dettaglio, con trasferta si intende:

un mutamento temporaneo del luogo di esecuzione della prestazione lavorativa o professionale

Di conseguenza, al termine della trasferta si fa ritorno nel solito luogo di lavoro.

Visto il carattere eccezionale di tale strumento, questo viene anche regolamentato dai diversi contratti collettivi i quali prevedono un trattamento differente a seconda dei casi.

Il tutto nel rispetto di quanto stabilito dalla Corte di cassazione con le sentenze 5359/2001 e 1555/2003, con le quali viene chiaramente detto che il datore di lavoro ha il dovere di compensare il dipendente per il disturbo generato dalla trasferta con il pagamento di una relativa indennità.

Di seguito vedremo cosa stabiliscono i più importanti contratti collettivi; prima, però, ecco alcune regole generali sull’indennità di trasferta e sulle tipologie oggi previste.

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Le diverse tipologie di indennità di trasferta

Per sapere come funziona l’indennità di trasferta e il suo corrispettivo rimborso, è necessario chiarire che ne esistono almeno tre diverse tipologie:

• rimborso forfetario: è la tipologia più utilizzata, conosciuta meglio come indennità di trasferta giornaliera. Questa stabilisce che al dipendente spetta una somma prestabilita per ogni giorno di trasferta, indipendentemente dalle spese affrontate;

• rimborso spese, o rimborso a piè di lista: questo invece corrisponde a una mera restituzione delle somme spese dal lavoratore per affrontare la trasferta. Spetta a questo, al ritorno, consegnare al datore di lavoro una nota spese con tutti i giustificativi necessari per il rimborso;

• rimborso misto: una parte dell’indennità di trasferta viene calcolata in maniera forfetaria, mentre l’altra tiene conto delle spese affrontate per vitto e alloggio.

Il calcolo, dunque, dipende dalla tipologia d’indennità di trasferta riconosciuta. Nel primo caso, ossia quello del rimborso forfettario, questo viene definito dal contratto collettivo in tabelle aggiornate ogni anno, mentre nel secondo varia appunto a seconda dell’importo complessivo delle spese sostenute per la trasferta.

Concentriamoci, dunque, sulla prima tipologia, sottolineando che tale indennità è giornaliera e va corrisposta per tutte le giornate in cui ha luogo la trasferta, comprese quelle che non rientrano nel normale orario di lavoro. Spetta, dunque, l’indennità quando la trasferta comprende anche domeniche e festivi, come pure eventuali giornate coperte da indennità di malattia.

Non spetta alcuna indennità, invece, nelle giornate in cui si usufruisce di un permesso, anche se retribuito.

La tassazione dei rimborsi spese

È importante sapere che per le indennità si applicano dei criteri di tassazione differenti da quanto previsto per lo stipendio.

L’indennità di trasferta forfettaria, infatti, è esente da imposizione fiscale e contributiva quando è al di sotto di una certa soglia, ossia:

• 46,48 euro giornalieri nel caso di trasferta in Italia;
• 77,47 euro giornalieri per la trasferta all’estero.

Oltre le suddette soglie sì che si applicano le tasse, come pure i contributi dovuti all’Inps, ma solamente sulla cifra eccedente.

I rimborsi spese per vitto e alloggio, sia nel caso del rimborso a piè di lista che per quello misto, non sono invece tassati. Eventuali rimborsi di altre spese, quando questi si aggiungono all’indennità di trasferta forfettaria, concorrono invece alla formazione del reddito imponibile e sono regolarmente tassati.

A tal proposito, nel caso del rimborso misto, dove oltre all’indennità forfettaria viene anche riconosciuto un rimborso spese, il limite al di sotto del quale l’indennità non viene tassata è più basso, in quanto:

• trasferta in Italia: 30,99 euro in caso di rimborso del solo vitto e alloggio, 15,49 euro se vengono rimborsate tutte le spese di viaggio;

• trasferta all’estero: 51,65 euro in caso di rimborso del solo vitto e alloggio, 25,82 euro se vengono rimborsate tutte le spese di viaggio.

Mentre, come detto sopra, le spese rimborsate per vitto e alloggio sono interamente esentasse.

Indennità di trasferta, i rimborsi in base al CCNL

In più di un’occasione abbiamo ribadito l’importanza del contratto collettivo per il calcolo dell’indennità spettante in caso di trasferta. Vediamo, dunque, cosa stabiliscono in tal senso alcuni dei più importanti CCNL.

CCNL Commercio
Qui viene precisato che si parla di trasferta esclusivamente quando la prestazione lavorativa viene svolta per tutto l’orario di lavoro presso una sede distante almeno 60 chilometri da quella abituale o comunque raggiungibile con tempo superiore a un’ora. In tal caso al lavoratore dipendente viene riconosciuto:

• rimborso delle spese di vitto e alloggio;

• rimborso delle spese non documentabili fino a un massimo di 15,00 euro al giorno per le trasferte in Italia, 25,00 euro per le trasferte all’estero.

• diaria giornaliera pari al 70% della retribuzione oraria netta per tutte le ore di viaggio che superano le due ore giornaliere. Nel caso del lavoratore conduttore del mezzo di trasporto, a questo spetterà l’intera retribuzione.

CCNL metalmeccanici
In questo caso spetta un’indennità di trasferta forfettaria intera 49,68 euro, alla quale si aggiunge un contributo di massimo 12,89 euro per il pasto principale o serale, più altri 23,90 euro per un eventuale pernottamento (in vigore dal 1° giugno 2024).

CCNL studi professionali
Spetta una diaria variabile a seconda della durata della trasferta. Quando questa dura più di 8 ore e non più di 24, spetta una forfait di 16,00 euro al giorno.

Sopra le 24 ore, invece, spettano 30,00 euro al giorno. Se la missione ha una durata superiore al mese, l’indennità la diaria è di 27 euro.

CCNL Edili industria
Nel caso dei lavoratori dell’edilizia, si considera trasferta già il servizio prestato in un cantiere differente da quello per il quale è stato assunto. In questo caso l’indennità è pari al 10% della retribuzione.

CCNL chimici farmaceutici
Quando la trasferta dura tra le 12 e le 24 ore, l’indennità forfetaria è pari al 50% della retribuzione. Tuttavia, se il lavoratore è solito partire in trasferta, l’importo della suddetta indennità si riduce del 20%.

CCNL trasporti e spedizione merci (Confetra)
L’indennità varia a seconda della durata della trasferta Nel dettaglio, per le trasferte su territorio nazionale, l’importo va da 20,60 euro, per le trasferte con durata compresa tra le 6 e le 12 ore, a 31,82 euro quando la trasferta dura più di 12 ore ma meno di 18. Si sale a 39,96 euro quando la durata è compresa tra le 18 e le 24 ore.

Calcolo rimborso chilometrico

Il datore di lavoro in caso di trasferta del suo dipendente deve corrispondergli una indennità giornaliera non imponibile e detraibile.

Questa indennità altro non è che un rimborso chilometrico che tiene conto del carburante consumato dal veicolo e del suo naturale logorio causato della trasferta: il calcolo viene effettuato sulla base di apposite tabelle Aci.

Il sito ACI predispone una pagine dedicata, nella quale è possibile accedere al servizio che “permette di calcolare i costi chilometrici necessari per quantificare l’importo dei rimborsi spettanti dipendenti o professionisti che utilizzano il proprio veicolo svolgendo attività a favore del datore di lavoro”.

La tabella ACI 2024 è consultabile in Gazzetta Ufficiale Serie Generale 298 del 22/12/2023.

Facciamo un esempio: se la trasferta è stata pari a 50 km (tra andata e ritorno), percorsi con un’auto ALFA ROMEO, GIULIA 2.0 TUBO 200CV, a benzina, il costo chilometrico della tabella è di 0,7550. Il rimborso che spetta al lavoratore è quindi 37,75€ (ovvero 0,7550€ x 50 km).

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Indennità di trasferta e di trasferimento

Occorre precisare che l’indennità di trasferta si differenzia da quella di trasferimento.

Si parla di trasferta, iinfatti, quando lo spostamento in altra sede lavorativa è momentaneo, e non definitivo. La situazione è ben diversa dal trasferimento, che manca della temporaneità e invece si fonda su uno spostamento definitivo - o comunque molto lungo - del lavoratore in altra sede aziendale.