La PEC è obbligatoria? Cosa cambia rispetto all’indirizzo e-mail tradizionale? Ecco cosa significa Posta Elettronica Certificata, quanto costa e come attivarla.
La Posta Elettronica Certificata, meglio nota come PEC, è uno strumento sempre più utilizzato in Italia per la gestione delle comunicazioni ufficiali. Si tratta di una tipologia particolare di posta elettronica, per certi versi «privilegiata», tanto che, dal punto di vista legale, possiede lo stesso valore di una raccomandata A/R. Una comunicazione inviata tramite PEC, quindi, garantisce la prova dell’invio e della consegna al destinatario.
E se per i privati cittadini non è obbligatoria, per i professionisti iscritti ad albi, le imprese e le aziende, la PEC è un requisito essenziale per garantire la corretta gestione delle comunicazioni con la Pubblica Amministrazione e altri soggetti.
Oltre ai costi contenuti, la facilità di utilizzo e la sicurezza offerta fanno della Posta Certificata una soluzione irrinunciabile per chiunque voglia proteggersi da possibili controversie legali e snellire le proprie pratiche burocratiche. Scopriamo insieme cos’è esattamente la PEC, a cosa serve, come funziona e come averne una.
PEC: cos’è e cosa vuol dire «Posta Elettronica Certificata»
La PEC (Posta Elettronica Certificata) è un sistema di posta elettronica che consente di inviare e ricevere e-mail con valore legale, come se fossero delle vere e proprie raccomandate con ricevuta di ritorno.
In Italia, la PEC ha ottenuto un ruolo di grande rilevanza in diversi settori, soprattutto nella comunicazione tra aziende, professionisti, privati cittadini e pubbliche amministrazioni.
Il termine «certificata» si riferisce al fatto che sia l’invio sia la ricezione di ogni messaggio vengono certificati da un gestore di posta abilitato. Questo gestore, che può essere una società terza accreditata presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), ha il compito di garantire l’autenticità, l’integrità e la non ripudiabilità del messaggio inviato.
In pratica, la PEC sostituisce le tradizionali comunicazioni cartacee come raccomandate o telegrammi. Di fatto, il mittente riceve una ricevuta che attesta l’invio, mentre il destinatario riceve una notifica che certifica l’avvenuta consegna del messaggio. Tutto ciò avviene con una sicurezza elevata, poiché i messaggi sono firmati digitalmente e cifrati durante il trasporto.
A livello normativo, la PEC è regolata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle normative europee che riguardano i servizi fiduciari qualificati.
A cosa serve una PEC?
Nel nostro Paese, la PEC ha trovato largo impiego soprattutto grazie alla diffusione della fatturazione elettronica e delle comunicazioni obbligatorie tra cittadini e PA. Ogni indirizzo PEC, inoltre, è unico e personale, come una casella di posta tradizionale, ma con un livello di affidabilità superiore.
Vediamo nel dettaglio le principali situazioni in cui può essere utilizzata la PEC:
- comunicazioni con la Pubblica Amministrazione (PA): una delle principali ragioni per cui i cittadini e le imprese utilizzano la PEC. Infatti, permette di inviare documenti e richieste ufficiali, come la presentazione di istanze, la richiesta di certificati o l’invio di dichiarazioni sostitutive. Le pubbliche amministrazioni sono obbligate a riconoscere e utilizzare la PEC per le comunicazioni ufficiali, eliminando la necessità di recarsi fisicamente negli uffici o inviare documenti cartacei;
- invio di fatture elettroniche: dal 2019, la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per tutte le operazioni tra privati (B2B) e con la PA (B2G), e la PEC rappresenta uno dei canali più utilizzati per inviare e ricevere queste fatture in formato digitale;
- comunicazioni aziendali e legali: le aziende possono utilizzare la PEC per gestire le comunicazioni ufficiali con i propri dipendenti, fornitori o clienti. L’invio di contratti, avvisi o notifiche tramite PEC garantisce non solo l’avvenuta consegna, ma anche una prova legale in caso di controversie. Inoltre, la PEC viene utilizzata anche per la trasmissione di atti legali, come diffide, solleciti di pagamento, convocazioni o avvisi di licenziamento;
- trasmissione di atti giudiziari: in ambito giudiziario, la PEC è un mezzo riconosciuto per la notifica di atti legali. Gli avvocati, i tribunali e altre figure del sistema giudiziario possono utilizzare la PEC per inviare documenti processuali e comunicare tra di loro, risparmiando tempo e garantendo la tracciabilità delle comunicazioni;
- iscrizione a concorsi e gare d’appalto: la PEC è spesso richiesta per partecipare a concorsi pubblici, gare d’appalto e selezioni. L’invio della documentazione tramite PEC è una garanzia di sicurezza e di rispetto delle scadenze, in quanto la data di consegna è certificata dal gestore del servizio;
- disdetta o modifica di contratti: in caso di necessità di disdire o modificare un contratto di fornitura, come un abbonamento telefonico o un servizio internet, l’utilizzo della PEC è altamente consigliato. Questo perché consente di avere una prova tangibile dell’invio della richiesta, inclusa la data e l’ora in cui la comunicazione è stata ricevuta dal destinatario.
Come funziona la PEC
La PEC funziona in modo simile a una comune e-mail, ma con alcune caratteristiche che ne garantiscono la sicurezza e la validità legale. Come ogni sistema di posta elettronica, si basa sull’invio e la ricezione di messaggi attraverso un server di posta, ma a differenza di un normale indirizzo e-mail, la PEC aggiunge un livello di sicurezza ulteriore tramite l’intermediazione di un gestore certificato: la posta certificata è caratterizzata dalla “ricevuta” che viene inviata dai gestori - provider - sia al mittente che al destinatario del messaggio.
Infatti, dopo aver inviato una PEC, si riceve una ricevuta di accettazione firmata dal gestore con la quale si attesta:
- il momento della spedizione;
- i destinatari (distinguendo quelli normali da quelli dotati di PEC).
Al momento della consegna, il provider del destinatario invia al mittente la “ricevuta di consegna” firmata dal gestore. Questa serve ad attestare:
- l’avvenuta consegna;
- data e ora della consegna;
- che il contenuto consegnato non sia stato alterato.
La ricevuta di consegna contiene il messaggio vero e proprio in allegato e fornisce al mittente una prova (valida a fini legali) del messaggio recapitato. Ciò è possibile grazie all’uso di firme digitali e sistemi di crittografia.
La PEC è obbligatoria? Chi deve aprire un indirizzo PEC?
La PEC non è obbligatoria per tutti, ma ci sono categorie specifiche di persone e imprese per le quali è necessario o addirittura obbligatorio disporre di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata. Vediamo nel dettaglio chi è tenuto per legge ad avere una PEC e in quali circostanze è consigliabile o addirittura indispensabile possederne una.
Privati cittadini
Per i privati cittadini, l’uso della PEC non è obbligatorio, ma può risultare molto utile in diverse situazioni. Ad esempio, se un privato deve comunicare con la Pubblica Amministrazione (come nel caso di richieste di certificati, invio di documenti ufficiali o contestazioni), la PEC rappresenta un canale di comunicazione sicuro, veloce e legalmente valido. È particolarmente utile in quanto evita la necessità di recarsi fisicamente negli uffici o di inviare raccomandate postali, con il vantaggio di ricevere immediatamente le ricevute di invio e consegna.
Tuttavia, non c’è un obbligo di legge che impone ai cittadini privati di possedere una PEC. La scelta dipende quindi dall’esigenza di snellire le comunicazioni ufficiali e dall’importanza di avere un canale sicuro e certificato per l’invio di documenti sensibili.
Professionisti
Per molte categorie professionali, la PEC è, invece, obbligatoria.
Dal 2009, infatti, la legge impone a tutti i professionisti iscritti ad albi o ordini professionali di dotarsi di un indirizzo PEC. Questo include, ad esempio, avvocati, commercialisti, ingegneri, medici, architetti, e molte altre categorie.
L’obbligo di avere una PEC serve a facilitare la comunicazione tra professionisti, pubblica amministrazione e tribunali, garantendo la tracciabilità e la sicurezza delle informazioni trasmesse.
Gli ordini professionali sono tenuti a raccogliere e conservare gli indirizzi PEC dei propri iscritti e a comunicarli al registro INI-PEC (Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata), che è accessibile al pubblico. Questo registro permette di cercare e trovare facilmente l’indirizzo PEC di un professionista da chiunque.
Imprese e aziende
Dal 2013, tutte le imprese italiane, sia individuali che società, sono obbligate a possedere un indirizzo PEC. Questo requisito è stato introdotto per semplificare le comunicazioni ufficiali con la Camera di Commercio, l’Agenzia delle Entrate, l’INPS e altre istituzioni pubbliche. Al momento dell’iscrizione al Registro delle Imprese, ogni azienda deve fornire il proprio indirizzo PEC, che viene poi inserito in un apposito elenco pubblico.
La PEC è indispensabile per le imprese in quanto viene utilizzata per inviare e ricevere comunicazioni fiscali, legali e amministrative, come la ricezione di avvisi di accertamento o la gestione delle fatture elettroniche. Per le imprese che non comunicano il proprio indirizzo PEC, sono previste sanzioni pecuniarie e l’inibizione a ricevere comunicazioni ufficiali attraverso canali tradizionali.
Cosa serve per fare una PEC: documenti necessari e requisiti
Per ottenere un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC), è necessario rispettare determinati requisiti e fornire una serie di documenti, sia che si tratti di privati, professionisti o aziende. Fortunatamente, la procedura per attivare una PEC è piuttosto semplice e veloce.
Vediamo nel dettaglio quali sono i documenti e le informazioni richieste per aprire una PEC e i requisiti specifici a seconda del tipo di soggetto richiedente.
Documenti necessari per privati cittadini
- Documento di identità valido, che serve a verificare l’identità della persona che richiede l’attivazione della PEC, garantendo che l’indirizzo sia associato a un individuo reale.
- Codice fiscale, che può essere richiesto attraverso la copia della tessera sanitaria o mediante l’inserimento del numero durante la procedura online.
- Indirizzo e-mail di riferimento (facoltativo): alcuni provider di PEC richiedono un indirizzo e-mail alternativo che sarà utilizzato come riferimento per inviare comunicazioni di servizio, come il rinnovo dell’abbonamento o eventuali avvisi importanti.
Documenti necessari per aziende e professionisti
- Partita IVA e iscrizione alla Camera di Commercio, dati che permettono di verificare la reale esistenza dell’azienda e la sua registrazione ufficiale.
- Dati del rappresentante legale, inclusi nome, codice fiscale e documenti di identità del legale rappresentante.
- Visura camerale (facoltativa), che può essere fornito digitalmente, solitamente in formato PDF.
- Codice destinatario per la fatturazione elettronica, necessario per l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche tramite PEC.
Una volta forniti i documenti richiesti, il passo successivo è la firma del contratto con il provider di PEC, che regola le condizioni di utilizzo e il costo del servizio. Molti provider offrono pacchetti annuali o pluriennali a seconda delle esigenze del cliente, con opzioni che variano in base alla quantità di spazio di archiviazione e al numero di messaggi inviabili.
Per attivare la PEC occorre collegarsi al sito del provider prescelto e compilare i campi richiesti: dati anagrafici, luogo di nascita, indirizzo di fatturazione, scegliere nome utente, password e nome dell’indirizzo PEC. Alla fine della procedura occorre scaricare e stampare i documenti generati dalla piattaforma, scansionarli in formato JPG, PNG o GIF e allegare un documento d’identità (carta d’identità, patente di guida o passaporto) fronte-retro in corso di validità.
Alcuni provider consentono di fotografare i documenti con uno smartphone e inviarli, purché siano leggibili. Ogni documento deve avere la firma autografa del titolare della PEC.
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Quanto costa la PEC: i costi per aziende e privati
Il costo di una casella PEC può variare notevolmente in base al provider scelto, alle caratteristiche del servizio e alle esigenze del cliente. Solitamente, i costi per attivare una PEC sono contenuti e dipendono dal tipo di utilizzo che si prevede di farne.
- PEC per privati cittadini: i principali provider offrono pacchetti che variano tra i 5 e i 20 euro all’anno. Questi piani includono un numero molto alto (ma limitato) di invii giornalieri e uno spazio di archiviazione di base, che può variare da 100 MB fino a 1 GB, sufficiente per la gestione delle comunicazioni occasionali con la pubblica amministrazione o altre istituzioni.
- PEC per professionisti: per gli iscritti agli albi che utilizzano la PEC regolarmente per scopi lavorativi, i costi sono leggermente più alti rispetto ai privati. I piani per professionisti si aggirano generalmente da 10 a 50 euro all’anno, a seconda del provider e dei servizi inclusi. Questi piani offrono uno spazio di archiviazione maggiore (da 1 a 5 GB) e un numero più elevato di invii giornalieri. Alcuni albi includono il costo della PEC nel pagamento annuale di iscrizione agli stessi.
- PEC per aziende: in questo caso il costo della PEC può variare in base alle dimensioni dell’azienda e alle sue esigenze specifiche. I piani base per piccole imprese partono da 30 a 100 euro all’anno, ma per le aziende di maggiori dimensioni, che necessitano di più caselle PEC o di servizi aggiuntivi (come maggiore spazio di archiviazione, backup o invii illimitati), i costi possono superare i 200-300 euro all’anno.
Come risparmiare sull’acquisto di una PEC? Si può ottenere gratuitamente?
Per i privati, alcuni provider offrono anche piani gratuiti o con canoni ridotti per il primo anno, soprattutto come promozione per attirare nuovi clienti. Tuttavia, è importante verificare i costi di rinnovo, poiché possono aumentare dopo il primo anno di utilizzo.
Per quanto riguarda i professionisti, invece, qualche piattaforma offre dei preziosi servizi aggiuntivi, come l’invio massivo di PEC o la possibilità di archiviare i messaggi per un lungo periodo di tempo, che possono essere utili per gli autonomi che gestiscono una grande mole di comunicazioni.
Infine, le aziende che utilizzano la PEC per la gestione della fatturazione elettronica o per comunicazioni legali con la pubblica amministrazione devono valutare piani che includano un elevato livello di sicurezza e uno spazio di archiviazione adeguato per conservare le fatture e altri documenti legali per i termini previsti dalla legge (di solito 10 anni). Questo parametro può incidere pesantemente sul costo.
Se qualcuno, invece, si interroga sull’esistenza di PEC gratuite, si sappia che esistono alcuni provider che offrono la PEC senza costi, soprattutto per i privati cittadini. Tuttavia, questi servizi gratuiti hanno spesso delle limitazioni significative, come l’utilizzo della posta certificata solo in entrata, uno spazio di archiviazione molto ridotto, un numero limitato di invii o la presenza di pubblicità nell’interfaccia. Inoltre, è importante verificare che tali servizi garantiscano la conformità con le normative italiane, in particolare per quanto riguarda la validità legale dei messaggi inviati e ricevuti.
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